Hoe voer ik een correctie uit op een bestaande factuur?

Elke dierenkliniek heeft te maken met cliënten die producten terugbrengen en restitutie willen, ook worden er wel eens fouten gemaakt waardoor een factuur gecorrigeerd moet worden. In dit artikel wordt in twee scenario’s uitgelegd hoe de functionaliteit ‘creditfactuur’ gebruikt kan worden om met deze situaties om te gaan. Het eerste scenario zal uitleg geven hoe de creditfactuur in essentie werkt door slechts een of enkele producten te crediteren. Dit scenario is ideaal indien er kleine correcties gemaakt moeten worden. Het tweede scenario zal uitleggen hoe een factuur volledig gecrediteerd kan worden en hoe er tegelijkertijd een nieuwe factuur aangemaakt kan worden met producten die in de vorige factuur stonden vermeld.

Voordat u begint

  • Om een retour, terugbetaling of factuurcorrectie op een product uit te voeren, moet er een factuur zijn met het originele product.
  • Als u op dit moment van een oud systeem aan het overstappen bent naar Animana, kan dit het onderstaande proces beïnvloeden. Neem contact op met uw Customer Success Manager als u vragen heeft.

Stappenplan

Instructionele video

Scenario 1: Het aanbrengen van een of enkele correcties

  1. Ga naar het cliëntdossier en open de originele verkoopfactuur voor het product dat u wilt retourneren, terugbetalen of corrigeren.
    Tip: als u moeite heeft om de juiste factuur te vinden, zoek het product dan in het patiëntdossier, controleer de datum naast het product, ga terug naar het cliëntdossier en zoek de factuur die op/rond die datum is aangemaakt.
  2. Klik op Creditfactuur.

  3. De datum van deze creditfactuur wordt standaard ingesteld op vandaag. U heeft toestemming nodig om de datum van de creditfactuur te kunnen wijzigen.

    De datum kan niet worden gewijzigd in een datum vóór de oorspronkelijke factuurdatum.
  4. Standaard wordt uw naam ingevuld in het veld “Crediteerd door”. U heeft toestemming nodig om de naam in dit veld te kunnen wijzigen.
  5. Vermeld de reden voor de creditering van de factuur. Dit veld is verplicht om verder te kunnen gaan.

    Uw reden wordt voor elk gecrediteerd product automatisch toegevoegd in de kolom “Reden voor creditering”, zoals weergegeven in het bovenstaande screenshot. Indien nodig is het mogelijk om de reden van creditering per factuurregel te wijzigen.

  6. Selecteer de producten die gecrediteerd moeten worden door het vakje voor het product aan te vinken:

    Opmerkingen:
    – Als op de originele factuur een batchnummer en vervaldatum staat bij een product, is dit hier zichtbaar, maar kunt u deze niet bewerken.
    – Het is mogelijk om de datum per creditfactuurregel te wijzigen, maar de datum kan niet vóór de oorspronkelijke factuurdatum zijn.
  7. Controleer of de te crediteren hoeveelheid correct is in de kolom “aantal”. Pas indien nodig aan.
    Merk op dat u geen minteken voor het aantal hoeft te noteren.
    Het is niet mogelijk om meer te crediteren dan de hoeveelheid die op de originele factuur staat.
  8. Vink het vakje onder “Plaats terug in voorraad” uit als u het gecrediteerde product niet opnieuw opneemt in de voorraad.
  9. Klik op Creditfactuur Aanmaken om de creditfactuur meteen aan te maken.
    Als u op Preview Factuur klikt, worden de creditregels toegevoegd aan het tabblad “Ongefactureerd”, waar u producten kunt toevoegen en deze later kunt factureren.

  10. Klik op de juiste betaaloptie. 

  11. Klik op Opslaan.

Zodra u de aangemaakte creditfactuur opent, ziet u dat de factuur creditregels van de oorspronkelijke factuur bevat:

Scenario 2: Het volledig crediteren van een factuur en één opnieuw maken

In dit scenario is de gebruiker in kwestie vergeten om extra producten toe te voegen aan de factuur. Het is mogelijk om simpelweg een nieuwe factuur aan te maken voor de cliënt, maar dan zal de cliënt vertrekken met twee facturen voor één bezoek aan uw praktijk wat niet altijd wenselijk is.

