Die Kommunikation mit Ihren Kunden ist eine wichtige Aktivität, die Sie den ganzen Tag über, jeden Tag aufs Neue, durchführen. E-Mails spielen dabei eine wichtige Rolle. Um E-Mails direkt aus Animana senden zu können, müssen Sie zuerst die E-Mail-Einstellungen abschließen. Wenn Ihre Praxis einen eigenen Domainnamen hat und diesen verwenden kann und möchte, um E-Mails über Animana zu versenden, erklärt dieser Artikel, wie Sie Ihre ausgehenden E-Mail-Einstellungen dafür im Animana abschließen.
Wenn Sie keine E-Mails von Ihrer Praxisdomain versenden möchten oder keine Praxisdomain haben, lesen Sie diesen Artikel.
Vor Sie beginnen
Sie benötigen Administratorrechte für Animana, um die ausgehenden E-Mail-Einstellungen abzuschließen. Zugriffsrechte können vom Administrator in
Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Funktionen Verwalten angepasst werden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Gehen Sie zur Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Ausgehende E-Mail.
- Klicken Sie im Bereich Domains auf Domain hinzufügen.
- Tragen Sie im Feld „Domain-Name“ Ihrer Praxisdomain ein und verwenden Sie das Format „beispiel.de“. Beachten Sie, dass Sie also kein „http“ oder „www“ vor dem Domainnamen angeben müssen.
Dies ist der Box-TitelTipp: Wir empfehlen die Verwendung einer Subdomain. Hier erfahren Sie, warum. - Klicken Sie auf Speichern.
- Sie sehen ein Popup-Fenster mit DNS-Informationen. Jede Zeile in der Tabelle muss in den DNS-Einträgen Ihrer Domain festgelegt werden. Siehe die Verwandte Artikel für Anweisungen.
- Wenn Sie alle DNS-Einträge hinzugefügt haben, sollen Sie warten, bis sie aktualisiert sind. Dieser Vorgang kann bis zu 72 Stunden dauern. In der Zwischenzeit können Sie diese Seite Schließen.
- Wenn Sie ein weiteres Domain hinzufügen möchten, klicken Sie auf Domain hinzufügen und befolgen Sie die Schritte 3-6 oben.
- Geben Sie im Bereich „E-Mail-Adresse für Zustellungsbenachrichtigungen“ die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Benachrichtigungen über Bounces (nicht zustellbare E-Mails) und Spam-Beschwerden erhalten möchten. Hier erfahren Sie, warum. Achten Sie darauf, eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, die zu einer der Domains aus Schritt 3 gehört.
Sie können diese Seite jetzt verlassen, während Sie auf die Validierung warten. - Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Fügen Sie eine Erinnerung in Ihren Kalender ein, um den Validierungsstatus in 3 Tagen zu überprüfen. Wie überprüfe ich den Status?
Mehr hierüber
Warum sollte ich Benachrichtigungen über Bounces und Spam-Beschwerden erhalten?
Ein „Bounce“ bedeutet, dass eine von Ihnen versendete E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Dies kann beispielsweise passieren, wenn die E-Mail-Adresse des Kunden falsch eingegeben wurde, sein Postfach voll ist oder der Mailserver des Kunden die E-Mail abgelehnt hat.
Eine „Spam-Beschwerde“ bedeutet, dass ein Kunde eine Ihrer E-Mails als Spam markiert hat.
Diese „Zustellungsbenachrichtigungen“ sind meist die einzige Möglichkeit, um zu erfahren, dass ein Kunde eine Terminerinnerung oder beispielsweise eine Rechnung nie erhalten hat. Verwenden Sie daher eine E-Mail-Adresse, die in der Praxis tatsächlich von jemandem überprüft wird. Wiederholte Bounces und Spam-Beschwerden schaden außerdem dem Ruf Ihrer Domain, wodurch zukünftige E-Mails häufiger im Spam-Ordner von Kunden landen.
Warum sollte ich eine Subdomain verwenden?
Wir empfehlen die Verwendung einer Subdomain. Erwägen Sie, anstelle Ihrer Hauptdomain (beispiel.com) eine speziell für Animana vorgesehene Subdomain zu verwenden, z. B. mail.beispiel.com oder tierarzt.beispiel.com.
