Wil je in de toekomst ook deelnemen aan pilots? Meld je dan hier aan voor onze onderzoeksgroep.
Communiceren met je cliënten is een belangrijke activiteit die je de hele dag door doet, elke dag weer opnieuw. E-mailen is daar een belangrijk onderdeel van. Om e-mails rechtstreeks vanuit Animana te kunnen versturen, moet je eerst de e-mailinstellingen voltooien. Heeft jouw praktijk een eigen domeinnaam en wil je dat gebruiken om e-mails te versturen vanuit Animana? Dit artikel legt uit hoe je je uitgaande e-mailinstellingen voltooit in Animana.
Als je geen e-mails wilt versturen vanaf je praktijkdomein of je hebt geen praktijkdomein, dan is dit artikel niet op jouw situatie van toepassing. Lees dan dit artikel.
Voordat je begint
Om de uitgaande e-mailinstellingen te voltooien, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Stappenplan
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande E-Mail.
- Klik in de sectie Domeinen op Voeg domein toe.
- Voer in het veld “domeinnaam” het domein van je praktijk in en gebruik het formaat “voorbeeld.nl”. Vermeld geen “http://” of “www.” voor de domeinnaam.
Dit is de box titelTip: We raden aan om een subdomein te gebruiken. Dit is waarom. - Klik op Opslaan.
- Je ziet nu een pop-upscherm met DNS informatie. Elke rij in de tabel moet je instellen in de DNS-records van je praktijkdomein. Zie de gerelateerde artikelen voor instructies.
- Als alle DNS-records zijn toegevoegd aan je domein, moet je wachten tot ze zijn bijgewerkt. Dit proces kan tot 72 uur duren. Ondertussen kun je deze pagina Sluiten.
- Mocht je nog een domein willen toevoegen, klik dan op Voeg domein toe en volg stap 3-6 hierboven.
- Voer in de sectie “E-mail voor bezorgmeldingen” het e-mailadres in waarop je meldingen over bounces (onbezorgde e-mails) en spamklachten wilt ontvangen. Dit is waarom. Zorg ervoor dat je een e-mail adres toevoegt dat bij een van de domeinen uit stap 3 behoort.
- Klik op Opslaan.
Je kunt deze pagina nu gerust verlaten, terwijl je wacht op de validatie.
Tip: voeg een herinnering toe aan je agenda om de validatiestatus over 3 dagen te controleren. Hoe controleer ik de status?
Meer hierover
Waarom zou ik meldingen willen ontvangen over bounces en spamklachten?
Een “bounce” betekent dat een e-mail die je hebt verstuurd niet kon worden afgeleverd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren omdat het e-mailadres van de cliënt verkeerd is ingevoerd, diens mailbox vol is, of de mailserver van de cliënt de e-mail heeft geweigerd.
Een “spamklacht” betekent dat een cliënt een van je e-mails als spam heeft gemarkeerd.
Deze “bezorgmeldingen” zijn meestal de enige manier waarop je erachter komt dat een cliënt nooit een afspraakherinnering of bijvoorbeeld een factuur heeft ontvangen. Gebruik daarom een e-mailadres dat daadwerkelijk door iemand in de praktijk wordt gecontroleerd. Herhaalde bounces en spamklachten schaden ook de reputatie van je domein, waardoor toekomstige e-mails vaker in de spamfolder van cliënten terechtkomen.
Waarom zou ik een subdomein gebruiken?
We raden aan om een subdomein te gebruiken. Overweeg om in plaats van je hoofddomein (voorbeeld.com), een subdomein specifiek voor Animana te gebruiken, zoals mail.voorbeeld.com of dierenarts.voorbeeld.com.
Zo houd je het e-mailverkeer van Animana los van de rest van je domein. Gaat er iets mis met e-mail die vanuit Animana wordt verstuurd, zoals een reeks bounces of een spamklacht? Dan heeft dit alleen invloed op je subdomein en niet op je praktijkwebsite, je dagelijkse mailboxen of andere diensten op je hoofddomein.
Kan ik e-mails versturen terwijl ik wacht op de validatie?
Ja. Alles blijft gewoon werken terwijl je wacht.
Totdat je domein als gevalideerd wordt weergegeven, blijft Animana je e-mails op dezelfde manier versturen als voorheen: vanaf het standaard Animana-domein (@veterinarymail.com), met het antwoordadres dat is ingesteld bij het “van”-adres in je algemene instellingen. Je cliënten merken hier geen verschil van.
Pas zodra de status verandert naar Gevalideerd, begint Animana met het versturen van e-mails vanuit je eigen praktijkdomein.
Hoe controleer ik de validatiestatus van een domein?
Na het volgen van de bovenstaande stappen, kun je als volgt de validatiestatus van je domein controleren:
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande E-Mail.
- In de sectie Domeinen zie je de status in de tweede kolom.
Er zijn drie mogelijke statussen:
| Status | Wat het betekent | Wat je moet doen |
|---|---|---|
| Gevalideerd | Animana heeft alle vereiste DNS-records gevonden. Het domein van je praktijk is gereed voor gebruik. | Niets. E-mails worden nu automatisch vanuit je eigen praktijkdomein verstuurd en verschijnen in de bijbehorende onderdelen van Animana. |
| In behandeling | Animana heeft nog niet alle vereiste DNS-records gevonden. Dit is normaal in de eerste 72 uur na het toevoegen ervan. | Wacht. Staat de status na 72 uur nog steeds op In behandeling? Raadpleeg dan de stappen voor probleemoplossing hieronder. |
| Mislukt | De validatie is niet gelukt. | Beweeg met je muis over de status om de reden te zien, en volg vervolgens de stappen voor probleemoplossing hieronder. |
Wat moet ik doen als de validatie mislukt of in behandeling blijft staan?
