In Animana kun je bepaalde gegevens exporteren, zoals bijvoorbeeld de Audit Log of het rapport met factuurregels. Dergelijke rapportages staan vaak in een .csv bestand en zodra je deze opent, zal je zien dat de data niet makkelijk te lezen is. Dit artikel legt uit hoe je de data in een paar stappen kunt herorganiseren zodat deze leesbaar wordt.

De instructies zijn geschreven voor Microsoft Office Excel gebruikers. Doorloop de onderstaande instructies en maak gebruik van het voorbeeldbestand: download hier.

Stappenplan

1. Open het .csv-bestand in Excel.
2. Zoals je ziet, is alle data gecomprimeerd (samengeperst) in één cel. De data bevat ook komma’s. We gaan deze komma’s gebruiken om aan te geven wanneer een nieuwe kolom moet starten.

   

3. Selecteer kolom A door op de letter A in de eerste kolom te klikken.
4. Klik nu op het tabblad Gegevens (of Data als je een Engelstalige versie van Excel hebt) en klik dan vervolgens op Tekst naar kolommen (Engels: Text to Columns).

   

5. Selecteer in het pop-up venster dat verschijnt: Gescheiden (Engels: Delimited) en klik op Volgende (Engels: Next).

   

6. Op het volgende scherm vink je Tab uit en Komma aan. Je ziet in het voorbeeldvak eronder dat de data in kolommen wordt geplaatst.

   

   Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien (Engels: Finish).

7. Nu is de informatie gescheiden en georganiseerd in kolommen:

   

8. Sla het bestand op in het juiste formaat. Klik linksboven op Bestand (Engels: File) en dan Opslaan als (Engels: Save as).
9. Selecteer een locatie op je computer waar je het bestand makkelijk terugvindt. Vergeet niet om het bestand een naam te geven in het veld “Bestandsnaam” (Engels: “File name”) en zorg ervoor dat je in het veld “Opslaan als” (Engels: “Save as type”) de waarde Excel 97-2003 Workbook (*.xls) selecteert.

   

10. Klik op Opslaan (Engels: Save).