Automatisierte Terminerinnerungen helfen, No-Shows zu reduzieren und Kunden informiert zu halten, ohne dass Sie einzelne Erinnerungen manuell versenden müssen. Sobald Sie Einstellungen für Terminerinnerungen erstellt haben, die festlegen, wann welche Erinnerung versendet wird, sendet Animana automatisch SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden – basierend auf den von Ihnen eingerichteten Terminarten, Terminspalten und Versandzeitpunkten. Sie können Erinnerungen vor dem Termin, aber auch danach versenden, zum Beispiel für Nachsorgehinweise oder eine Bitte um Feedback.

Bevor Sie beginnen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Einstellungen Terminerinnerungen.
2. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen.
3. Geben Sie im Feld „Regelname“ einen Namen für die Einstellung ein. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, anhand dessen Sie den Zweck leicht erkennen (z. B. „Gesundheitscheck – Erinnerung 1 Tag vorher“ oder „Operationshinweise“).
4. Wählen Sie aus, für welche Terminarten diese Erinnerung gilt:
   • Wählen Sie alle Terminarten aus, um diese Erinnerung für jeden Termin zu versenden.
   • Oder wählen Sie eine oder mehrere spezifische Terminarten aus der Liste aus.
     Dies ist der Box-Titel

     Tipp: Erstellen Sie separate Einstellungen für Terminarten, die unterschiedliche Anweisungen erfordern. So kann eine Gesundheitskontrolle eine Erinnerung enthalten, eine Kotprobe mitzubringen, während bei einem Operationstermin darauf hingewiesen wird, dass der Patient nüchtern erscheinen muss.
5. Wählen Sie im Feld „Terminspalten“ aus, für welche Terminspalten diese Erinnerung gilt:
   • Wählen Sie alle Terminspalten aus, um die Erinnerung für Termine in jeder Spalte zu versenden, auch für Spalten, die Sie später hinzufügen.
   • Oder wählen Sie eine oder mehrere spezifische Terminspalten aus der Liste aus. Termine in Spalten, die Sie nicht auswählen, erhalten von dieser Einstellung keine Erinnerung.
   Dies ist der Box-Titel

   Tipp: Verwenden Sie eine Terminspalte für interne Termine, zum Beispiel für Verwaltungsaufgaben oder gesperrte Zeiten? Lassen Sie diese Spalte nicht ausgewählt.
6. Wählen Sie aus, für welche Tierarten diese Erinnerung versendet werden soll. Markieren Sie alle Tierarten, um diese Erinnerung für jede Tierart zu versenden.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Vorlage“ eine Kommunikationsvorlage aus. SMS- und E-Mail-Vorlagen werden getrennt angezeigt:
   • Wählen Sie eine SMS-Vorlage aus, um eine SMS zu versenden.
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, um eine E-Mail zu versenden.
     Dies ist der Box-Titel

     Hinweis: Es werden hier nur Vorlagen angezeigt, die in der Vorlagen-Editor mit dem Inhalt „Termin“ erstellt wurden. Stellen Sie sicher, dass die Vorlage die richtigen Informationen für diese Terminart enthält.
8. Legen Sie im Feld „Sendezeitpunkt“ fest, wann die Erinnerung versendet werden soll:
   • „Sofort bei Buchung“: Die Erinnerung wird versendet, sobald der Termin erstellt wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unten, wenn Sie möchten, dass auch nach der Verschiebung eines Termins sofort eine Erinnerung mit den neuen Terminangaben versendet wird.
   • „1 Tag im Voraus“: Die Erinnerung wird 1 Tag vor dem Termin versendet.*
   • „2 Tage im Voraus“: Die Erinnerung wird 2 Tage vor dem Termin versendet.*
   • „3 Tage im Voraus“: Die Erinnerung wird 3 Tage vor dem Termin versendet.*
   • „1 Woche im Voraus“: Die Erinnerung wird 7 Tage vor dem Termin versendet.*
   • „1 Tag danach“: Die Erinnerung wird 1 Tag nach dem Termin versendet, nur wenn der Termin den Status „Abgeschlossen“ hat.*
   • „2 Tage danach“: Die Erinnerung wird 2 Tage nach dem Termin versendet, nur wenn der Termin den Status „Abgeschlossen“ hat.*
   • „3 Tage danach“: Die Erinnerung wird 3 Tage nach dem Termin versendet, nur wenn der Termin den Status „Abgeschlossen“ hat.*
   • „1 Woche danach“: Die Erinnerung wird 7 Tage nach dem Termin versendet, nur wenn der Termin den Status „Abgeschlossen“ hat.*
9. Klicken Sie auf Erinnerungsregel erstellen, um die Einstellung zu aktivieren.

