Daglig oversigt / Kasseoptælling

Det er muligt at lave en kasseoptælling ved dagens afslutning via ekstra> økonomi> daglig oversigt. Animana bruger en kasseoptælling i stedet for en daglig optælling. Det betyder, at hvis du laver en kasseoptælling fredag aften kl. 16.00, og så har akut arbejde i weekenden, kan du lave en kasseoptælling mandag, der vil indeholde alt fra fredag kl 16.00 til mandag.

At fortage en kasseoptælling

For at undgå unødvendige differencer, bør kasseoptællingen foretages i følgende rækkefølge:

  1. Bogfør kvitteringer
  2. Bogfør kasseoverførsel
  3. Kontantoptælling
  4. Kort totalt
  5. Kontroller tidspunktet og klik på gem

1. Bogfør kvittering Hvis der er blevet taget penge fra kassen, til at købe fx frimærker eller forbrugsartikler, skal kvitteringen bogføres i den daglige oversigt. Dette gøres for at redegøre for de manglende penge. 2. Bogfør kasseoverførsel Hvis der er flere penge i kassen, end ønsket til næste dag, kan du her registre pengene du flytter til pengeskabet eller sætter i døgnboksen. I fyld blot det beløb du tager op fra kassen, tilføj eventuelt en kommentar og klik ‘gem’. 3. Kontantoptælling Indtast antallet af kontakter (antallet af fx 2 kroner i kassen og ikke den totale værdi) efter kasseoverførelsen. Dette vil være dit startbeløb næste dag. 4. Kort totalt Ifyld den total beløb fra kortterminalen. Hvis sidste kasseoptælling ikke er dagen før, skal beløbet inkludere alle korttransaktioner siden sidste kasseoptælling. 5. Kontroller tidspunktet og klik på gem Vær sikker på at tidspunktet inkludere alle ønskede transaktioner.

Difference

Forskellige differencer kan fremkomme, af en lang række fejltagelser. Kontakt venligst SkyVets support og få hjælp til at få dem rettet.

Kort difference

Kort differencer er vist i et rødt felt. Her er er det let at finde fejlen og få den rettet. Brug listen af kunder og fakturaer i den daglige oversigt, og sammenlign med kvitteringen fra kortterminalen.

Kontant difference

Kontant differencer er vist i rød eller grøn skrift, afhængigt af og differencen er positiv eller negativ. Beløb under 1 kr. er vist i sort.

Korriger differencer

Differencer kan forekomme pga. af en lang række årsager. De fleste kan let rettes, og den mest almindelig fejl er:

  • Kunden har ikke betalt beløbet, der er registeret i Animana eller betalingstypen er ikke korrekt

I den daglige oversigt, kan du klikke på kundens navn, for at se kundehistorikken. Klik herefter på den korrekte faktura, for at se detaljerne. Gå til underfanen ‘betalinger’ foroven. Er den registrerede betaling slet ikke modtaget, kan du klikke på de tre … og træk beløbet ud igen. Er det registrerede beløb ikke korrekt, klikker på på de tre … og tilføjer det manglede beløb eller fratrækker det overskuede beløb. Det er vigtigt at der altid anvendes samme betalingstype, samt dato, som den oprindelige betalings registrering. Klik herefter gem.

  • Betalingen blev ikke registeret

I dette tilfælde bør fakturaen være at finde under ‘ubetalte fakturaer’ i højre side af den daglige oversigt. Klik på den relevante faktura og tilføj betalingen. Her er det ligeledes vigtigt at datoen, samt betalingstypen er korrekt.

  • Fakturaen er ikke lavet og betaling er ikke registeret

I dette tilfælde vil produkter tilføjet patienten/besætningen være at finde under ‘ikke faktureret’ i højre side af daglig oversigt, under ‘ubetalte fakturaer’. Klik på relevante produkt, lav fakturaen og tilføj betalingen.

  • Kasseoptællings tidspunktet er ikke korrekt

Kontroller tidspunkterne for transaktionerne. Juster optællingstidspunktet til korrekte tidspunkt. Når differencen er væk, skal du blot klikke på gem i den daglige oversigt. Systemet vil derefter rette oversigten, til den korrekte. Differencer der ikke er korrigeret, vil blive bogført på kontoen ‘kasse difference’. På denne måde vil fejlen ikke fortsætte til næste kasseoptælling.

Andre betalingsmuligheder

Har du andre betalingsformer end kort og kontant, som fx andre kort, Mobile Pay eller gavekort, kan du kontrollere total summen nederst i den daglige oversigt. Er kasseoptællingen korrekt, skulle summen gerne matche ‘total modtaget siden sidste kasseoptælling’.

Mere end en kasseoptælling per dag

Der kan foretages mere end en kasseoptælling i løbet af dagen. Første kasseoptælling foregår på samme måde, som beskrevet ovenfor. Ved de efterfølgende kasseoptællinger skal tidspunktet og beløbene ændres, på de passer til den nye kasseoptælling. Det er kun muligt at gemme en kasseoptælling per dag. Det er derfor anbefalet at man udskriver hver kasseoptælling, for bedre at kunne finde frem til eventuelle differencers oprindelse.

Udskriv den daglige oversigt

Vi anbefaler at kasseoptællingen udskrives (eller gemmes som PDF). Ændringer kan foretages på senere tidspunkt, og disse vi overskrive den tidligere kasseoptælling. Vær opmærksom på, at brugerroller kan blokere flere af funktionerne.

    Was this article helpful?

    YesNo

    Why not?