Met de algemene instellingen in IDEXX Animana kun je de basis van je Animana account instellen. Alleen de beheerder heeft rechten om de algemene instellingen in het account aan te passen. Je krijgt toegang tot de instellingen via de knop Instellingen (het wieltje) in het menu rechts bovenaan.
Tabblad factuur
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > Tabblad factuur.
Factuurtekst
Deze tekst zal alleen verschijnen onder facturen die niet betaald zijn. Als een factuur al betaald en uitgeprint is, zal deze tekst niet onderaan de factuur te zien zijn.
Factuurtekst herinnering
Wanneer je je debiteuren een herinnering van de onbetaalde facturen wilt sturen via het debiteurenmenu (Extra > Financieel > Debiteuren), dan zal deze tekst verschijnen onder de herinneringsfactuur.
Kassabontekst
Als je een kassabonprinter gebruikt, zal de tekst die hier staat ingevuld onderaan de kassabon geprint worden. Hier kan bijvoorbeeld staan: ‘’Bedankt voor uw bezoek’’ of ‘’Fijne feestdagen!”.
Factuurtekst EU
Deze tekst wordt onderaan een onbetaalde factuur geprint van klanten die uit een ander EU-land komen. Deze tekst vervangt dan de factuurtekst (hierboven beschreven).
Factuurtekst Wereld
Deze tekst wordt onderaan een onbetaalde factuur geprint van klanten die niet uit een EU-land komen. Deze tekst vervangt dan de factuurtekst (hierboven beschreven).
Tabblad incasso
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Incasso.
Wanneer jouw praktijk gebruik maakt van automatische incasso’s zullen de volgende velden ingevuld moeten worden:
Naam
Hier vul je de naam van jouw bedrijf in.
Automatische incasso tekst
Hier kun je een speciale tekst invullen die geplaatst wordt onder een onbetaalde factuur van klanten die gebruik maken van een automatische incasso. Bijvoorbeeld: ‘’U hoeft deze factuur niet zelf over te maken, wij zullen de factuur automatisch incasseren.’’
Incasso afschrifttekst in
Hier kun je de codes van je bank invullen als je een batch met automatische incasso’s wil versturen. Met deze codes zullen je klanten geïmporteerde informatie (zoals het factuurnummer en de factuurdatum) op hun bankafschrift zien. De meest gebruikte codes zijn: ${factuur.nummer} en ${factuur.datum}.
Incasso afschrifttekst uit
Hier kun je de codes invullen die je van je bank krijgt (handig voor CAMT053/SWIFT) als je een batch gebruikt voor uitgaande automatische incasso’s. Met deze codes zie je geïmporteerde informatie zoals factuurnummers en factuurdata. De meest voorkomende codes zijn: ${factuur.nummer} en ${factuur.datum}.
IBAN
Vul hier het IBAN (Internationaal Bank Account Nummer) van je bedrijf in.
BIC
Vul hier de Bank Identificatie Code (BIC) in van je bedrijf.
KvK nummer
Als je geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, vul je hier je KvK-nummer in.
KvK subdossiernummer (4 cijfers)
Als je geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, vul je hier je subdossiernummer in. Als je dit nummer niet hebt, vul je 0000 in.
Factoringnummer Famed
Famed is een factoringsbedrijf. Als je gebruikt maakt van de diensten van Famed en je wilt dit koppelen aan je Animana account, kun je contact opnemen met ons Customer Support team, zij zullen het dan voor je instellen.
Factoringnummer DFA
DFA is een bedrijf dat helpt met facturering. Als je gebruikt maakt van de diensten van DFA en je wilt dit koppelen aan je Animana account, kun je contact opnemen met ons Customer Support team, zij zullen het dan voor je instellen.
Munteenheid
Selecteer hier de munteenheid die je gebruikt.
Btw-systeem
IDEXX Animana heeft 2 btw-systemen: een systeem gebaseerd op de factuurdatum (factuurstelsel) en een systeem gebaseerd op de betaaldatum (kasstelsel). Het verschil is dat je de btw afdraagt ofwel wanneer je een factuur aanmaakt, ofwel wanneer je een betaling ontvangt. Normaal gesproken staat je Animana account ingesteld als btw aangifte op basis van factuurstelsel. Deze instelling bepaalt de basis van je account en kan daarom niet makkelijk aangepast worden. Je stelt daarom bij het aanvragen van een Animana account het gewenste btw-systeem vast.
Tabblad papierformaat
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Papierformaat.
De instellingen met betrekking tot het papierformaat geven je de mogelijkheid om papierformaat, marges en lettergrootte/lettertype in te stellen voor je brieven, facturen en etiketten.
Papierformaat
Hier kun je je papierformaat, standaardmarges, lettergrootte en lettertype voor brieven en facturen instellen. Mocht je een briefhoofd en/of briefvoet ingevoerd hebben, dan heb je hier de keuze om deze uit te laten printen of niet. De marge boven en marge links geven je de mogelijkheid om de positie van het adres bovenaan je brieven en facturen te bepalen. Dit kan handig zijn als je enveloppen met een etiketvenster gebruikt.
Labelformaat
Hier kun je het formaat van uw etiketten instellen. Ook kan hier een standaard etikettekst ingevoerd worden (bijvoorbeeld de naam van de dierenkliniek en het telefoonnummer). Als je het veld etikettekst leeg laat, zal bovenaan elk etiket de naam van de praktijk, het adres en het telefoonnummer gedrukt worden.
