Einleitung

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie im Finanzmodul von Animana Ihre Finanzen verwalten können. Mit Animana können Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen erstellen sowie Bar-, Karten- und andere Zahlungen buchen. Darüber hinaus können Sie Journalbuchungen vornehmen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzberichte erstellen. Zudem können Sie Mehrwertsteuerberichte, Monatsrechnungen und Mahnungen erstellen sowie den täglichen Kassenbestand erfassen. Animana kann Kostenstellen abbilden sowie SEPA-Sammellastschriften und -überweisungen erstellen. Die Mehrwertsteuer wird für Rechnungen und Bareinnahmen erfasst. Es wird die doppelte Buchführung angewendet, auch wenn das z. B. bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung nicht offensichtlich ist. Viele Tabellen können ins Excel-Format exportiert und dort weiterbearbeitet bzw. in andere Software-Programme importiert werden. Je nach Land stehen bestimmte Exportformate zur Verfügung, wie das SIE4-Format in Schweden, das Audit-File-Format in den Niederlanden und das GdPDU-Format in Deutschland.

Voraussetzungen und Warnungen

HINWEIS: Änderungen im Finanzmodul von Animana können sich auf Ihre Umsatzsteuererklärung auswirken.

HINWEIS: Die Verantwortung für alle Transaktionen, die im Finanzmodul von Animana ausgeführt werden, trägt der buchführende Praxismitarbeiter bzw. der autorisierte Nutzer. Der Support von Animana darf keine Änderungen an Kundendaten vornehmen, jedoch können wir Sie beraten, wo Sie bestimmte Informationen finden oder einen gewünschten Vorgang in Animana durchführen können.

Definition: Finanzmodul

Um das Finanzmodul in Animana zu öffnen, klicken Sie auf Extras > Finanzübersicht. Alle Aktionen in diesem Menü sind Teil des Finanzmoduls.

Buchungsjahr

Ein Buchungsjahr in Animana entspricht dem Kalenderjahr. Momentan besteht nicht die Möglichkeit, ein vom Kalenderjahr abweichendes Buchungsjahr mit anderen Anfangs- und Enddaten festzulegen. Jeweils zum 1. Dezember wird automatisch das neue Buchungsjahr für das folgende Jahr angelegt.

Hauptbuchnummern

Jedes Buchungsjahr hat sein eigenes Set von Hauptbuchnummern. Am 1. Dezember werden mit dem neuen Buchungsjahr automatisch neue Hauptbuchnummern für das folgende Jahr angelegt. Jede Praxis kann bei Bedarf weitere Hauptbuchnummern hinzufügen oder Namen und Nummern ändern. Nur wenige systembedingte Hauptbuchnummern können nicht geändert werden. Die Hauptbuchnummern der verschiedenen Buchungsjahre sind miteinander verknüpft, sodass die Endbestände des vorangegangenen Jahres zu Beginn eines neuen Buchungsjahres als Anfangsbestände auf die entsprechenden Konten gebucht werden können. Anfangsbestände können auch manuell festgelegt werden, um eine Migration von anderen Systemen zu Animana innerhalb eines Buchungsjahres zu ermöglichen. Dies gilt auch für GuV-Hauptbuchnummern.

Nicht fakturiert

Unter „Nicht fakturiert“ werden alle Produkte und Leistungen aufgelistet, die einer Patienten- oder Kundenakte zugebucht, jedoch noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Noch nicht in Rechnung gestellte Posten können beispielsweise entstehen, wenn ein Tier im Rahmen von Operationen oder zur Versorgung für mehrere Tage stationär bei Ihnen aufgenommen wurde. In einem solchen Fall gelten für die Dauer der stationären Behandlung alle Produkte/Leistungen als noch nicht in Rechnung gestellt, bis der Kunde den Patienten abholt und die Bezahlung vornimmt. Ein anderes Beispiel wäre, wenn der Kunde Futter für sein Tier bestellt; dieses wird dann erst bei Abholung und Bezahlung in Rechnung gestellt.

