Hoe kan ik mijn debiteuren herinneren?

Elke dierenkliniek heeft met debiteuren te maken. Na het lezen van dit artikel ben je in staat om je debiteuren te herinneren.

Voordat je begint

  • Controleer of er standaardbrieven/e-mails/sms-teksten zijn aangemaakt, die gebruikt zullen worden om de debiteuren te herinneren. Je vindt de teksten in de Content Designer.
  • Zorg ervoor dat de brieven de categorie “debiteuren brief” hebben en de SMS berichten de categorie “debiteuren sms”. De context voor zowel brieven als SMS berichten moet ingesteld zijn op “debiteuren”.
  • Om debiteuren te kunnen beheren, heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
  • Verwerk eerst betalingen van debiteuren die via de bank zijn voldaan, voordat je verder gaat.

Stappenplan

  1. Ga naar > Financieel > Debiteuren.
  2. Standaard wordt een overzicht getoond met de debiteuren van de huidige dag.

  3. Bovenaan zijn filteropties beschikbaar om te bepalen welke facturen getoond worden. Standaard zal je huidige locatie (waarop je bent ingelogd in Animana) ingevuld staan bij het veld “factuur locatie” in de filteropties. Lees hier meer over de filteropties.

    We adviseren om de filteroptie “toon facturen x keer herinnerd” te gebruiken en dan van 6 keer herinnerd terug te werken naar 0 keer herinnerd. Als dat niet gedaan wordt, maar van 0 keer herinnerd wordt gewerkt naar 6 keer herinnerd, zal een cliënt die nog 0 keer herinnerd is aan het begin van je sessie, tegen het einde van je sessie 6 keer herinnerd zijn.

  4. Selecteer aan de linkerzijde de cliënten die je wilt herinneren door ze aan te vinken.
  5. Scroll naar beneden en selecteer de methode die je wilt gebruiken om de herinneringen te versturen.

    Afhankelijk van de geselecteerde methode, zullen de daaropvolgende menuopties meeveranderen. Klik hieronder op je gekozen methode om te lezen wat de vervolgstappen zijn.

    +-SMS
    Hier kun je een kort sms-bericht versturen naar de debiteuren om ze te herinneren aan de open facturen.

    • Kies sms-tekst: standaardteksten in dit dropdown menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer > Tabblad SMS.
    Hier kun je een e-mail versturen met de factuur in de bijlage.

    • Kies email-tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer.
      Opmerking: de bijgesloten factuur zal de tekst bevatten die je hebt ingesteld in > Algemene Instellingen > Algemene Instellingen > tabblad Factuur. Voor nieuwe facturen (0 keer herinnerd) zal de informatie uit het veld “factuurtekst” worden gebruikt. Voor herinnerfacturen zal de informatie uit het veld “factuurtekst herinnering” afgedrukt worden.
    • Stuur kopie via bcc naar: je kunt een BCC (blinde kopie) e-mailadres toevoegen om de herinnering aan te versturen.
    • Kies brief: kies of je als bijlage de gewone factuur wilt toevoegen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
    • Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet in de e-mail wilt tonen.
    Waarschuwing: als je veel debiteuren tegelijk herinnert via e-mail, kan er een melding verschijnen dat het verzenden te lang duurt en dat je het opnieuw moet proberen. Doe dit niet. Wacht tot de pagina klaar is met laden. Als je verder moet werken, open dan een nieuw tabblad of venster.

    • Kies tekst: teksten in dit dropdown-menu zijn aangemaakt in > Algemene Instellingen > Content Designer. Deze brief zal afgedrukt worden en niet de volledige factuur omvatten, alleen de bedragen.
    • Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”. Automatisch wordt het briefhoofd en briefvoet toegevoegd die staat ingesteld in de algemene instellingen.
    Met deze methode verstuur je alleen de factuur, zonder begeleidende brief.

    • Kies brief: kies of je de gewone factuur wilt versturen of de factuur waarin het woord “factuur” is vervangen door “eerste herinnering”, “tweede herinnering”, “derde herinnering” of “vierde herinnering”.
    • Print facturen gesorteerd op: selecteer of je de brieven wilt sorteren op “postcode”, “achternaam” of op “factuurnummer”.
    • Print briefhoofd en briefvoet: selecteer “ja” als je het briefhoofd en de briefvoet wilt afdrukken.
  6. Geef aan of je administratiekosten wilt toevoegen. Het bedrag dat hier wordt ingevuld is het totale bedrag administratiekosten dat gerekend wordt.
    Voorbeeld: je hebt in de vorige herinnering € 5,- administratiekosten gerekend en je wilt deze keer € 5,- extra administratiekosten rekenen. Dan vul je in dit veld € 10,- in, aangezien het vorige bedrag wordt overschreven met het bedrag dat hier wordt ingevuld.
  7. Selecteer of het aantal keer dat deze cliënten herinnerd zijn moet worden verhoogd.

