Met het online afsprakensysteem van Vetstoria krijgen cliënten de mogelijkheid om, ook buiten de normale openingstijden van je praktijk, afspraken in je Animana agenda te maken. Dit artikel legt uit welke stappen je in Animana moet doorlopen om online afspraken mogelijk te maken.

Voordat je begint

Stappenplan

1. Ga naar  > Algemene Instellingen > Agendaboeken.
2. Klik op een van de agendaboeken om de instellingen in te zien.
3. Klik op het  -teken indien er nog geen beschikbaarheidsinformatie is opgegeven. Met de beschikbaarheid kun je aangeven op welke dagen van de week dit agendaboek beschikbaar moet zijn voor afspraken.
   Opmerking: Dit betreft de beschikbaarheid van de agenda in Animana, niet in Vetstoria. De beschikbaarheid in Vetstoria dient in een later stadium apart aangegeven te worden; deze is overigens wel gerelateerd aan de aangegeven beschikbaarheid in Animana.

   

4. Selecteer een start- en eindtijd voor dit agendaboek en vergeet niet om de juiste dag(en) te selecteren.
   
   This is box title

   Voorbeeld: Als in jouw praktijk op woensdag van 09:00 uur tot 12:30 uur alleen maar consulten worden gedaan, dan kun je een rij toevoegen aan de beschikbaarheid die dit aangeeft. De tijden die niet beschikbaar zijn worden roze gemarkeerd in de agenda.
   

   

5. Indien er meerdere beschikbare tijden en dagen aangegeven zijn, klik dan op het   -teken en herhaal de vorige stap.
6. Klik op Opslaan.

Bij het openstellen van je agenda via Vetstoria zal er alleen gekeken worden naar de tijden die beschikbaar zijn volgens de instellingen in de agendaboeken in Animana. In de instellingen in Vetstoria is het mogelijk om de afspraken die ingepland kunnen worden te beperken. Meer informatie vind je op de Vetstoria Knowledge base.

Meer hierover

Hoe ziet een afspraak via Vetstoria er uit?

Zodra een cliënt een tijdslot heeft geselecteerd via het online afsprakensysteem Vetstoria, wordt dit tijdslot gereserveerd in Animana. Gebruikers van Animana zijn niet in staat om op het gereserveerde tijdslot een andere afspraak in te boeken. Zodra een cliënt de afspraak heeft bevestigd in het online afsprakensysteem staat de afspraak in de agenda. Deze afspraken zijn in de agenda te herkennen aan het woord “vetstoria”:

Mocht een bestaande cliënt een afspraak gemaakt hebben, dan zal de afspraak automatisch gelinkt worden aan de juiste gegevens. Als een cliënt niet in je database voorkomt, zal boven de afspraak “Nieuwe cliënt” komen te staan. Voor het gemak staan in de bovenstaande afbeelding drie verschillende afspraken. Hier volgt meer uitleg hoe en door wie deze zijn aangemaakt:

1. De eerste afspraak is een online Vetstoria afspraak gemaakt door een nieuwe cliënt (deze bestaat nog niet in de database).
2. De tweede afspraak is een online Vetstoria afspraak gemaakt door een bestaande cliënt (de informatie is direct gelinkt aan de juiste gegevens).
3. De derde afspraak is een reguliere afspraak, gemaakt door een Animana gebruiker.

Kan een cliënt een afspraak via Vetstoria bewerken of annuleren?

Zodra een cliënt een afspraak aanmaakt, zal een bevestigingsmail uitgestuurd worden met daarin de mogelijkheid om de afspraak te bewerken of te annuleren. Animana zal na een bewerking of annulering de agenda bijwerken en de cliënt ontvangt een bevestiging.

Wat moet ik instellen als ik mijn cliënten afspraken wil laten maken bij een specifieke dierenarts?

Met Vetstoria krijgt de cliënt de gelegenheid om een afspraak in te boeken bij een specifieke dierenarts. Hiervoor dienen de dierenartsen ingeroosterd te worden in de agenda in Animana door middel van de roosterfunctionaliteit. Inroosteren van gebruikers kan gedaan worden door de instructies te volgen die in dit artikel staan vermeld. Zodra alle dierenartsen zijn ingeroosterd in Animana, dien je eenmalig contact op te nemen met Vetstoria om deze functionaliteit voor jouw praktijk te laten activeren.

Gerelateerde artikelen

• Hoe maak ik vanuit Animana de connectie met Vetstoria?
• Leerpad: Agendabeheer