Animana houdt gedurende de dag alle transacties bij, zodat aan de einde van de dag een specifiek bedrag wordt verwacht op het pinapparaat en in de kassa. Aan het einde van iedere werkdag wilt u zeker weten dat het bedrag in de kassa en het eindbedrag op het pinapparaat ook daadwerkelijk overeenstemmen met de transacties zoals deze zijn geregistreerd in Animana. Anders ontstaat er een kas-/pinverschil. Dit artikel legt uit hoe u deze controle in Animana kunt uitvoeren.
Opmerking: Animana gebruikt een kastelling voor het dagoverzicht in plaats van een dagtelling. Dit betekent dat geteld wordt van kastelling tot kastelling, niet van dag tot dag.
Voorbeeld: als u een kastelling doet op vrijdagavond om 18:00 uur en u heeft in het weekend een spoedpatiënt, dan is het geen enkel probleem dat u de volgende kastelling op maandag doet. De kastelling op maandag omvat dan alle transacties die gemaakt zijn ná vrijdagavond 18:00 uur.
Voordat u begint
Om het dagoverzicht te kunnen inzien heeft u de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen worden aangepast in 
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Dagoverzicht. - Selecteer bovenaan de juiste datum en klik op Toon Dagoverzicht.
This is box titleHet is essentieel dat de volgende stappen in de beschreven volgorde worden uitgevoerd, anders kunnen er fouten ontstaan.
- Scroll naar beneden en klik op Boek Bonnetje (als er kassabonnen in de kassalade aanwezig zijn). Kijk nog niet naar de sectie “Kastelling”, daar komen we nog op terug. Lees hier hoe een kassabon geboekt moet worden.
- Klik op Boek Kasopname als u geld uit de kassa gaat afstorten naar de kluis. Lees hier hoe een kasopname geboekt moet worden.
- Vul nu pas bovenaan de sectie “Kastelling” in. Vul het aantal munten en briefgeld in (dus niet de waarde ervan). Het betreft het geld dat over is nadat er eventueel geld is afgestort naar de kluis. Klik nog niet op opslaan.
Opmerking: het bedrag dat hier is ingevuld, is tevens het startbedrag van de kassa van de volgende dag. - Vul nu het totaalbedrag van het pinapparaat in in het veld “PIN”.
Opmerking: als de laatste kastelling niet gisteren was, moet u (indien er wel betalingen hebben plaatsgevonden) de totalen van het pinapparaat van elke dag na da laatste kastelling bij elkaar optellen. - Controleer de tijd van de kastelling.
Opmerking: zorg ervoor dat het hier vermelde tijdstip alle transacties omvat die meegeteld moeten worden in de kastelling. Als u nu nog een transactie uitvoert (bijvoorbeeld een betaling van een factuur registreert) en het tijdstip van de kastelling niet aanpast tot enkele minuten na deze transactie, zal deze transactie niet meegenomen worden in de kastelling en zal er dus een kasverschil ontstaan in Animana. - Klik op Opslaan.
Het is heel normaal dat na het opslaan een kas- of pinverschil wordt gemeld. Lees hier hoe u fouten in het dagoverzicht kunt corrigeren.
Meer hierover
Overzicht van alle transacties
Onderaan de pagina geeft Animana een overzicht van alle transacties:
De eerste alinea toont hoeveel geld er is ontvangen sinds de laatste kastelling. Dit bedrag ontstaat door het totaal ontvangen cashbedrag sinds de laatste kastelling op te tellen bij het totaal ontvangen pinbedrag sinds de laatste kastelling:
De tweede alinea toont hoeveel geld er vandaag is ontvangen. Dit bedrag ontstaat door het totaal ontvangen cashbedrag van vandaag op te tellen bij het totaal ontvangen pinbedrag van vandaag:
Aan de rechterzijde is tevens het totaalbedrag van onvolledig betaalde facturen te zien sinds de vorige kastelling. Dit toont het totaalbedrag van facturen die deels betaald zijn sinds de vorige kastelling:
Andere betaalopties
Zijn er meerdere betaalopties dan alleen contant en pin (bijvoorbeeld cheques, credit card of vouchers), dan kunt u het totaal controleren onderaan het dagoverzicht. Voor een correcte kastelling, zouden deze moeten overeenkomen met de waarde van “totaal ontvangen (sinds vorige kastelling)”.
Meer dan één kastelling per dag
Het is mogelijk om een kastelling te doen voor elke dienstwissel gedurende de dag. De eerste kastelling is hetzelfde. In de daaropvolgende kastellingen, moet de tijd aangepast worden naar de tijd van de kastelling. Per dag wordt maar één kastelling opgeslagen, te weten de laatste (opgeslagen) kastelling. Het is verstandig om elke kastelling uit te printen, om te kunnen herleiden waar eventuele verschillen zijn ontstaan.
Het dagoverzicht printen
We adviseren het dagoverzicht uit te printen (of op te slaan als PDF). Op een later moment kunnen veranderingen worden aangebracht in het dagoverzicht, die de eerdere kastelling zullen overschrijven.
Opmerking: het gebruik van toegangsrollen kan nuttig zijn in het blokkeren van bepaalde opties.
Hoe moet ik de details van de huidige kastelling lezen?
In het midden van de pagina, onder de knop Opslaan, staat een overzicht met de gegevens van de huidige kastelling:
Zodra een kastelling is opgeslagen, kan dit overzicht veranderen. Hieronder staat uitgelegd wat elke regel in dit overzicht betekent:
| Veld | Beschrijving |
| Vorige kastelling DD-MM-J J J J om UU:MM | Hoeveel contant geld was er in de kassalade na de vorige kastelling. De vermelde datum en tijd geven aan wanneer de vorige kastelling is opgeslagen. |
| Transacties na vorige kastelling | Totaalbedrag aan transacties na de vorige kastelling. |
| Transacties vandaag (voor kastelling van vandaag) | Totaalbedrag aan transacties vandaag. |
| Totaal verwacht in kassalade | Totaalbedrag aan contant geld dat Animana in de kassalade verwacht. Dit verwachte totaalbedrag is gebaseerd op de kastelling die bovenaan deze pagina is uitgevoerd. |
| Kastelling vandaag (om UU:MM) | Hoeveel contant geld was er beschikbaar in de meest recente kastelling van vandaag. Deze sectie wordt alleen getoond als er meerder kastellingen per dag worden uitgevoerd. |
| Geboekt kasverschil | Dit veld geeft aan of er sprake is van een kasverschil. De tekst wordt groen als er een positief verschil is of rood bij een negatief verschil. |
| In de kas aanwezig einde dag | Dit is het totaalbedrag aan contant geld dat Animana in de kassa verwacht aan het einde van de definitieve kastelling van de dag. |