In Animana is het mogelijk om een batch te maken van alle verkoopfacturen die door middel van een automatische incasso bij de bank geïnd kunnen worden. Dit kan je dagelijks veel tijd schelen. Je hoeft immers niet na elk consult af te rekenen met je cliënten. En het scheelt je cliënten ook tijd, want zij kunnen na het consult in principe meteen de praktijk verlaten. Om gebruik te kunnen maken van automatische incasso, moeten er een aantal instellingen in het systeem worden uitgevoerd, alsmede bij de betreffende cliëntdossier(s). Dit artikel legt uit welke systeeminstellingen moeten worden uitgevoerd.
Voordat je begint
- Neem contact op met je bank om een SEPA contract af te sluiten en houd dit bij de hand als je de onderstaande instellingen gaat verrichten.
- Om financiële handelingen te kunnen verrichten in Animana heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. - Maak een kruispost aan in het grootboekschema voor facturen met automatische incasso. Geef het de naam “kruispost incasso” of een zelfgekozen naam, met verdichting “liquide middelen”. Zie de sectie Gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Vraag via het aanvraagformulier aan ons Customer Support team om de SEPA functie in je account te laten activeren.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Maandrekeningen > Automatische incasso > SEPA plugin.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Nieuw.
- Vul de gevraagde informatie in. In de sectie Meer hierover vind je een tabel met een uitleg van alle velden.
- Klik op Volgende.
Je hebt nu het SEPA contract aangemaakt in je Animana account.
In de Gerelateerde artikelen onderaan vind je informatie over welke instellingen je verder nog moet doen.
Meer hierover
Wat betekenen de velden van het SEPA plugin formulier?
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de dierenkliniek zoals deze op het contract met de bank staat vermeld. |
| Betaalmiddel | Selecteer hier de kruispost waarop de facturen tijdelijk geparkeerd worden tot de betaling daadwerkelijk bijgeschreven wordt (bijvoorbeeld 'kruispost incasso'). Opmerking: wanneer hier nog geen kruispost voor bestaat, kunt u deze aanmaken in het grootboekschema. Zie de sectie Gerelateerde artikelen voor meer informatie. |
| Maximum bedrag | Het maximumbedrag staat vermeld op het contract met de bank. Dit is het maximale te incasseren bedrag van de batch facturen. Wanneer de totaalwaarde van de batch hoger is dan dit ingestelde bedrag, dan wordt deze batch niet opgenomen in het incassobestand. Het invullen van een maximumbedrag is overigens niet verplicht. |
| Contractvorm | Selecteer de contractvorm die is overeengekomen met de bank. Er zijn drie vormen mogelijk: 1. Particulier eenmalige incasso. 2. Particulier doorlopende incasso. 3. Zakelijk doorlopende incasso. Let op: bij zakelijke doorlopende incasso kan er niet van particuliere rekeningen geïncasseerd worden. De juiste vorm is belangrijk anders wordt een batch geweigerd en hier zijn kosten aan verbonden. Dus controleer bij twijfel altijd het contract of neem contact op met uw bank. |
| Incassant ID | Dit is het identificatienummer waaronder de dierenkliniek bekend is bij de bank. |
| BIC | Het identificatienummer van de bank. |
| IBAN | Het rekeningnummer van de dierenkliniek. |
| Tenaamstelling | De naam waaronder de rekeninghouder bekend is bij de bank. |
| Uitgaande incassotekst | Deze tekst verschijnt op het afschrift van de cliënt. U kunt in dit veld zogenaamde merge codes gebruiken om factuurinformatie automatisch te genereren. De meestgebruikte combinatie van codes in dit veld is: ${factuur.nummer} / ${factuur.datum} / ${klant.code} |