So halten Sie den E-Mail-Verkehr von Animana getrennt vom Rest Ihrer Domain. Geht bei E-Mails, die über Animana versendet werden, etwas schief, etwa eine Reihe von Bounces oder eine Spam-Beschwerde? Dann betrifft dies nur Ihre Subdomain und nicht Ihre Praxiswebsite, Ihre täglichen Postfächer oder andere Dienste auf Ihrer Hauptdomain.
Kann ich E-Mails versenden, während ich auf die Validierung warte?
Ja. Alles funktioniert während der Wartezeit weiterhin wie gewohnt.
Solange Ihre Domain nicht als validiert angezeigt wird, versendet Animana Ihre E-Mails weiterhin auf dieselbe Weise wie bisher: über die Standard-Animana-Domain (@veterinarymail.com), mit der Antwortadresse, die bei der „Von“-Adresse in Ihren Allgemeinen Einstellungen hinterlegt ist. Ihre Kunden bemerken keinen Unterschied.
Sobald der Status auf Validiert wechselt, beginnt Animana, E-Mails über Ihre eigene Praxisdomain zu versenden.
Wie überprüfe ich den Validierungsstatus einer Domäne?
Nachdem Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, können Sie den Validierungsstatus Ihrer Domain wie folgt überprüfen:
- Gehen Sie zur Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Ausgehende E-Mail.
- Im Bereich Domains sehen Sie den Status in der zweiten Spalte.
Es gibt drei mögliche Status:
| Status | Was das bedeutet | Was Sie tun müssen |
|---|---|---|
| Validiert | Animana hat alle erforderlichen DNS-Einträge gefunden. Die Domain Ihrer Praxis ist einsatzbereit. | Nichts. E-Mails werden nun automatisch über Ihre eigene Praxisdomain versendet und erscheinen in den entsprechenden Bereichen von Animana. |
| In Bearbeitung | Animana hat noch nicht alle erforderlichen DNS-Einträge gefunden. Dies ist in den ersten 72 Stunden nach dem Hinzufügen normal. | Warten Sie ab. Steht der Status nach 72 Stunden weiterhin auf Ausstehend? Dann lesen Sie bitte die nachfolgenden Schritte zur Fehlerbehebung. |
| Fehlgeschlagen | Die Validierung war nicht erfolgreich. | Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status, um den Grund anzuzeigen, und befolgen Sie anschließend die nachfolgenden Schritte zur Fehlerbehebung. |
Was muss ich tun, wenn die Validierung fehlschlägt oder ausstehend bleibt?
- Finden Sie die Ursache heraus. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status „Fehlgeschlagen“, um einen Tooltip mit dem Grund anzuzeigen.
- Überprüfen Sie Ihre DNS-Einträge. Die häufigsten Ursachen sind ein nicht gespeicherter Eintrag, ein Tippfehler in einem Eintragswert oder ein Eintrag, der bei der falschen Domain oder Subdomain eingegeben wurde. Vergleichen Sie jeden Eintrag in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain Buchstabe für Buchstabe mit den in Animana angezeigten Einträgen. Wird Ihre Website oder Domain von einem externen Dienstleister verwaltet? Beziehen Sie in diesem Fall diesen Dienstleister mit ein.
- Korrigieren Sie die Einträge bei Ihrem Domainanbieter.
- Generieren Sie die DNS-Einträge in Animana neu. Nach einer fehlgeschlagenen Validierung müssen Sie einen neuen Satz DNS-Einträge generieren: Öffnen Sie die Domain über Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Ausgehende E-Mail und wählen Sie die Option, die Einträge neu zu generieren. Fügen Sie die neuen Einträge Ihrer Domain hinzu und ersetzen Sie die bisherigen Einträge.
- Warten Sie erneut ab. Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen wirksam werden. Überprüfen Sie den Status danach erneut.
Während dieses gesamten Vorgangs werden Ihre E-Mails weiterhin über die Animana-Domain versendet, sodass die Kommunikation mit Ihren Kunden nicht unterbrochen wird.