  1. De gebruiker heeft de factuur geopend waar het om gaat en klik vervolgens op Creditfactuur.

  2. Ze zorgt dat de velden voor creditdatum, naam en reden zijn ingevuld.

  3. Ze klikt op Crediteren En Kopiëren:

  4. Er komt een pop-up tevoorschijn waarin wordt uitgelegd dat de betreffende factuur gecrediteerd zal worden en dat alle betreffende producten naar het tabblad “Ongefactureerd” gestuurd zullen worden. Ze klikt op Ja om door te gaan.
  5. Animana stuurt de gebruiker door naar het tabblad “Ongefactureerd” en vanaf daar kan ze opnieuw een factuur maken met de producten die meegenomen zijn uit de vorige factuur. Hier voegt ze de vergeten producten toe door te klikken op Product Toevoegen en de producten toe te voegen zoals ze dat normaal gesproken doet wanneer ze in een cliënt- of patiëntdossier zit.

  6. Zodra ze klaar is met het toevoegen van de producten klikt ze op Maak Factuur en verwerkt ze de betalingen zoals ze gewend is.

De creditfactuur en nieuwe factuur zullen beide zichtbaar zijn in het “Clientdossier”.

Meer hierover

Is het mogelijk om hetzelfde product meermaals te crediteren?

Het is mogelijk om hetzelfde product opnieuw te crediteren binnen een originele factuur, maar alleen als het totale aantal van de oorspronkelijke hoeveelheid nog niet is gecrediteerd.

Animana zal onthouden hoeveel van de oorspronkelijke hoeveelheid al is gecrediteerd en zal niet toestaan om meer dan de oorspronkelijke totale hoeveelheid te crediteren, zelfs niet als u de creditering meerdere malen uitvoert (bijvoorbeeld wanneer 10 zakken met voedsel werden verkocht en één voor één worden geretourneerd).

Als de totale hoeveelheid is gecrediteerd, dan kan wanneer de originele factuur wordt geopend en er op Creditfactuur wordt geklikt, het betreffende product niet meer worden gecrediteerd.

Wat gebeurt er als ik producten met een toeslag crediteer?

Mocht het zo zijn dat op de originele verkoopfactuur producten staan met een toeslag, dan kunt u tijdens het crediteren aangeven of het toegevoegd moet worden aan de creditfactuur door het vakje aan te vinken onder “Inclusief Toeslag”.

Dit is alleen mogelijk wanneer er een product is verkocht met toeslag en anders zal er “Geen toeslag” getoond worden.

Een uitleg van alle kolommen

Hieronder vindt u een uitleg van de beschikbare velden:

Datum (Factuurregeldatum) De datum van de factuurregel.
Naam De naam van het product zoals deze op de originele factuur staat.
Batchnummer Het batchnummer op het moment dat het product oorspronkelijk werd toegevoegd.
Verloopdatum De verloopdatum van het batchnummer van het product dat oorspronkelijk werd toegevoegd.
Aantal De hoeveelheid die wordt geretourneerd/terugbetaald of gecorrigeerd.
Plaats terug in voorraad Vink dit vakje aan of uit als u het artikel al dan niet terug in de voorraad wilt opnemen.
Reden voor creditering De reden waarom het product wordt geretourneerd/terugbetaald of gecorrigeerd. Kan uniek zijn voor elke individuele regel of de algemene reden die hierboven is toegevoegd.
Prijs Ex De oorspronkelijke prijs van het product exclusief btw (inclusief toeslag).
Prijs Incl De oorspronkelijke prijs van het product inclusief btw (inclusief toeslag).
Inclusief toeslag Geeft de mogelijkheid om de toeslag mee te berekenen in de creditfactuur.
Korting (%) De oorspronkelijke korting die van toepassing was op de verkoop van dit product.
Bedrag Het oorspronkelijke totaalbedrag van de factuurregel.
Btw Het oorspronkelijke btw percentage van de factuurregel.

Heeft dit artikel geholpen?


Indien u feedback wilt geven omtrent dit artikel, stuur dan een e-mail naar; idexx-animana-support-nl@idexx.com