Kunden, die nicht bei jedem Besuch bezahlen, sondern monatlich (oder in einem anderen festgelegten Zeitraum) eine Sammelrechnung erhalten, können als sogenannte Monatsrechnungskunden eingerichtet werden. Monatsrechnungen geben Ihnen die Möglichkeit, eine große Gruppe von Kunden mit einem Klick in Rechnung zu stellen. Dies wird in der Regel für Landwirte und Pferdehalter verwendet, kann jedoch auch für Tierheime, Tierrettungsdienste, Züchter und Reitställe genutzt werden. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungen für Monatsrechnungskunden erstellen.

Bevor Sie beginnen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Suchen Sie den betreffenden Kunden und markieren Sie ihn in Kundendaten > Registerkarte Finanzübersicht als Monatsrechnungskunden, indem Sie die Option „Rechnung monatlich“ aktivieren.
2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern.
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   Diese Einstellung blockiert die Rechnungsstellung über die Registerkarte „Fakturieren“ nicht, es erscheint jedoch ein Warnmeldung, sobald Sie eine Rechnung erstellen möchten.
   Um Monatsrechnungen zu erstellen, führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus:
3. Gehen Sie zu Extras > Finanzübersicht > Kunden mit Monatlicher Zahlweise > Nicht Fakturiert.
4. Überprüfen Sie alle unfakturierten Rechnungszeilen. Wenn Sie Monatsrechnungen erstellen, werden alle unfakturierten Zeilen in eine Rechnung übernommen. Kontrollieren Sie daher jede Zeile sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist.
   • Solange Positionen unfakturiert sind, können sie noch bearbeitet werden. Wenn Ihnen etwas nicht korrekt erscheint, klicken Sie auf um zur Patienten-/Bestandsakte zu gelangen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
   • Sehen Sie eine rote unfakturierte Rechnungszeile? Das bedeutet, dass die Rechnungsstellung für diesen Kunden/diesen Patienten/diesen Bestand blockiert ist. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Mehr hierzu.
5. Gibt es Kunden mit Abonnements in Animana? Befolgen Sie zunächst diese Schritte und fahren Sie anschließend mit Schritt 6 unten fort.
6. Gehen Sie anschließend zu Extras > Finanzübersicht > Kunden mit Monatlicher Zahlweise > Kunden mit Monatlicher Zahlweise. Sie sehen eine Übersicht der zuvor erstellten Monatsrechnungen.
7. Klicken Sie unten auf um eine neue Monatsrechnung zu erstellen.
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü den „Rechnungsart“ aus, den Sie fakturieren möchten. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mehrere Rechnungstypen vorhanden sind. Weitere Informationen zu Rechnungstypen finden Sie in unseren Verwandten Artikeln.
9. Wählen Sie das Rechnungsdatum.
   Dies ist der Box-Titel

   Achtung: * Es ist möglich, ein Rechnungsdatum zu wählen, das vor dem Datum der Rechnungszeilen liegt! Stellen Sie stets sicher, dass der Monat des Rechnungsdatums dem Monat entspricht, den Sie fakturieren möchten. * Wenn Sie die monatliche Rechnungsstellung zweimal im Monat durchführen, führen Sie diese am 15. des Monats aus und nicht beispielsweise am 17., da sonst auch die Rechnungszeilen vom 16. und 17. berücksichtigt werden.
   Standardmäßig ist der letzte Tag des Vormonats eingetragen. Dieses Datum erscheint auch als Rechnungsdatum auf der Rechnung. Es bestimmt zudem, in welchem Zeitraum der Umsatz verbucht wird! Produkte und Dienstleistungen, die in einem bestimmten Zeitraum erbracht wurden, müssen auch in diesem Zeitraum (Monat) verbucht werden.
   Dies ist der Box-Titel

