Het is mogelijk om de verkoopfacturen van een cliënt middels automatische incasso te incasseren bij de bank. Dit kan u dagelijks veel tijd schelen. U hoeft immers niet na elk consult af te rekenen met uw cliënten. En het scheelt uw cliënten ook tijd, want zij kunnen na het consult in principe meteen de praktijk verlaten. Om gebruik te kunnen maken van automatische incasso, moeten er een aantal instellingen in het systeem worden uitgevoerd, alsmede bij de betreffende cliënt(en). Dit artikel legt uit hoe u automatische incasso kunt instellen bij een cliënt.
Voordat u begint
De SEPA functionaliteit moet geactiveerd en ingesteld zijn. Lees hiervoor het artikel Welke instellingen moet ik doen voor automatische incasso/SEPA?
Stappenplan
- Zoek de cliënt en open het tabblad Cliëntdata.
- Klik op het subtabblad Financieel.
- Vink de optie “automatische incasso” aan.
- Klik op Opslaan.
- Klik weer op het tabblad Financieel.
- Klik achter “betalings plugins” op Edit.
-
Klik in het volgende scherm op het dropdownmenu en selecteer de optie “SEPA”.
- Klik op Toevoegen.
- Vul het formulier in. Onder de afbeelding vindt u een tabel met een uitleg van de velden.
Veld Beschrijving Contract Kies de contractvorm zoals ingesteld bij de instellingen van de SEPA plugin. Actief Per cliënt kunnen meerdere contractvormen ingesteld worden. Echter, er mag er slechts één actief zijn. Startdatum Dit veld is niet verplicht maar kan ingevuld worden indien een tijdelijk contract wordt aangegaan. Einddatum Dit veld is niet verplicht maar kan ingevuld worden indien een tijdelijk contract wordt aangegaan. Machtigingskenmerk Dit nummer wordt door Animana gegenereerd. Dit kenmerk wordt in de SEPA batch bij deze cliënt opgenomen. Hiermee kan bepaald worden of er al eerder bij een cliënt is geïncasseeerd. Zodoende kan onderscheid gemaakt worden tussen een eerste, of een terugkerende incasso opdracht (doorlopende incasso). Let op: u mag dit machtigingskenmerk niet bewerken! BIC Het BIC nummer van de bank van de cliënt. IBAN Het bankrekeningnummer van de cliënt. Accountnaam De tenaamstelling van de rekeninghouder bij de bank. - Klik op Volgende.
Het gekoppelde SEPA contract wordt nu getoond.
Tip: ons Customer Support team kan een eenmalige SEPA conversie voor u uitvoeren om voor alle huidige cliënten de SEPA plugin te activeren en in te stellen. U hoeft de voorgaande stappen dan alleen uit te voeren bij nieuwe cliënten.
Meer hierover
Hoe krijg ik een overzicht van alle cliënten met automatische incasso?
Het is mogelijk om een overzicht te genereren van cliënten met automatische incasso. U heeft hiervoor de juiste toegangsrechten nodig.
- Ga naar
> Financieel > Maandrekeningen > Overzicht eigenaren. - Klik op Automatische incasso.
- Het overzicht wordt getoond. Onderaan de lijst vindt u tevens knoppen om de lijst te exporteren naar Excel of PDF.
Let op: dat een cliënt in deze lijst vermeld staat, wil niet zeggen dat de informatie volledig is. Het geeft enkel aan dat de optie “automatische incasso” (in Cliëntdata > tabblad Financieel) is aangevinkt.