Darüber hinaus ist es möglich, dass Produkte/Leistungen in dieser Liste erscheinen, wenn vergessen wurde, bestimmte Produkte/Leistungen in Rechnung zu stellen.

Auch Kunden mit monatlicher Zahlweise werden unter „Nicht fakturiert“ aufgeführt, da die Rechnungsstellung erst am Monatsende erfolgt.

Verwendungszweck: Gibt eine Übersicht aller nicht in Rechnung gestellten Posten (Produkte/Leistungen, die einem Patienten zugebucht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden).

Tagesübersicht

In der Tagesübersicht wird der tägliche Kassenbestand erfasst. Ein Kassensturz wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Kassenbestand und die erhaltenen Kartenzahlungen den Rechnungen entsprechen, die an jenem Tag in Animana erstellt wurden. Ausführliche Informationen zu den Themen Tagesübersicht oder Kassenbestand zählen finden Sie unte Tagesübersicht (Kassenbestand zählen).

Verwendungszweck: Kassensturz (Kassenzählung), Buchung der Tageseinnahmen.

Tagesübersichtsliste

Zeigt Ihnen eine komplette Liste aller Kassenbestände für einen bestimmten Zeitraum, nach Monaten sortiert.

Verwendungszweck: Gibt einen einfachen und schnellen Überblick, ob die Zählungen des Kassenbestands korrekt durchgeführt wurden, da hierin auch Abweichungen vom tatsächlichen Kassenbestand aufgeführt werden. Ein gespeicherter Kassenbestand kann einfach gelöscht und neu berechnet werden.

Ausgaben hinzufügen

Hier können Sie Eingangsrechnungen in Animana zur Weiterverarbeitung und für den Kontoabschluss eintragen. Hier können Sie Eingangsrechnungen hinzufügen und der entsprechenden Kostenart zuordnen bzw. dem Konto, auf das sie gebucht werden müssen. Wenn eine Eingangsrechnung/Ausgabe bar bezahlt wurde, können Sie diese Zahlung hier auch der Eingangsrechnung zuordnen – klicken Sie dazu einfach auf die Registerkarte Zahlung. (Nur wenn die Zahlung mit den verfügbaren Zahlungsarten erfassbar ist. Ist dies nicht der Fall können Sie die Zahlung unter Saldo Kasse Bank > Neue Transaktionen hinzufügen erfassen). Ihre Eingangsrechnungen können Sie zu einem selbst gewählten Zeitpunkt buchen, entweder zum Monatsende oder direkt bei Eingang einer neuen Ausgabe. Ausführliche Informationen zum Thema „Ausgaben hinzufügen“ finden Sie hier.

Verwendungszweck: Eingangsrechnungen/Ausgaben in Animana hinzufügen, damit Ihre Bücher stimmen!

Frage: Was ist, wenn ich eine Zahlung vorgenommen, aber meine Eingangsrechnung/Ausgabe versehentlich einer falschen Kostenart/einem falschen Buchungskonto zugeordnet habe?
Antwort: Wenn sich die Rechnung im laufenden Voranmeldezeitraum befindet, können Sie zur entsprechenden Eingangsrechnung in den Eintrag für den entsprechenden Rechnungssteller gehen und die Zuordnung der Rechnung ändern. Ist die entsprechende Voranmeldezeitraum für die Umsatzsteuer bereits abgelaufen, müssen Sie eine Gutschrift erstellen und die Ausgabe erneut hinzufügen.

Saldo (Saldo Kasse/Bank)

Zeigt alle Bar- und Bankkonten sowie alle weiteren Buchungskonten an, die Sie als Bar oder Bankkonto definiert haben.

Verwendungszweck: Zur Anzeige sämtlicher Zahlungseingänge und -ausgänge/Transaktionen, die in Animana bearbeitet werden müssen. Wird auch zur Bearbeitung eingehender und ausgehender Bankzahlungen verwendet, z. B. für die Zahlung von Eingangsrechnungen oder Bearbeitung eingehender Banküberweisungen. Hier übertragen Sie auch Ihre Kartenzahlungen ins Bankbuch, nachdem Ihr Karteninstitut an Sie gezahlt hat. Das Gleiche gilt für alle Zwischenkonten wie Ihre Versicherung oder Ihren Tresor, wenn Sie darstellen wollen, dass Geld physisch eingegangen oder auf dem Bankkonto eingegangen ist.

