Animana houdt gedurende de dag alle transacties bij, zodat aan het einde van de dag een specifiek bedrag wordt verwacht op het pinapparaat en in de kassa. Dit artikel legt uit wat de oorzaken en oplossingen zijn voor positieve pinverschillen in het dagoverzicht.

Voordat u begint

Oorzaken en oplossingen voor positieve pinverschillen

Doet u een kastelling en blijkt er een positief pinverschil te zijn ontstaan, dan ziet u de volgende rode waarschuwing:

Onthoud dat uw pinapparaat altijd gelijk heeft. Het bedrag dat het pinapparaat aangeeft dat betaald is, is altijd het bedrag dat daadwerkelijk met pin betaald is. Dus per definitie is het zo dat een pinverschil in Animana veroorzaakt wordt door het foutief registreren van een betaling in Animana. Deze fouten treden doorgaans op door een van de onderstaande redenen:

1: Het pinbedrag is niet correct ingevuld

Oplossing: Controleer of het pinbedrag op het pinapparaat overeenstemt met het bedrag dat is ingevoerd in het veld “PIN” in het dagoverzicht ( > Financieel > Dagoverzicht).

Deze fout kan gecorrigeerd worden door het bedrag aan te passen en op Opslaan te klikken.

2: Het tijdstip van de kastelling is niet juist

Zet het tijdstip van de kastelling op een tijd na de laatste transactie, om ervoor te zorgen dat alle transacties in het dagoverzicht worden getoond. Heeft u een correctie doorgevoerd in een van de transacties, vergeet dan niet om de tijd van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen naar enkele minuten later dan het tijdstip waarop de laatste correctie is uitgevoerd.

Om te corrigeren, past u de tijd aan door te klikken op het uur en/of de minuten en selecteert u een later tijdstip in het dropdown menu. Klik vervolgens op Opslaan.

3: Een factuur is met pin betaald maar is afgeslagen als zijnde betaald met een ander betaalmiddel

Vergelijk de bedragen op de uitdraai met betalingen van het pinapparaat met de lijst van betalingen in de sectie “Betalingen” van het dagoverzicht. Er staan waarschijnlijk meer pinbetalingen op het pinapparaat dan er in Animana staan. Zoek naar een factuur in de lijst die is afgeslagen als zijnde betaald met een ander betaalmiddel dan pin, maar die wel met pin betaald is (controleer het bedrag om te bepalen welke factuur het is).

Doorloop de volgende stappen om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het cliëntdossier te gaan.
2. Klik op de betreffende factuur om deze te openen (in het voorbeeld: S-2018-0035).
3. Klik op het tabblad Betalingen.Klik op de betaling om de details te openen.

   

4. Corrigeer het betaalmiddel door op het dropdown menu te klikken en “PIN” te selecteren.
5. Indien nodig kunnen de andere velden ook bewerkt worden (betaaldatum, bedrag, beschrijving, etc).
6. Klik op Opslaan.
7. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

4: Een factuur is aangemaakt en betaald, maar niet afgeslagen

Als een factuur is aangemaakt en de betaling heeft via pin plaatsgevonden, maar is niet geregistreerd in Animana, dan zal de betreffende factuur in Animana nog als openstaande factuur bekend zijn. Om deze reden zal de factuur in de lijst staan bij de “Open Facturen” in het dagoverzicht.

Ga als volgt te werk om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het cliëntdossier te gaan.
2. Klik op de betreffende factuur om deze te openen (in het voorbeeld: factuur S-2018-0036). De factuur zal rood zijn omdat de factuur nog niet (volledig) betaald is.

   

3. Klik onderaan het scherm op de knop Betaling.
4. Selecteer de betaalmethode. In dit voorbeeld zou het “PIN” zijn.
5. Selecteer de factuur en controleer of het betaalmiddel “PIN” is. 
6. Klik op Opslaan.
7. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

5: Er is geen factuur gemaakt en de betaling is wel ontvangen maar niet geadministreerd

Heeft u een pinbetaling ontvangen, maar bent u vergeten om een factuur aan te maken en ook om de betaling in Animana te registreren, dan is er geen factuurnummer. In dit geval, zullen de producten toegevoegd zijn aan een patiënt (of koppel) en zijn ze terug te vinden in de sectie “Ongefactureerd” in het dagoverzicht. Deze sectie staat helemaal onderaan de pagina van het dagoverzicht.

Doorloop de volgende stappen om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het tabblad “Ongefactureerd” van deze cliënt te gaan.
2. Klik op Maak Factuur. 
3. Selecteer de betaalmethode. In dit voorbeeld zou het “PIN” zijn.
4. Selecteer de factuur en controleer of het betaalmiddel “PIN” is. 
5. Klik op Opslaan.
6. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

6: Er is gisteren nog een pinbetaling gedaan na de kastelling

Animana gebruikt een kastelling voor het dagoverzicht in plaats van een dagtelling. Dit betekent dat geteld wordt van kastelling tot kastelling, niet van dag tot dag.

Om deze reden kan een positief pinverschil ook veroorzaakt worden door een pinbetaling die de vorige dag heeft plaatsgevonden, maar na de kastelling van gisteren. In dat geval is de betaling gisteren geregistreerd, maar moet in de kastelling van vandaag worden meegenomen.

Als dit aan de hand is, kunt u het bedrag in het veld “PIN” aanpassen en op Opslaan klikken.

Gerelateerde artikelen

• Hoe doe ik een kastelling aan het einde van de dag?
• Hoe corrigeer ik fouten in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een negatief pinverschil in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een positief kasverschil in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een negatief kasverschil in het dagoverzicht?
• Hoe boek ik een kassabon?
• Hoe boek ik een kasopname?