    Let op: Als je ervoor kiest om het aantal keer herinnerd te verhogen en de verzending van de e-mail of de sms mislukt (door bijvoorbeeld een ongeldig telefoonnummer of e-mailadres), dan zal het aantal nog steeds verhoogd worden.
  8. Klik op Herinner.

Meer hierover

Hoe kan ik de filteropties gebruiken?

Er zijn verschillende filters beschikbaar om toe te passen op de lijst met openstaande facturen. Deze kunnen allemaal gecombineerd worden, behalve “schuld ouder/jonger dan” en “batch”; van deze twee kun je er maar een tegelijk gebruiken.

Naam veldOmschrijving
Toon facturen ... keer herinnerdHier kun je aangeven hoe vaak een herinnering is verstuurd. Indien je alleen facturen wilt zien waarvoor twee keer een herinnering is verstuurd, geef dan 2 in. Het maximum aantal dat je hier kunt invullen is zes keer.
OuderdomsanalyseMet dit veld kun je openstaande facturen filteren op ouderdom. De ouderdomsanalyse heeft standaard de volgende categorieën: 0-30, 31-60, 61-90, 91+ dagen oud.
Schuld ouder dan….
OF
Batch
Je kunt alleen een van de twee opties selecteren - dus niet allebei! Vink het filter aan dat je wilt gebruiken. Vervolgens dien je aan te geven hoe oud de schuld moet zijn. Het aantal dagen wordt berekend vanaf het moment dat de factuur is aangemaakt tot aan vandaag. Aantal dagen is dan vervolgens ook weer terug te zien onder de kolom "Factuur open"

Tevens is het ook mogelijk om een batch te selecteren die via de maandrekeningen is aangemaakt.
Filter op debiteuren Je kunt sommige debiteuren uitsluiten. Deze uitsluitingen worden aangegeven op de factuur via "Factuur bewerken".
Factuur locatieStandaard worden alle locaties getoond, maar via dit filter kun je een enkele locatie selecteren.
FactuurtypeHier kun je kiezen voor het tonen van een bepaald factuurtype.
Cliënt locatieHier kun je aangeven wat de locatie/plaats van de cliënt moet zijn.
Automatische IncassoHier kun je klanten met een automatische incasso opvragen of uitsluiten. Standaard worden beide getoond.
E-mailHier kun je klanten met of zonder e-mailadres opvragen. Standaard worden allen getoond.
MaandrekeningenHier kun je kiezen voor het opvragen of uitsluiten van maandrekeninghouders. Standaard worden allen getoond.
Sluit creditnota's uitHier kun je eventuele creditnota's aansluit. Standaard worden deze getoond.

De tabel ziet er als volgt uit:

Door op het factuurnummer te klikken wordt de betreffende factuur geopend.

Wat betekenen de kolommen?

Alle kolommen kunnen worden gesorteerd door op de kolomkop te klikken.

Column Omschrijving
@E-mail. Het @ teken wordt getoond als de client een email adres heeft in Client Data.
ClientClient naam
Client locatieDe locatie waar de cliënt op is geregistreerd in het Clientdata tabblad.
DatumFactuurdatum
Factuur locatieDe locatie waar de factuur gemaakt is
Factuur OpenHet aantal dagen dat de factuur open staat.
Factuurtype Factuurtype van de cliënt.
IAutomatische incasso. De I wordt getoond als de client toestemming heeft gegeven voor automatische incasso.
KostenAdministratiekosten van de laatste herinnering.
Laatste HerinneringHet aantal dagen dat de factuur oud is.
MMaandrekeninghouder. De M wordt getoond als de client maandrekeninghouder is.
NummerFactuurnummer
Open Open bedrag op de factuur.
OpmerkingDe volgende velden worden getoond (afhankelijk of ze gevuld zijn):

1) het land van de klant als de klant een adres in het buitenland heeft;
2) "opmerkingen debiteurenlijst" van de factuur;
3) "beschrijving" van de factuur
XAantal keer dat de factuur al herinnerd is.

Gerelateerde artikelen

    Heeft dit artikel geholpen?

    JaNee

    Wat kunnen wij aan dit artikel verbeteren?