Automatisierte Terminerinnerungen helfen, No-Shows zu reduzieren und Kunden informiert zu halten, ohne dass Sie einzelne Erinnerungen manuell versenden müssen. Sobald Sie Einstellungen für Terminerinnerungen erstellt haben, die festlegen, wann welche Erinnerung versendet wird, sendet Animana automatisch SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden – basierend auf den von Ihnen eingerichteten Kalenderkategorien und Versandzeitpunkten.

Bevor Sie beginnen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Einstellungen Terminerinnerungen.
2. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen.
3. Geben Sie im Feld „Regelname“ einen Namen für die Einstellung ein. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, anhand dessen Sie den Zweck leicht erkennen (z. B. „Gesundheitscheck – Erinnerung 1 Tag vorher“ oder „Operationshinweise“).
4. Wählen Sie aus, für welche Terminarten diese Erinnerung gilt:
   • Wählen Sie alle Terminarten aus, um diese Erinnerung für jeden Termin zu versenden.
   • Oder wählen Sie eine oder mehrere spezifische Terminart aus der Liste aus.
     Dies ist der Box-Titel

     Tipp: Erstellen Sie separate Einstellungen für Terminarten, die unterschiedliche Anweisungen erfordern. So kann eine Gesundheitskontrolle eine Erinnerung enthalten, eine Kotprobe mitzubringen, während bei einem Operationstermin darauf hingewiesen wird, dass der Patient nüchtern erscheinen muss.
5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Vorlage“ eine Kommunikationsvorlage aus. SMS- und E-Mail-Vorlagen werden getrennt angezeigt:
   • Wählen Sie eine SMS-Vorlage aus, um eine SMS zu versenden.
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, um eine E-Mail zu versenden.
     Dies ist der Box-Titel

     Hinweis: Es werden hier nur Vorlagen angezeigt, die in der Vorlagen-Editor mit dem Inhalt „Termin“ erstellt wurden. Stellen Sie sicher, dass die Vorlage die richtigen Informationen für diese Terminart enthält.
6. Legen Sie fest, wann die Erinnerung versendet werden soll:
   • „Sofort bei Buchung“: Die Erinnerung wird versendet, sobald der Termin erstellt wird.
   • „1 Tag vorher“: Die Erinnerung wird 24 Stunden vor dem Terminzeitpunkt versendet.
   • „1 Woche vorher“: Die Erinnerung wird 7 Tage vor dem Termin versendet.
     Dies ist der Box-Titel

     Tipp: Sie können auch Einstellungen erstellen, um Erinnerungen nach Terminen zu versenden. Dies ist nützlich für Folgekommunikation, wie z. B. Nachsorgehinweise.
7. Klicken Sie auf Erinnerungsregel erstellen, um die Einstellung zu aktivieren.

Mehr dazu

Wie viele Erinnerungen erhält ein Tierhalter?

Tierhalter erhalten eine Erinnerung für jede Einstellung für Terminerinnerungen, die auf ihren Termin zutrifft. Zum Beispiel:

• Eine Einstellung für alle Terminarten, die 1 Tag im Voraus versendet wird.
• Eine Einstellung für Gesundheitschecks, die 1 Woche im Voraus versendet wird.

In diesem Fall erhält der Tierhalter mit einem Termin für eine Gesundheitskontrolle beide Erinnerungen.

Was passiert, wenn ein Termin verschoben wird?

Wenn ein Termin verschoben wird und die Erinnerung noch nicht versendet wurde, wird der Versandzeitpunkt automatisch an das neue Datum und die neue Uhrzeit angepasst.

Wurde eine Erinnerung bereits versendet, bevor der Termin verschoben wurde, wird sie erneut für den neuen Termin versendet (sofern der Termin Ihren Einstellungen für Terminerinnerungen entspricht).

Was ist, wenn ich verhindern möchte, dass eine Erinnerung versendet wird?

Um zu verhindern, dass eine Erinnerung versendet wird, müssen Sie die gesamte Einstellung für Terminerinnerungen löschen. Das Markieren eines Termins als abgeschlossen oder storniert stoppt Erinnerungen nicht, da einige Einstellungen für die Kommunikation nach dem Termin vorgesehen sind.

Kann ich sehen, wie viele Erinnerungen für einen Termin versendet wurden?

Ja. Öffnen Sie im Kalender das Menü-Symbol (drei Punkte mit drei Linien) oben links im Kalender. Dort sehen Sie einen Zähler mit der Anzahl der versendeten Erinnerungen pro Termin (sowohl automatisch als auch manuell).

Kann ich terminspezifische Anweisungen aufnehmen?

Ja. In Kommunikationsvorlagen können Sie Anweisungen aufnehmen, die speziell für eine bestimmte Terminart gelten, zum Beispiel:

• Gesundheitschecks: Erinnerung, eine Kotprobe mitzubringen.
• Operationen: Anweisungen, das Tier nüchtern zu halten.

Erstellen Sie hierfür separate Vorlagen in der Vorlagen-Editor und verknüpfen Sie diese über Einstellungen für Terminerinnerungen mit der richtigen Terminart.

Kann ich eine Vorlage löschen, die in einer Einstellung für Terminerinnerungen verwendet wird?

Nein. Solange eine Kommunikationsvorlage in einer aktiven Einstellung für Terminerinnerungen verwendet wird, kann sie nicht gelöscht werden. Löschen Sie zuerst die entsprechende Einstellung.

Kann ich Erinnerungen direkt nach dem Planen versenden?

Wenn Sie bei der Einstellung für Terminerinnerungen „Direkt nach der Buchung“ auswählen, wird die Erinnerung versendet, sobald der Termin erstellt wird – auch wenn der Termin nahezu unmittelbar stattfindet.

Beispiel: Wenn ein Kunde spontan vorbeikommt und Sie einen Termin buchen, der in 5 Minuten beginnt, kann der Kunde sofort eine Erinnerung erhalten. Überlegen Sie, ob dies in den Workflow Ihrer Praxis passt.

Wie beeinflussen Zeitzonen den Versandzeitpunkt von Erinnerungen?

Erinnerungen werden basierend auf der in Animana eingestellten Zeitzone der Praxis versendet. Prüfen Sie, ob diese korrekt eingestellt ist, um sicherzustellen, dass Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt versendet werden.

Was ist, wenn ich noch keine Einstellungen für Terminerinnerungen eingerichtet habe?

Wenn keine Einstellungen für Terminerinnerungen erstellt wurden, werden keine automatisierten Terminerinnerungen versendet. Sie können Erinnerungen jedoch manuell aus dem Kalender versenden. Durch das Einrichten dieser Einstellungen automatisieren Sie den Prozess und sorgen für eine konsistente Kommunikation.

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