Allgemeine Einstellungen – Kalender

Der Bereich Allgemeine Einstellungen in IDEXX Animana ermöglicht es Ihnen, die Grundlagen Ihrer Praxis zu konfigurieren. Nur der Administrator Ihres Accounts kann die allgemeinen Einstellungen verändern. Eines der wichtigsten Dinge für Ihre Praxis ist das Design Ihres Terminkalender.

Terminart

Einstellungen () > Allgemeine Einstellungen > Terminart

Bei der Terminart können Sie festlegen, von welcher Art dieser Termin im Kalender sein soll (z.B: Telefonat, erster Kontact, etc). Für jede Terminart können Sie eine Standarddauer festlegen. Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender zu machen, können Sie eine Terminart für diesen Termin auswählen.

Neue Terminarten hinzufügen

Um eine neue Terminart hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Symbol am unteren Ende der Liste. In der Maske werden Sie nun aufgefordert, Informationen zur neuen Terminart einzufügen.

Beschreibung Geben Sie dieser Terminart einen Namen.
Minuten Geben Sie einen Standardzeit für diese Terminart ein. Beim Hinzufügen dieser Terminart zu einem Termin im Kalender, können Sie jederzeit manuell die Standardzeit überschreiben.
Sequenz Die Sequenz bestimmt die Reihenfolge, in der die Terminart im Kalender sortiert werden. Terminarten mit niedrigen Ziffern werden zuerst angezeigt.
ohne Status Wenn diese Option ausgewählt ist, wird ein Termin im Kalender mit der entsprechenden Farbe, die ihm zugeordnet ist angezeigt (siehe nächste Felderläuterung). Sie könnten diese Option für Terminarten wie “Treffen”, “Mittagspause” oder “allemeine Hinweise” verwenden.
Farbe Wählen Sie die Farbe aus, welche Sie für Ihre Termine der jeweiligen Terminart vergeben möchten. Beim Hinzufügen einer Terminart zu Ihrem Termin wird dieser die entprechende Farbe bekommen im Kalender. Hinweis: Die Farbe wird nur angezeigt, wenn Sie diese Option in der Kalendergruppe aktivieren.

Bearbeiten von Kalenderarten

Um eine Terminart zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste der Terminarten. Hier können Sie die Details dieser Terminart verändern. Machen Sie die gewünschten Änderungen und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen auszuführen. Oder Sie klicken auf Abbrechen, um keine Änderungen auszuführen.

Sie löschen eine Terminart indem Sie auf das Papierkorb-Symbol klicken. Sie warden aufgefordert, Ihre Auswahl zu bestätigen.

Kalenderbücher

Einstellungen () > Allgemeine Einstellungen > Kalenderbücher

Sie können Ihre eigenen Kalenderbücher in Ihrem Animana-Konto erstellen. Beispielsweise können Sie Kalenderbücher anhand der Untersuchungszimmer in Ihrer Praxis erstellen oder anhand Ihrer Mitarbeiter. Kalenderbücher werden als Spalten/Reihen in Ihrem Kalender dargestellt.

Hinzufügen neuer Kalenderbücher

Sie fügen ein neues Kalenderbuch Ihrem Kalender zu, indem Sie auf das +-Symbol am unteren Ende der Liste klicken. Danach werden Sie aufgefordert, die Informationen zu diesem Kalenderbuch einzugeben.

Name Geben Sie einen Namen für das neue Kalenderbuch ein.
Sequenz Geben Sie eine Sequenz-Ziffer ein. Diese Ziffer wird die Position im Kalenderbuch bestimmen. Eine niedrige Ziffer wird die Spalte/Reihe im Kalenderbuch früher (weiter auf der linken Seite) anzeigen.
Verfügbarkeit Sie können eine Standart-Verfügbarkeit zu jedem einzelnen Kalenderbuch zuweisen. Zum Beispiel können Sie bei einem Mitarbeiter die Verfügbarkeit in der Praxis eintragen.
Zeile hinzufügen Um eine Verfügbarkeit hinzuzufügen, klicken Sie Zeile hinzufügen am unteren Ende der Liste. Eine weitere Reihe wird hinzugefügt, um die gewünschte Startzeit, Endzeit und die entsprechenden Wochentage der Verfügbarheit dem entsprechenden Kalenderbuch hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass Sie für anspruchsvollere Kalenderbücher multiple Verfügbarkeiten hinzufügen können – klicken Sie einfach auf Zeile hinzufügen für jedes Zeitfenster. Achten Sie darauf, entweder die Start- und Endzeit für jeden Tag anzugeben oder aber die Start- und Endzeit separat für jeden einzelnen Tag einzugeben. Wenn Sie beides tun, erhalten Sie eine Konflikt-Meldung im Kalender, welches zu Problemen führen kann.

Wenn Sie mit den Kalenderbucheinstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern, um die Eingabe zu verarbeiten oder Abbrechen, um wieder zurück zu kehren zur vorherigen Maske.

Kalenderbücher bearbeiten

Um ein Kalenderbuch zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste der Kalenderbücher. Hier können Sie nun die Details dieses Kalenderbuches bearbeiten. Nach dem Bearbeiten klicken Sie auf Speichern, um die Eingabe zu verarbeiten oder auf Abbrechen, um wieder zurück zu kehren zur vorherigen Maske.