Kunden mit monatlicher Zahlweise

Hier erstellen Sie mit einem Klick Abrechnungen für alle Kunden mit monatlicher Zahlweise (alle noch nicht in Rechnung gestellten Posten).

Kunden, die nicht bei jedem Besuch bezahlen, sondern eine monatliche Rechnung erhalten (oder für einen anderen frei wählbaren Abrechnungszeitraum), können als Kunden unter „Kunden mit monatlicher Zahlweise“ angelegt werden.

Monatliche Abrechnungen werden v. a. bei Pferden und anderen Großtieren verwendet, können jedoch auch bei anderen Betrieben (Züchter, Ställe, etc.) oder Organisationen (Tierheime, Tierschutzvereine, usw.) zur Anwendung kommen.

Verwendungszweck: Rechnungsstellung „mit einen Klick“ für alle offenen Posten bei Kunden mit monatlicher Zahlweise.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Abonnement

Hier verwalten Sie Ihre Abonnements. Sie erhalten auch eine Übersicht über alle Abonnements. Diese zeigt zudem, ob diese bereits in Rechnung gestellt wurden. Ist Rechnungsstellung bereits erfolgt, wird dies durch ein grünes Häkchen angezeigt. Steht die Rechnungsstellung noch aus, bleibt das Häkchen grau.

Hinweis: Produkte/Leistungen, die einer Kunden-/Patientenakte im Rahmen eines Abonnements hinzugefügt wurden, erscheinen unter Nicht fakturiert. Daher werden hier Rechnungen nicht direkt erstellt, sondern die entsprechenden Produkte/Leistungen nur der Kunden-/Patientenakte hinzugefügt.

Um ein Abonnement einzugeben, wählen Sie zuerst ein Datum im Feld Datum aus. Alle Abonnements für einen bestimmten Monat werden der Kunden-/Patientenakte hinzugefügt. Die meisten Praxen führen nach der Eingabe der vorbestellten Leistungen von Stammkunden einen monatlichen Rechnungslauf durch, um die Rechnung für diese Leistungen zu erstellen.

Mögliche Schwierigkeiten: Wenn vorbestellte Leistungen nicht unter den noch nicht in Rechnung gestellten Posten gelistet werden, liegt das daran, dass neue Abonnements hinzugefügt wurden, nachdem die Abonnements für den entsprechenden Monat bereits in Rechnung gestellt wurden. Ein Beispiel: Sie erstellen die Rechnung für alle Vorbestellungen am 15. jedes Monats und fügen am 21. eine neue Vorbestellung hinzu; dann erscheint diese nicht unter den noch nicht in Rechnung gestellten Produkten/Leistungen.

Verwendungszweck: Einer Kunden-/Patientenakte Abonnementprodukte/-leistungen hinzufügen.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Kunden mit monatlicher Zahlweise

Wird zur Rechnungsstellung für Abonnements verwendet, beispielsweise bei Kunden, die eine Tierkrankenversicherung haben, an die Sie die Rechnungen stellen.

Wird für Kunden mit monatlicher Zahlweise verwendet, hauptsächlich für Geschäftskunden wie Zuchtbetriebe oder Organisationen wie Tierheime. Ist auch bei Hundezüchtern eine Option.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Monatsübersicht Tierpfleger

Übersicht über alle Tierpfleger. Hier werden alle Tierpfleger mit einer Rechnung für den ausgewählten Monat angezeigt und es kann eine Übersicht für jeden Besitzer ausgedruckt werden.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Bankeinzüge

Diente der Übersicht vor der Einführung des SEPA- und TVHeide-Plugins. In Deutschland und den Niederlanden werden nur das SEPA- und TVHeide-Plugin verwendet. In Großbritannien gibt es zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine entsprechende Lösung.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > SEPA-Plugin

Hier wird eine neue Sammelüberweisung hinzugefügt.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Direct Debits (SEPA)

Wird in Deutschland und den Niederlanden regelmäßig verwendet, insbesondere bei Großkunden, um einen Bankeinzug vorzunehmen. Wird mit dem SEPA-Plugin verwendet.

