Wie erinnere ich meine Debitoren?

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Alle Praktiken werden mit Debitoren konfrontiert. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Debitoren über überfällige Zahlungen auswählen und daran erinnern.

Bevor Sie beginnen

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Prüfen Sie, ob die Debitorenvorlagen (z. B. für Briefe/E-Mails/SMS), die Sie zur Erinnerung an Ihre Debitoren verwenden möchten, bereits im Vorlagen-Editor Schuldnerbriefe erstellt wurden.
Stellen Sie für jede Vorlage, die Sie verwenden möchten, sicher, dass sowohl „Kategorie“ als auch „Inhalt“ auf „Debitoren“ gesetzt sind.
Sie benötigen die Berechtigung, Debitoren zu sehen und verwalten zu können. Berechtigungen können von Praxisadministratoren in > Allgemeine Einstellungen > Funktionen Verwalten angepasst werden.
Bevor Sie fortfahren, müssen Sie zuerst die von den Debitoren erhaltenen Bankzahlungen bearbeiten.
Die Erinnerung wird mit dem Briefkopf und Fußzeile gesendet, wie sie für den Standort eingestellt sind, auf dem Sie angemeldet sind.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Gehen Sie auf > Finanzübersicht > Debitoren.
Die Standardansicht zeigt Ihnen die vollständige Liste der Debitoren zum aktuellen Datum.
Sie können die Filteroptionen oben verwenden, um die angezeigten Rechnungen zu steuern. Standardmäßig wird Ihr aktueller Standort in den Filteroptionen als „Standort Rechnung“ ausgewählt. Lesen Sie mehr über die Filteroptionen Hier.

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Wir empfehlen die Verwendung der Filteroption „zeigen Rechnungen x-Anzahl der Manschreiben“ und arbeiten ab 6 mal an bis zu 0 mal erinnert. Wenn Sie dies nicht tun und von 0 mal erinnert an 6 mal erinnern, wird ein Kunde, der noch nicht erinnert wurde, am Ende 6 mal erinnert, nachdem Sie den Vorgang beendet haben.
Wählen Sie die Kunden, die Sie erinnern möchten, mit den entsprechenden Kontrollkästchen auf der linken Seite aus.
Scrollen Sie zum Ende der Seite, wo Sie eine Methode zum Senden Ihrer Nachricht auswählen können.Abhängig von der gewählten Methode ändern sich die folgenden Menüoptionen entsprechend. Bitte klicken Sie auf Ihre Erinnerungsmethode in der Liste unten.
SMS
Hiermit können Sie eine kurze SMS senden, um den Debitor an seine offenen Rechnungen zu erinnern.

Wähle SMS-Text: Vorlagen in dieser Dropdown-Liste wurden in > Allgemeine Einstellungen > Vorlagen-Editor > SMS erstellt.
E-Mail
Hiermit können Sie eine E-Mail mit angehängter Rechnung senden.

Wähle Mailtext: Vorlagen in dieser Dropdown-Liste wurden in > Allgemeine Einstellungen > Vorlagen-Editor erstellt.
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  Hinweis: Die beigefügte Rechnung enthält den von Ihnen eingegebenen Text > Allgemeine Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Rechnung. Bei neuen Rechnungen (0 mal erinnert) werden Informationen aus dem Feld „Rechnungstext“ verwendet. Für Erinnerungsrechnungen werden die Informationen aus dem Feld „Mahnungstext“ ausgedruckt.
- Kopie der bcc senden an: Sie können eine BCC-E-Mail-Adresse (Blindkopie) auswählen, an welche die Erinnerung gesendet werden soll.
- Wähle Text: Ob Sie eine normale Rechnung oder eine Mahnung anhängen möchten, in der das Wort Rechnung durch „1. Mahnung“, „2. Mahnung“, „3. Mahnung“ oder „4. Mahnung“ ersetzt wird.
- Kopf- und Fußzeile drucken: Wählen Sie „Ja“, wenn Sie die Kopf- und Fußzeile in der E-Mail anzeigen möchten.
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Warnung: Wenn Sie eine große Anzahl von E-Mails verschicken, erhalten Sie möglicherweise eine Benachrichtigung, um die Erinnerung erneut zu senden. Nicht fortfahren. Bitte warten Sie, bis die Seite fertig ist. Wenn Sie weiterarbeiten müssen, können Sie dies in einer separaten Registerkarte oder Fenster tun.
Debtorenbrief
Dieser Brief wird ausgedruckt und wird nicht die komplette Rechnung beinhalten, sondern nur die Beträge.
- Wähle Text: Vorlagen in dieser Dropdown-Liste wurden in > Allgemeine Einstellungen > Vorlagen-Editor erstellt.
- Druck der Rechnungen sortiert nach: Wählen Sie, ob Sie die gedruckten Briefe nach „Postleitzahl“, „Familienname“ oder „Rechnungsnummer“ sortieren möchten. So werden automatisch die Kopf- und Fußzeile hinzugefügt, die Sie in den allgemeinen Einstellungen festgelegt haben.
Rechnung
Wenn Sie diese Option wählen, drucken Sie eine Rechnung ohne Anschreiben.
- Wähle Text: Ob Sie eine normale Rechnung oder eine Mahnung anhängen möchten, in der das Wort Rechnung durch „1. Mahnung“, „2. Mahnung“, „3. Mahnung“ oder „4. Mahnung“ ersetzt wird.
- Druck der Rechnungen sortiert nach: Wählen Sie, ob Sie die gedruckten Briefe nach „Postleitzahl“, „Familienname“ oder „Rechnungsnummer“ sortieren möchten.
- Kopf- und Fußzeile drucken: Wählen Sie „Ja“, wenn Sie die Kopf- und Fußzeile drucken möchten.
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Hinweis: Die beigefügte Rechnung enthält den von Ihnen eingegebenen Text > Allgemeine Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Rechnung. Bei neuen Rechnungen (0 mal erinnert) werden Informationen aus dem Feld „Rechnungstext“ verwendet. Für Erinnerungsrechnungen werden die Informationen aus dem Feld „Mahnungstext“ ausgedruckt.
Wählen Sie aus, ob die Erinnerungsanzahl erhöht werden soll.