Um das gesamte Kalenderbuch zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Das System ermöglicht es Ihnen, ein anderes Kalenderbuch zu den Terminen auszuwählen. Bestätigen Sie mit Speichern.

Kalendergruppen

Einstellungen () > Allgemeine Einstellungen > Kalendergruppen

Mit Kalendergruppen können Sie verschiene Gruppen einzelner Kalenderbücher erstellen. Kalendergruppen werden als ‘Registerkarten’ im Kalender angezeigt. Zum Beispiel können Sie Kalendergruppen erstellen auf der Basis Ihrer Praxisstandorte oder anhand der Tiere (Grosstiere, Kleintiere) die Sie behandeln. Als nächstes können Sie Kalenderbücher (als Reihe im Kalender) einbinden basierend auf den Behandlungsräumen oder Mitarbeitern dieses Standortes. Es ist auch möglich, in einer Kalendergruppe zu bleiben.

Hinweis: Kalenderbücher können mehreren Kalendergruppen zugeordnet werden.

Hinzufügen neuer Kalendergruppen

Um eine neue Kalendergruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Symbol am unteren Ende der Liste. Sie können nun die Details für diese Kalendergruppe eingeben.

Name Geben Sie den Namen der Kalendergruppe ein, die Sie erstellen möchten. Der Name erscheint in der obersten Zeile des Kalenders.
Sequenz Geben Sie eine Sequenz-Nummer ein. Je niedriger die Ziffer, desto weiter links wird diese Kalendergruppe im Kalender angezeigt.
Start Geben Sie die Zeit an, an der diese Kalendergruppe beginnen soll.
End Geben Sie die Zein an, an der diese Kalendergruppe enden soll.
Kundenadresse anzeigen Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Adresse des Kunden im Kalender als Pop-Up angezeigt.
Kundentelefonnummer anzeigen Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Telefonnummer des Kunden im Kalender als Pop-UP angezeigt.
Farbkategorien im Kalender anzeigen Wenn Sie diese Option auswählen für eine Terminart, erscheint die entsprechende Farbe, die sie vorher ausgewählt haben im Kalender. Wenn Sie diese Option deactiviert lassen, werden alle Termine in dieser Kalendergruppe die gleiche Farbe haben und den Stauts als “Offen” angeben. Sofern ein Kunde in den Warteraum kommt, kann der Status manuell auf anwesend/wartend in der Praxis gesetzt warden. Sobald die Konsultation begint kann der Status manuell auf ‘in Bearbeitung’ gesetzt werden. Es gibt auch einen Status “Rechnung fertig” und “nicht anwesend”. Alle Status-Einstellungen haben ihre eigenen Farben. Durch die Status-Einstellungen können Sie einen schnellen Überblick über Ihren Kalender gewinnen, welche Konsultationen bereits beendet sind, welche nicht stattgefunden haben und welche abzuschliessen sind und zu fakturieren sind.
Kalenderbücher Wenn Sie diese Option auswählen, sehen Sie jedes verfügbare Kalenderbuch in dieser Kalendergruppe. Im Kalender sehen Sie Kontrollkästchen fuer jedes Kalenderbuch in der linken Spalte. Wenn Sie die Kalenderbücher aktivieren oder deactivien und danach auf Update klicken, können Sie sehen, wie sich die Kalenderücher in der Kalendergruppe entsprechend verändern. Dieses wird manchmal in Grosstierpraxen verwendet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, können Sie manuell Kalenderbücher zu Ihrer Kalendergruppe hinzufügen (siehe Hinzufügen Kalenderbücher zu Kalendergruppen)

Wenn Sie mit den Kalendergruppen-Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern, um die Eingabe zu bestätigen oder Sie gehen wieder zurück, um die Eingabe abzubrechen. Sie kommen dann wieder in die Übersicht der Kalendergruppen zurück.

Hinzufügen von Kalenderbüchern zu Kalendergruppen

Sie entscheiden, welches Kalenderbuch Sie in welcher Kalendergruppe anzeigen möchten. Öffnen Sie eine vorhandene Kalendergruppe, indem Sie auf das Bleistift-Symbol klicken dahinter. An der Unterseite des neuen Bildschirms können Sie nun Kalenderbücher für diese Kalendergruppe zuordnen. Wählen Sie ein vorhandenes Kalenderbuch in der Dropdown-Liste, die Sie dieser Kalendergruppe zuordnen möchten. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kalenderbücher die Sie in dieser Kalendergruppe aufnehmen möchten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe indem Sie auf Speichern klicken.

Entfernen der Kalenderbücher aus den Kalendergruppen

Sie können ein Kalenderbuch wie folgt aus einer Kalendergruppe entfernen: Öffnen Sie die entsprechende Kalendergruppe in der Übersicht, indem Sie auf das Bleistift-Symbol dahinter klicken.

Neben den Kalenderbüchern sehen Sie ein Liste der Kalenderbücher, die dieser Kalendergruppe zugeordnet sind. Un eines der Kalenderbücher zu entfernen, klicken sie auf das Papierkorb -Symbol neben dem Kalenderbuch, das Sie entfernen möchten. Bestätigen Sie mit Speichern die Ausführung.

Entfernen von Kalendergruppen

Um eine Kalendergruppe zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Übersicht und bestätigen Sie mit OK.

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