Es ist möglich, sich alle Barverkäufe in einer Tagesübersicht anzeigen zu lassen, gehen Sie zu Extras > Finanzübersicht > Tagesübersicht. Animana zeigt automatisch den Kassenbestand von einer Tagesübersicht zur Nächsten an. Das heißt, wenn Sie den Kassenbestand an einem Freitag um 18:00 Uhr erfassen und am Wochenende Notdienst haben, dann könnten Sie die nächste Zählung am Montag machen. Die Tagesübersicht enthält dann alle Transaktionen, die nach Freitag 18.00 Uhr getätigt wurden.
Hinweis: Die gesetzlichen Regelungen in den einzelnen Ländern sind unterschiedlich. Teilweise ist ein tägliches Erfassen der Bareinnahmen und Barausgaben vorgeschrieben. Andernfalls muss ein zwingender geschäftlicher Grund dokumentiert werden.
Kassensturz (Kassenzählung) durchführen
Um unnötige Fehler durch Abweichungen zu vermeiden, sollten Sie unbedingt in folgender Reihenfolge vorgehen:
- Zahlungsausgang buchen
- Überweisungen vom Kassenbestand buchen (Geldtransit)
Kassenprüfung durch Nachzählen
- Tagesendsumme eingeben
- Uhrzeit überprüfen und Speichern
1. Zahlungsausgang buchen
Wenn Sie Geld aus der Kasse entnehmen, um beispielsweise Stempel oder Lebensmittel zu kaufen, muss diese Entnahme gebucht werden, damit sie in der Tagesübersicht erscheint. Bitte kontaktieren Sie den Customer Support für Tipps und genauere Informationen dazu.
2. Überweisungen vom Kassenbestand buchen (Geldtransit)
Wenn Sie mehr Geld in der Kasse haben als der Betrag, den Sie für den nächsten Arbeitstag brauchen und überschüssiges Geld aus der Kasse nehmen, buchen Sie dies bitte als Geldtransfer (in Animana: Überweisungen vom Kassenbestand buchen). Diese Option wird automatisch im Hauptbuch unter „1150 – Überweisung an Tresor“ dokumentiert. Weitere Informationen dazu finden sie in dem Artikel Überweisung an Tresor. Geben Sie den Betrag ein, den Sie aus der Kasse heraus oder einnehmen. Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu und klicken auf Speichern.
3. Kassenprüfung (durch Nachzählen)
Zählen Sie die Anzahl der Münzen und Geldscheine nach dem Geldtransit. Dies ist der Betrag, mit dem Sie am nächsten Tag starten.
4. Tagesendsumme eingeben
Geben Sie den gezählten Gesamtbetrag aus der Kasse ein. Wenn die letzte Zählung nicht am Tag zuvor stattgefunden hat, müssen Sie die Summe seit der letzten der letzten Zählung eingeben (siehe auch Hinweis oben).
5. Uhrzeit überprüfen und Speichern
Überprüfen Sie die Uhrzeit und klicken Sie auf Speichern. Sie sollten sicher sein, dass alle Transaktionen, die erfasst werden sollten, zu diesem Zeitpunkt durchgeführt sind.
Abweichungen
Es können verschiedene Typen von Differenzen auftreten, die durch eine Reihe von Fehlern verursacht werden können. Wenn Sie den Fehler selbst nicht finden können, kontaktieren Sie bitte den Customer Support.
Abweichungen Kassenbestand
Kassenbestandsdifferenzen werden in einem roten Warnfeld angezeigt und können häufig schnell gefunden und korrigiert werden. Vergleichen Sie die Liste der Kunden und Rechnungen mit den unten in der Tagesübersicht angezeigten Transaktionen oder mit den Zahlungsbelegen.
Abweichungen vom tatsächlichen Geldbestand
Abweichungen werden in rot oder grün angezeigt – je nachdem ob es ein Minus oder Plus ist. Beträge unter 10 Euro werden in schwarz angezeigt.
Abweichungen korrigieren
Unterschiede können verschiedenste Ursachen haben. Die häufigsten Ursachen sind:
- Kunde zahlt nicht den in Animana registrierten Betrag / Zahlungstyp ist nicht korrekt
Im folgenden Link finden Sie die Anleitung um den Zahlungstyp zu ändern/korriegieren.
- Zahlung wurde nicht registriert:
In diesem Fall könnte die Rechnung unter „Offene Rechnungen“ auf der rechten Seite unter der Tagesendsumme aufgelistet sein. Klicken Sie darauf, und fügen Sie die Zahlung hinzu.
- Rechnung wurde nicht erstellt und die Zahlung nicht registriert:
In diesem Fall werden die Produkte oder Leistungen, die zu einerm Patienten/einer Herde hinzugefügt wurden unter „Nicht fakturiert“ unten angezeigt (unter „Offenen Rechnungen“). Klicken Sie auf den Namen des Kunden > Kundenakte > Rechnung erstellen und fügen Sie die Zahlung hinzu.
- Zeitraum der Tagesübersicht ist nicht korrekt
Überprüfen Sie den Zeitraum für alle Transaktionen, die Sie die Kassenbestandszählung aufgenommen werden sollen. Stellen Sie die Zeit korrekt ein. Sobald die Differnezen aufgelöst sind, klicken Sie auf Speichern, um wieder zur Tagesübersicht zu gelangen. Das System korrigiert automatisch die Übersicht. Differenzen, die nicht behoben werden können, werden im Hauptbuch unter „4600 Abweichung Kasse“ verzeichnet.
Andere Zahlungsoptionen
Wenn Sie mehrere Zahlungsoptionen anbieten außer Bar- oder Kartenzahlung, wie z.B. Schecks, Kreditkartenzahlung oder Gutscheine können Sie diese Gesamtsummer unten in der Tagesübersicht überprüfen. Für einen korrekten Kassenabschluss sollte dieser Betrag mit dem unter „Summe Einnahme (seit der letzten Kassenprüfung)“ aufgeführten Betrag übereinstimmen
Mehrere Kassenzählungen pro Tag durchführen
Es ist möglich, nach jedem Personalwechsel im Laufe eines Tages einen Kassensturz durchzuführen. Die erste Zählung kann wie oben beschrieben durchgeführt werden. Bei den folgenden Zählungen müssen Sie die Uhrzeit zu der Uhrzeit des Kassensturzes umändern. Pro Tag wird nur eine Zählung gespeichert. Es ist daher ratsam, jede Kassenzählung zu drucken, um zurückverfolgen zu können, wo mögliche Unterschiede entstanden sind.
Tagesübersicht drucken
Wir empfehlen, die Tagesübersicht zu drucken (oder als PDF zu speichern). Wenn später Änderungen an der Tagesübersicht durchgeführt werden, überschreiben diese alle bisherigen Zählungen.
TIPP: Wenn Optionen blockiert sind, kann dies an den zugewiesenen Benutzerberechtigungen liegen. Die Zugriffsrechte können Sie unter Einstellungen (
) > Allgemeine Einstellungen > Funktionen verwalten festlegen.