- Zoek uit waarom. Beweeg met je muis over de status “Mislukt” om een tooltip met de reden te zien.
- Controleer je DNS-records. De meest voorkomende oorzaken zijn een record dat niet is opgeslagen, een typfout in een recordwaarde, of een record dat bij het verkeerde domein of subdomein is ingevoerd. Vergelijk elk record in de DNS-instellingen van je domein letter voor letter met de records die in Animana worden weergegeven. Wordt je website of domein door een externe partij beheerd? Betrek deze partij dan op dit punt.
- Corrigeer de records bij je domeinnaamprovider.
- Genereer de DNS-records in Animana opnieuw. Na een mislukte validatie moet je een nieuwe set DNS-records genereren: open het domein via Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande e-mail en kies ervoor om de records opnieuw te genereren. Voeg de nieuwe records toe aan je domein en vervang de eerdere records.
- Wacht opnieuw. DNS-wijzigingen kunnen tot 72 uur duren voordat ze van kracht worden. Controleer de status daarna nogmaals.
Gedurende dit hele proces blijven je e-mails via het Animana-domein verstuurd worden, zodat de communicatie met je cliënten niet wordt onderbroken.
De terminologie uitgelegd
Bij het instellen van uitgaande e-mail worden veel termen gebruikt. Hieronder vind je een lijst met gebruikte termen en een uitleg daarvan.
| Term | Wat het betekent |
|---|---|
| Domein | Je adres op internet, zoals voorbeeld.nl. Stel je internet voor als een grote stad met miljoenen huizen (websites). Elk huis heeft zijn eigen adres (domeinnaam). |
| Subdomein | Een apart onderdeel van je domein, geschreven vóór het domein. Bijvoorbeeld mail.voorbeeld.nl. Zie het als een aparte ingang van hetzelfde gebouw, met zijn eigen naambordje. |
| Domeinnaamprovider | Het bedrijf waar je je domeinnaam huurt en waar je de instellingen ervan beheert. Vergelijkbaar met de makelaar die je het adres (de domeinnaam) heeft verkocht. Zij bouwen het huis (de website) niet, maar bepalen wel aan wie het adres toebehoort. |
| Website provider | Het bedrijf dat je website host en beheert. De bouwer in plaats van de makelaar. Vaak, maar niet altijd, hetzelfde bedrijf als je domeinnaamprovider. |
| DNS-records | DNS-records, of Domain Name System-records, zijn instellingen bij je domeinnaamprovider die aangeven waar internetverkeer en e-mail voor je domein naartoe moeten. Vergelijkbaar met de straatnaamborden bij de ingang van je straat. |
| CNAME record | Een CNAME-record, of Canonical Name-record, is een DNS-record dat verwijst van de ene naam naar de andere. Een verkeersbord met de tekst "deze kant op naar…". |
| MX record | MX-records, of Mail Exchange-records, zijn DNS-records die aangeven welke mailserver e-mail voor je domein ontvangt. Een aantekening op het verkeersbord die aangeeft waar de post moet worden afgeleverd. |
| SPF record | Een SPF-record (Sender Policy Framework) is een DNS-record dat aangeeft welke mailservers e-mail mogen versturen namens je domein. Dit voorkomt dat iemand anders e-mail verstuurt die eruitziet alsof deze van jou komt, en laat de ontvangende partij weten dat Animana namens jou mag versturen. |
| DMARC record | DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) is een DNS-record dat e-mailproviders vertelt wat ze moeten doen met berichten die alleen doen alsof ze van jouw domein komen: weigeren, als spam vasthouden, of doorlaten en terugmelden. Het is te vergelijken met een briefje aan de postbode over hoe hij post moet behandelen die niet echt van jouw huis komt. Je kunt er maar één van achterlaten. Laat je twee briefjes achter, dan raakt de postbode in verwarring, negeert hij beide briefjes en laat hij alle post gewoon door. |
| Bounce | Een e-mail die niet kon worden afgeleverd en is teruggekomen. Meestal door een verkeerde of volle mailbox, of een ontvangende server die de e-mail heeft geweigerd. |
| Spamklacht | Een ontvanger heeft je e-mail in zijn mailprogramma als spam gemarkeerd. Zijn provider meldt dit terug, en te veel klachten maken het moeilijker voor al je e-mails om de inbox van cliënten te bereiken. |
Hoe verwijder ik een domein?
Let op: als je een domein verwijdert, kun je geen e-mails meer versturen vanaf dat domein. Als je het enige toegevoegde domein verwijdert, zullen geadresseerden e-mails ontvangen van het standaarddomein (bijv. info@veterinarymail.com) met een antwoordadres zoals ingesteld in het “van” adres in de algemene instellingen in Animana.
Als je een domeinnaam wilt verwijderen, kan dat als volgt:
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande E-Mail.
- In de sectie Domeinen zie je de lijst met geconfigureerde domeinen. Klik op het prullenbakicoon achter het domein dat je wilt verwijderen.
- Je wordt gevraagd om te bevestigen. Weet je zeker dat je het domein wilt verwijderen? Klik dan op Verwijderen.