Die Terminologie erklärt
Beim Einrichten der ausgehenden E-Mail werden möglicherweise Begriffe verwendet, die Ihnen nicht bekannt sind. Unten finden Sie eine Liste der verwendeten Begriffe und deren Erläuterung.
| Begriff | Was das bedeutet |
|---|---|
| Domain | Ihre Adresse im Internet, zum Beispiel beispiel.de. Stellen Sie sich das Internet als eine große Stadt mit Millionen von Häusern (Websites) vor. Jedes Haus hat seine eigene Adresse (Domain-Name). |
| Subdomain | Ein eigener Teil Ihrer Domain, der vor der Domain geschrieben wird, zum Beispiel mail.beispiel.de. Stellen Sie es sich als einen separaten Eingang desselben Gebäudes mit eigenem Namensschild vor. |
| Domainanbieter | Das Unternehmen, bei dem Sie Ihren Domain-Namen mieten und dessen Einstellungen Sie verwalten. Vergleichbar mit dem Makler, der Ihnen die Adresse (den Domain-Namen) verkauft hat. Er baut nicht das Haus (die Website), bestimmt aber, wem die Adresse gehört. |
| Website-Anbieter | Das Unternehmen, das Ihre Website hostet und verwaltet. Der Bauunternehmer statt des Maklers. Oft, aber nicht immer, dasselbe Unternehmen wie Ihr Domainanbieter. |
| DNS-Einträge | DNS-Einträge (Domain Name System-Einträge) sind Einstellungen bei Ihrem Domainanbieter, die festlegen, wohin der Internetverkehr und die E-Mails für Ihre Domain geleitet werden sollen. Vergleichbar mit den Straßenschildern am Eingang Ihrer Straße. |
| CNAME-Eintrag | Ein CNAME-Eintrag (Canonical Name) ist ein DNS-Eintrag, der von einem Namen auf einen anderen verweist. Ein Wegweiser mit dem Hinweis „Hier entlang zu …“. |
| MX-Eintrag | MX-Einträge (Mail Exchange) sind DNS-Einträge, die angeben, welcher Mailserver E-Mails für Ihre Domain empfängt. Ein Zusatz auf dem Wegweiser, der angibt, wohin die Post zugestellt werden soll. |
| SPF-Eintrag | Ein SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) ist ein DNS-Eintrag, der angibt, welche Mailserver im Namen Ihrer Domain E-Mails versenden dürfen. Dies verhindert, dass jemand anderes E-Mails versendet, die so aussehen, als kämen sie von Ihnen, und teilt dem Empfänger mit, dass Animana in Ihrem Namen versenden darf. |
| DMARC-Eintrag | DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) ist ein DNS-Eintrag, der E-Mail-Anbietern mitteilt, wie sie mit Nachrichten verfahren sollen, die nur vorgeben, von Ihrer Domain zu stammen: ablehnen, als Spam zurückhalten oder durchlassen und melden. Er lässt sich mit einem Zettel an den Briefträger vergleichen, wie er Post behandeln soll, die nicht wirklich von Ihrem Haus stammt. Sie können nur einen davon hinterlegen. Hinterlassen Sie zwei Zettel, wird der Briefträger verwirrt, ignoriert beide Zettel und lässt einfach alle Post durch. |
| Bounce | Eine E-Mail, die nicht zugestellt werden konnte und zurückgekommen ist. Meist wegen eines falschen oder vollen Postfachs oder weil der empfangende Server die E-Mail abgelehnt hat. |
| Spam-Beschwerde | Ein Empfänger hat Ihre E-Mail in seinem E-Mail-Programm als Spam markiert. Sein Anbieter meldet dies zurück, und zu viele Beschwerden erschweren es all Ihren E-Mails, den Posteingang Ihrer Kunden zu erreichen. |
Wie lösche ich eine Domain?
Um eine Domain zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:
Hinweis: Wenn Sie eine Domain löschen, bedeutet dies, dass Sie keine E-Mails mehr von dieser Domain senden können. Wenn Sie die einzige Domain löschen, erhalten die Empfänger E-Mails von der Standarddomain (z.B. info@veterinarymail.com) mit einer Antwortadresse, die im „Von“-Feld in den allgemeinen Einstellungen in Animana festgelegt ist.
- Gehen Sie zur Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Ausgehende E-Mail.
- Im Bereich Domains sehen Sie die Liste der konfigurierten Domains. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol hinter der Domain, die Sie entfernen möchten.
- Sie werden um eine Bestätigung gebeten. Sind Sie sicher, dass Sie die Domain entfernen möchten? Dann klicken Sie auf Löschen.