Verwendungszweck: Zum Einzug von Zahlungen direkt von Bankkonto der Kunden.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Preiskorrektur

Nur über den IDEXX Animana-Support zugänglich; wird verwendet, um Preise für Produkte/Leistungen zu ändern, die bereits einer Patientenakte zugeordnet, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Kunden mit monatlicher Zahlweise > Kundenliste

Bietet eine Übersicht über alle Kunden, denen bestimmte Merkmale zugeordnet wurden, z. B. „Schlechter Zahler“, „Bankeinzug“, „ Keine Verwaltungsgebühren“ usw. Eine vollständige Liste finden Sie unter Animana > Extras > Finanzübersicht > Kunden mit monatlicher Zahlweise > Kundenliste.

Verwendungszweck: Um nachzuverfolgen, welchen Kunden welche Merkmale zugeordnet wurden.

Mehrwertsteuersätze

Die Mehrwertsteuersätze werden automatisch je nach Land eingestellt. Wenn sich die Mehrwertsteuersätze ändern, können diese Änderungen in Animana auch während eines Jahres angepasst werden.

Übersicht Mehrwertsteuer

Zeigt eine Übersicht über Umsatzerlöse und Mehrwertsteuerbeträge, sowohl Vorsteuer als auch Umsatzsteuer. Kann nicht nach Standort gefiltert werden. Für unsere Kunden in den Niederlanden wird hier auch ein Bericht für die Steuererklärung erstellt.

Wenn Sie den Umsatzsteuervoranmeldezeitraum abgeschlossen haben, können an den entsprechenden Rechnungen keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Sie können jedoch noch Zahlungen vornehmen. Neue Rechnungen, die Sie für einen bereits abgeschlossenen Umsatzsteuervoranmeldezeitraum erstellen, werden automatisch in den nächsten Voranmeldezeitraum übertragen, sodass keine Vor- und Umsatzsteuerbeträge übersehen werden können.

Hinweis: In dieser Übersicht erscheinen nur Mehrwertsteuerbeträge von Rechnungen. Direkte Buchungen in Mehrwertsteuerkonten (entweder durch Journalbuchungen oder Banküberweisungen) erscheinen hier nicht und müssen für die Steuererklärung manuell berechnet werden.

Wenn Sie auf Details klicken, erhalten Sie alle Informationen, für welches Produkt, welchen Kunden und welche Rechnung die Mehrwertsteuer gebucht wurde. Wir empfehlen immer, besonders genau Einträge zu prüfen, für die MwSt. = 0 % angegeben wird, da es nur wenige Ausnahmefälle gibt, in denen dies zulässig ist.

Verwendungszweck: Abschluss eines Umsatzsteuervoranmeldezeitraums und Anzeige einer Mehrwertsteuerübersicht.

Erinnerung

Erlaubt die direkte Buchung ohne Rechnung von einem Konto in ein anderes.

Verwendungszweck: Wird meist von Rechnungsprüfern oder Buchhaltern verwendet, um Korrekturen vorzunehmen oder Gehälter zu buchen.

Offene Rechnungen

Zeigt eine Übersicht über alle offenen Beträge je Kunde, einschließlich des Datums der zuletzt versandten Zahlungserinnerung.

Verwendungszweck: Wird derzeit nur als Übersicht verwendet.

Debitoren (Neu)

Mit dieser Funktion können Sie Rechnungsübersichten an alle Kunden mit offenen Rechnungen gleichzeitig senden. Sie können auch Mahnungen erstellen. In der Liste wird die älteste Rechnung an erster Stelle angezeigt.