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Warnhinweis: Wenn Sie das Kästchen zur Erhöhung der Anzahl an Erinnerungen ankreuzen und fehlgeschlagene Mitteilungen senden (z. B. aufgrund einer ungültigen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse), wird die Anzahl trotzdem um 1 erhöht.
Klicken Sie auf Erinnern.

Mehr hierüber

Wie kann ich die Filteroptionen verwenden?

Es gibt mehrere Filter, mit denen die angezeigten Rechnungen kontrolliert werden können. Sie können alle miteinander kombiniert werden, mit Ausnahme der Optionen „Forderung und „Rechnungsserie“; nur eine davon kann zur gleichen Zeit benutzt werden.

Feldname	Erklärung
zeigen Rechnungen ... Anzahl der Mahnschreiben	Hier definieren Sie, wie oft eine Erinnerung versandt wurde. Wenn Sie nur die Rechnungen mit zwei Erinnerungen sehen wollen, können Sie hier „2“ auswählen. Das Maximum, das Sie auswählen können, ist „6“.
Forderung Ältere/jüngere als .... Tage ODER Batch	Sie können nur eine dieser beiden Optionen auswählen – nicht beide! Kreuzen Sie das Kontrollkästchen an und wählen Sie Ihre Optionen. Sie können das Alter der Schulden wählen (Schulden die älter oder jünger sind als X Tage). Das bezieht sich auf die Anzahl an Tagen vom Rechnungsdatum bis heute; das ist die „Schuldentage“-Spalte in der Tabelle. Alternativ können Sie einen Batch auswählen, der über Monatskonten erstellt wurde.
Schuldner ausschließen	Sie können bestimmte Schuldner ausschließen. Diese Ausnahmen werden in Edit Invoice (Rechnung bearbeiten) festgelegt.
Standort Rechnung	Standardmäßig werden alle Speicherstellen angezeigt, aber hier können Sie festlegen, nach einer Speicherstelle zu filtern.
Rechnungsart	Hier können Sie einen bestimmten Rechnungstyp auswählen.
Standort Kunde	Standardmäßig werden alle Standorte angezeigt, aber hier können Sie festlegen, nach einem Standort zu filtern (aus den Kundendaten).
Bankeinzug	Hier können Sie Kunden nach Lastschriften ausschließen. Standardmäßig werden alle Kunden angezeigt.
E-Mail	Hier können Sie Kunden mit einer E-Mail-Adresse ausschließen. Standardmäßig werden alle Kunden angezeigt.
Kunden mit monatlicher Zahlweise	Hier können Sie Kunden ausschließen, die über monatliche Konten verfügen. Standardmäßig werden alle Kunden angezeigt.
Kredit-Rechnungen ausschließen	Hier können Sie Kreditrechnungen ausschließen. Standardmäßig werden alle Rechnungen angezeigt.

Das Ergebnis wird so aussehen:

Durch Anklicken der Rechnungsnummer gelangen Sie zur spezifischen Rechnung.

Was zeigen die Spalten an?

Alle Spalten können durch Anklicken auf die Kopfzeile der Spalte sortiert werden. Unten ist eine Erklärung der Spalten.

Feldname	Erklärung
M	Monthly account holder (Inhaber eines monatlichen Kontos). In dieser Spalte wird M angezeigt, wenn der Kunde über ein monatliches Konto verfügt.
C	Bank collection (Bankeinzug). In dieser Spalte wird C angezeigt, wenn der Kunde eine Berechtigung für einen Bankeinzug erteilt hat.
@	E-Mail. In dieser Spalte wird @ angezeigt, wenn der Kunde über eine E-Mail-Adresse in den Kundendaten verfügt.
Nummer	Rechnungsnummer.
Kunde	Name des Kunden.
Standort Kunde	Der Ort, an dem der Kunde registriert ist (in den Kundendaten).
Standort Rechnung	Der Ort, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Rechnungsart	Rechnungstyp für den Kunden
Offen	Offener Betrag für diese Rechnung.
Datum	Rechnungsdatum.
X	Anzahl der Erinnerungen.
Verzugstage	Anzahl an Tagen seit dem Rechnungsdatum.
Zeitraum Mahnung	Anzahl an Tagen seit der letzten Erinnerung.
Bemerkungen	Hier wird das Folgende angezeigt (basierend auf den gespeicherten Daten); 1) das Land des Kunden, wenn er im Ausland lebt; 2) „Anmerkungen für die Debitorliste“ auf der Rechnung; 3) „Beschreibung“ aus der Rechnung.