   Wenn Sie einmal sehr spät fakturieren? Ändern Sie dann nicht das Rechnungsdatum, sondern verwenden Sie eine längere Zahlungsfrist (gegebenenfalls können Sie das Bemerkungsfeld nutzen, um dies in der Buchhaltung sichtbar zu machen).
10. Wählen Sie das Jahr und den Monat aus, die fakturiert werden sollen. Wenn Sie beispielsweise März 2026 auswählen, werden alle unfakturierten Rechnungszeilen bis einschließlich Ende März 2026 berücksichtigt (auch zuvor hinzugefügte unfakturierte Positionen werden fakturiert!).
11. Optional können Sie eine Bemerkung hinzufügen. Diese Bemerkung wird bei „Bemerkung Debitorenliste“ auf der Rechnung, in der Kundenakte und auf der Debitorenseite angezeigt. Die Bemerkung wird nicht auf der Rechnung gedruckt.
12. Verwenden Sie die Auswahloption, um festzulegen, welche Kundengruppe Sie fakturieren möchten: alle Kunden, Rechnung nur für monatliche Kontoinhaber oder Rechnung nur für Kunden ohne monatliches Konto erstellen. Unter der Schaltfläche „Monatliche Rechnungen generieren“ sehen Sie eine Übersicht aller Monatsrechnungskunden mit einem offenen unfakturierten Betrag. Diese Übersicht bleibt unabhängig von den oben gewählten Optionen bestehen.
13. Klicken Sie auf Monatliche Rechnungen Generieren, um die Monatsrechnungen zu erstellen.
14. Es wird eine Bestätigung abgefragt. Klicken Sie auf OK.

Mehr hierzu

Wie sehe ich, welche Kunden als Monatsrechnungskunden eingerichtet sind?

1. Gehen Sie zu Extras > Finanzübersicht > Kunden mit Monatlicher Zahlweise > Übersicht Kundenliste.
2. Klicken Sie auf den blauen Text Rechnung Monatlich.

Sie sehen eine Übersicht der Kunden, bei denen in den finanziellen Kundendaten die Option „Rechnung monatlich“ aktiviert ist. Am unteren Rand der Tabelle können Sie die Daten nach Excel oder PDF exportieren.

Wie kann ich die monatliche Rechnungsstellung blockieren?

Die monatliche Rechnungsstellung für einen Kunden, Patienten oder Bestand kann blockiert werden, indem Sie ein Häkchen setzen unter Kundendaten > Finanzübersicht > Rechnungsstellung blockieren oder unter Patientendaten > Rechnungsstellung blockieren.

Wenn Sie den Kunden blockieren, wird die manuelle Rechnungsstellung nicht blockiert. Die manuelle Rechnungsstellung ist weiterhin möglich; es wird lediglich verhindert, dass dieser Kunde in die monatliche Fakturierungsrunde einbezogen wird, wenn Sie im Filter Monatsrechnungskunden auswählen.

Wenn Sie den Patienten oder einen Bestand blockieren, wird dieser vollständig blockiert und kann auch nicht manuell fakturiert werden.

Wie kombiniere ich Abonnements mit Monatsrechnungen?

Abonnements können für wiederkehrende Kosten verwendet werden, wie beispielsweise Tiergesundheitspläne oder Verwaltungskosten. Die Abonnements können anschließend gesammelt allen Kunden zugewiesen werden, für die dies eingerichtet ist.

Das Anlegen von Abonnements erfolgt wie folgt:

1. Gehen Sie zu Kundendaten > Rabatt/Abonnement oder Patientendaten > Abonnement.
2. Klicken Sie auf um ein Abonnement hinzuzufügen.
3. Geben Sie das Start- und Enddatum des Abonnements ein, den Zeitraum (= Frequenz) der Rechnungsstellung, das Produkt, mit dem das Abonnement fakturiert wird, sowie gegebenenfalls einen Rabatt oder eine Bemerkung.
   Die Produkte, die Sie als Abonnement auswählen können, sind „normale“ Produkte. Sie werden auf die gleiche Weise angelegt wie die Produkte, die Sie in der Praxis verkaufen, über Extras > Produkte > Produkte.

Die Fakturierung der Abonnements erfolgt wie folgt:

1. Gehen Sie zu Extras > Finanzübersicht > Kunden mit Monatlicher Zahlweise > Abonnement.
2. Geben Sie oben das Datum ein, an dem Sie die Rechnungszeile des Produkts in der Akte sehen möchten. Für den betreffenden Monat sehen Sie im Schema zudem ein grünes Häkchen.
3. Klicken Sie auf Abonnements Verrechnen. Die Abonnements werden als unfakturierte Produkte zur Akte hinzugefügt.
4. Anschließend können Sie dem Schritt-für-Schritt-Plan folgen, um die Monatsrechnungen zu erstellen.

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