Es gibt eine allgemeine Regel: Kunden können nur durch Ausschluss der entsprechenden Rechnungen ausgeschlossen werden (und zwar über Bemerkung hinzufügen > Option im Feld auswählen > Schuldner ausschließen).

Schreiben, die über die neue Funktion Debitoren erstellt werden, werden der Kundenakte hinzugefügt.

Verwendungszweck: Zahlungserinnerungen an säumige Kunden schicken.

Debitoren

Zeigt eine Liste mit allen offenen Rechnungen für alle Jahre an. Es besteht die Möglichkeit, bestimmte Filter anzuwenden und mehrere Rechnungen gleichzeitig auszudrucken sowie einzelne Zahlungserinnerungen zu verschicken. Die unten stehende Gesamtsumme sollte der Gesamtsumme der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen entsprechen.

Schreiben, die unter Zahlungserinnerungen erstellt werden, werden nicht der Kundenakte hinzugefügt.

Verwendungszweck: Zahlungserinnerungen an säumige Kunden schicken.

Kreditoren

Zeigt eine Liste aller offenen Eingangsrechnungen an. Die unten stehende Gesamtsumme sollte der Gesamtsumme des Kreditorenkontos entsprechen.

Umsatz

Zeigt den Gesamtumsatz für das gesamte Konto zum Rechnungsdatum an. Mit und ohne Mehrwertsteuer.

Um den Gesamtumsatz nach Standort anzuzeigen, wählen Sie Extras > Statistische Auswertung > Ort> Anzeigen: Summe.

Hinweis: Es kann nicht nach Standort gefiltert werden; es kann nur ein vorgegebener Zeitraum ausgewählt werden.

Umsätze (Rechnungsdetails)

Zeigt Ihnen eine Übersicht über die Umsätze für bestimmte Rechnungsposten an, mit den Produkten/Leistungen nach Kunde gruppiert. Sie können nach Standort, Datum usw. filtern. Dieser Bericht kann vom oben beschriebenen Umsatz abweichen, da er nur bestimmte Rechnungsposten einbezieht. Wenn Sie beispielsweise am 31. Juli ein Produkt oder eine Leistung hinzufügen und die Rechnung dafür am 1. August erstellen, erscheint der entsprechende Umsatz unter Umsatz (Rechnungsdetails) für Juli und unter Umsatz für August.

Saldenliste

Bietet eine Kontenübersicht mit den bestehenden Buchungen (Eingänge und Ausgänge) für das ausgewählte Jahr. In der Saldenliste können Sie alle Transaktionen für das jeweilige Konto in einem bestimmten Zeitraum einsehen.

Verwendungszweck: Überprüfung der Buchführung durch die Buchhaltung und Erstellung von Exporten für die externe Buchhaltung.

Monatliche Saldenliste

Liefert Gesamtsummen für die einzelnen Konten und bietet einen schnellen Überblick über das Jahr.

Verwendungszweck: Für die Buchhaltung, um Konten schnell überprüfen zu können.

Gewinn- und Verlustrechnung

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) fasst alle Erträge und Aufwendungen eines Jahres zusammen. Es besteht hier die Möglichkeit, die Daten eines bestimmten Zeitraums zu exportieren.

Die GuV gibt Aufschluss darüber, ob ein Unternehmen durch höhere Erträge, Kostensenkungen oder beides Gewinne generieren kann oder nicht. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird auch als Erfolgsrechnung oder als Aufwands- und Ertragsrechnung bezeichnet.

Verwendungszweck: Liefert eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben. Von hier aus können Daten zur Verwendung in externen Buchhaltungsprogrammen exportiert werden.

Bilanz

Gibt eine Übersicht über alle Konten (einschließlich jener, die keine Buchungen enthalten) für das ausgewählte Jahr. In der zusammengefassten Bilanz (Soll und Haben) zeigen beide Spalten eine Gesamtsumme, die gleich sein sollte.

In der Buchführung ist das „Soll“ das, was Sie haben sollten/besitzen, d. h. der Wert Ihrer Bestände bzw. Ihre gesamten Vermögenswerte.