Tabblad protocol
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Protocol.
Protocoltekst
De protocolvelden worden niet meer gebruikt.
Voettekst prijsindicatie
Hier kun je een standaard voettekst invullen, die onder je prijsindicaties wordt afgedrukt.
Autosave
Je kunt de autosave-functie gebruiken om te voorkomen dat je gegevens verliest wanneer je automatisch wordt uitgelogd. Om te activeren, selecteer je achter het veld “autosave” het keuzerondje voor “ja”. Vul de gewenste tijdsinterval in (in minuten) waarop data automatisch moet worden opgeslagen. De autosave-functie is van toepassing op de formulieren consult, dermatologie, e-mails, onderzoeksprotocollen paard, e-mailen van logboeken en visiteformulieren.
Petbase login
Het veld voor de petbase login wordt niet meer gebruikt.
Tabblad mailing
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Mailing.
E-mails die gestuurd worden vanuit het systeem moeten een geldig verzendadres hebben. Zorg ervoor dat een actief e-mailadres is ingevuld. Het e-mailadres moet ook toegevoegd worden in de locatie instellingen. Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen > Locaties, klik op een van de locaties en pas het e-mailveld aan. Klik op Opslaan zodra de aanpassingen zijn gedaan.
Sms actief
Het is mogelijk om sms’en vanuit Animana naar je klanten te versturen. De standaardinstelling is actief (ja). Om gebruik te maken van deze functionaliteit worden geen extra kosten in rekening gebracht, behalve voor de daadwerkelijk verzonden berichten. De extra kosten worden dan in rekening gebracht op je maandelijkse factuur. Je kunt contact opnemen met je accountmanager over de exacte kosten. Als je deze optie wilt uitschakelen, zodat er achter sms actief nee komt te staan, kun je contact opnemen met ons Customer Support team. Opmerking: sms’en zijn dan zichtbaar en actief in de menu’s in Animana, maar het is niet mogelijk om de sms’en daadwerkelijk te versturen.
Sms-verzender
Op het moment dat je klanten een sms van je ontvangen, zullen zij de tekst die hier is ingevoerd zien als de afzender. Hier kun je dus bijvoorbeeld de naam van je praktijk invullen. Er zit een limiet aan het aantal karakters dat je kunt invullen. Opmerking: ontvangers kunnen niet reageren op de sms. De velden fax service code, fax service email en sipprovider zijn momenteel niet in gebruik.
Selecteer standaard “Verstuur kopie naar afzender”
Wanneer je een e-mail opstelt vanuit een van een patiënt- of cliëntdossier, kun je via een selectievakje in het e-mailscherm een BCC-kopie van die e-mail naar het eigen e-mailadres (verzendadres) van je praktijk sturen. Hier bepaal je of dit selectievakje standaard is aangevinkt. De standaardinstelling is “aan” (het selectievakje “ja” is standaard aangevinkt).
Tabblad nieuwe client validatie
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Nieuwe client validatie.
Wanneer nieuwe klanten worden toegevoegd in het systeem, is het mogelijk om een validatie (verplichte bevestiging) aan te zetten op de volgende velden:
- geboortedatum
- e-mail (validatie is standaard ingesteld)
- BSN (Burger Service Nummer)
Als zo’n validatie staat ingesteld en een nieuwe klant wordt toegevoegd in het systeem, zal een pop-up melding verschijnen als het betreffende veld niet is ingevuld. Opmerking: het is mogelijk om de pop-up melding te negeren (sluit de pop-up) en de nieuwe klant op te slaan zonder de verplichte velden in te vullen. Als je gebruik wilt maken van deze instellingen, kun je contact opnemen met ons Customer Support team.
Tabblad Anders
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Anders.
Dit overzicht geeft je de mogelijkheid om een aantal specifieke instellingen in je Animana account te zien. Mocht je hier andere instellingen willen, dan kun je contact opnemen met ons Customer Support team.
BTW-nummer
Dit is je btw-nummer zoals het momenteel is ingevoerd in het systeem.
Timezone
Je huidige tijdzone.
DICOM module
Dit is een module die DICOM afbeeldingen (Digital Imaging and Communications in Medicine) van je digitale röntgenmachine koppelt aan je patiëntdossiers in Animana. Deze module staat standaard uit. Voor het gebruik van deze module worden (abonnements)kosten in rekening gebracht. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je accountmanager.
Clientcard Module
Dit is een module waarbij je klanten punten kunten sparen. Als je deze module gebruikt, staat deze status op aan. Voor het gebruik van deze module worden (abonnements)kosten in rekening gebracht. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je accountmanager.
Tabblad automatische uitlogtijd
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Automatische uitlogtijd.
Je wordt automatisch uitgelogd uit Animana na een ingestelde inactieve periode. De sessie kan verlengd worden door je wachtwoord in te geven. De automatische uitlogtijd is door de beheerder van het account in te stellen, de opties zijn 10, 20, 30 of 60 minuten.
Tabblad Producten
Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen > tabblad Producten.
De optie “Blokkeer het toevoegen van producten aan de factuur als de voorraad onvoldoende is” zorgt ervoor dat je geen producten kunt toevoegen aan een factuur als de batch-/voorraadhoeveelheid van die producten kleiner is dan de hoeveelheid die je wilt verstrekken.
Dit geldt niet voor klantbestellingen en prijsindicaties.