Beim „Haben“ werden die Sollkonten zur Ermittlung von Gewinn und Verlust mit einbezogen – die Beträge, die Sie gezahlt haben und die geschuldeten Steuerbeträge. Beide Spalten entsprechen sich, denn die Daten werden von der Soll- auf die Habenseite übertragen.

Verwendungszweck: Liefert eine Übersicht über alle Konten Ihrer Bilanz. Von hier aus können Daten zur Verwendung in externen Buchhaltungsprogrammen exportiert werden.

Allgemeine FAQs

Frage: Warum gibt es eine Differenz zwischen der Gesamtsumme in meiner Debitoren-Liste und in meiner Saldenliste > Forderungen aus Lieferungen und Leistungen? (Normalerweise ist das der gleiche Wert, da unter Forderungen aus Lieferungen und Leistungen alle Ausgangsrechnungen mit Rechnungsnummern auf der Soll- und Habenseite stehen.
Antwort: In diesem Fall ist das Soll eine Forderung bzw. ein Außenstand (Geld, das Ihnen geschuldet wird); Haben ist das Geld, das Sie bereits von Ihren Schuldnern erhalten haben. Daher sollte die Endsumme der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen der Debitorenliste entsprechen. Unter Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird nur der Wert für das ausgewählte Jahr aufgeführt. In der Debitorenliste werden sämtliche Debitoren aus allen Jahren aufgeführt. Daher muss bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines Jahres ein Anfangsbestand eingegeben werden, der die Außenstände vom Vorjahr darstellt. Mehr Informationen finden Sie hier: https://help.animana.com/kb/bookkeeping-year-transition/

Frage: Wie lege ich ein neues Buchungsjahr an?
Antwort: Animana legt das neue Buchungsjahr automatisch an, jedoch müssen die Anfangsbestände manuell eingegeben werden.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Saldenliste und Bilanz?
Antwort: In der Saldenliste sehen Sie nur Konten, die Buchungen enthalten (Eingangs- und Ausgangsbuchungen), während in der Bilanz ALLE Konten aufgeführt werden, einschließlich jener, die in dem Jahr keine Buchungen enthalten.

Frage: Warum muss ich den Umsatzsteuervoranmeldezeitraum abschließen?
Antwort: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird normalerweise regelmäßig für einen bestimmten Zeitraum abgegeben. Nach deren Abgabe ist es nicht sinnvoll, dass an den Rechnungen aus dem entsprechenden Zeitraum noch Änderungen vorgenommen werden können. Deswegen muss der Umsatzsteuervoranmeldezeitraum abgeschlossen werden.

Frage: Warum gibt es eine Differenz zwischen der großen Übersicht im MwSt.-Konto und der MwSt.-Übersicht?
Antwort: Alle direkten Buchungen in Mehrwertsteuerkonten (entweder durch Journalbuchungen oder Banküberweisungen) erscheinen nicht in der MwSt.-Übersicht und müssen für die Steuererklärung manuell berechnet werden.

Frage: Warum gibt es eine Differenz zwischen meinem Umsatzbericht nach Standort(Extras> Statistische Auswertung > Ort anzeigen:Summe) und Zahlungen für diesen Standort?
In der Regel geht man davon aus, dass die Summe in der Debitoren-Liste (Geld, das Ihnen geschuldet wird) und die Summe der erhaltenen Zahlungen (Extras > Statistische Auswertung > Zahlung via nach Standort filtern) der Summe entspricht, die im Umsatzbericht ausgewiesen ist (Extras > Statistische Auswertung > Ort: nach Ort und Summe filtern).

Wenn Sie jedoch mehrere Standort haben, wurde eine Rechnung möglicherweise an Standort A gestellt, die Zahlung aber an Standort B verarbeitet. Sie können Ihren Umsatz mit Zahlungen an mehreren Standorten nur abgleichen, indem Sie sich die Gesamtsumme für alle Standorte ansehen (Extras > Statistische Auswertung > Standort: NICHT nach Standort filtern) und Extras > Statistische Auswertung > Zahlung via: NICHT nach Ort filtern).