Die neue Regel wird nun in der Tabelle auf der Seite „Einstellungen Terminerinnerungen“ angezeigt. Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Um eine Regel zu aktivieren oder zu deaktivieren, verwenden Sie den Schalter in der Tabelle in der Spalte „Aktiv“.

* Das Feld „Versandzeit der Erinnerung“ auf der Seite „Einstellungen Terminerinnerungen“ (Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Einstellungen Terminerinnerungen) steuert die Tageszeit, zu der alle geplanten Erinnerungen versendet werden. Dies gilt global für alle Regeln, außer „Sofort bei Buchung“.

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Wie viele Erinnerungen erhält ein Tierhalter?

Tierhalter erhalten eine Erinnerung für jede Einstellung für Terminerinnerungen, die auf ihren Termin zutrifft. Zum Beispiel:

• Eine Einstellung für alle Terminarten, die 1 Tag im Voraus versendet wird.
• Eine Einstellung für Gesundheitschecks, die 1 Woche im Voraus versendet wird.

In diesem Fall erhält der Tierhalter mit einem Termin für eine Gesundheitskontrolle beide Erinnerungen.

Wofür kann ich Erinnerungen nach dem Termin verwenden?

Mit einer Erinnerung nach dem Termin können Sie Tierhaltern nach ihrem Besuch automatisch eine Nachricht senden. Den Inhalt bestimmen Sie in der Vorlage. Zum Beispiel Nachsorgehinweise, eine Zusammenfassung des Besuchs, eine Bitte um Feedback oder eine Zahlungserinnerung.

Wann wird eine Erinnerung nach dem Termin versendet?

Eine Erinnerung nach dem Termin wird am gewählten Tag nach dem Termin versendet, und zwar zu der Uhrzeit, die im Feld „Versandzeit der Erinnerung“ eingestellt ist. Bei „1 Tag danach“ erhält der Tierhalter die Erinnerung also am nächsten Tag, auch wenn der Termin spät am Tag stattgefunden hat. Die Erinnerung wird nur versendet, wenn der Termin zu diesem Zeitpunkt den Status „Abgeschlossen“ hat. Ist der Termin noch offen, storniert oder nicht zustande gekommen, wird keine Erinnerung versendet.

Eine neue Einstellung versendet keine Erinnerungen für Termine in der Vergangenheit. Sie gilt nur für Termine, die genau so viele Tage zurückliegen, wie eingestellt ist.

Kann ein Tierhalter den Termin zum Kalender auf seinem Telefon hinzufügen?

Ja. Bei E-Mail-Erinnerungen fügt Animana automatisch eine .ics-Datei hinzu. Dies ist eine Standard-Kalenderdatei mit den Termindaten, wie zum Beispiel:

• Datum und Uhrzeit des Termins
• der ausgewählte Terminstandort
• der Name der Praxis

Der Tierhalter öffnet den Anhang in der E-Mail auf seinem Telefon oder Computer und fügt den Termin so direkt zu seinem digitalen Kalender hinzu, zum Beispiel zu Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook. Dafür müssen Sie nichts einstellen. Die .ics-Datei wird nur an E-Mail-Erinnerungen angehängt. Bei SMS-Erinnerungen und bei Erinnerungen nach dem Termin wird keine .ics-Datei hinzugefügt.

Was passiert, wenn ein Termin verschoben wird?

Wenn ein Termin verschoben wird und die Erinnerung noch nicht versendet wurde, wird der Versandzeitpunkt automatisch an das neue Datum und die neue Uhrzeit angepasst.

Wurde eine Erinnerung bereits versendet, bevor der Termin verschoben wurde, wird sie erneut für den neuen Termin versendet (sofern der Termin Ihren Einstellungen für Terminerinnerungen entspricht).

Wie funktionieren Terminstandorte in Erinnerungen?

Beim Erstellen eines Termins können Sie im Feld „in“ einen Standort auswählen.

Mit Merge-Codes für Terminstandorte können Sie den ausgewählten Standort automatisch in SMS- und E-Mail-Erinnerungen aufnehmen.

Was ist, wenn ich verhindern möchte, dass eine Erinnerung versendet wird?

Um zu verhindern, dass eine Erinnerung versendet wird, müssen Sie die gesamte Einstellung für Terminerinnerungen löschen. Das Markieren eines Termins als abgeschlossen oder storniert stoppt Erinnerungen nicht, da einige Einstellungen für die Kommunikation nach dem Termin vorgesehen sind. Möchten Sie verhindern, dass Termine in einer bestimmten Terminspalte eine Erinnerung erhalten? Lassen Sie diese Spalte dann im Feld „Terminspalten“ der Einstellung nicht ausgewählt.

Werden Erinnerungen für stornierte Termine versendet?

Nein. Für Termine mit dem Status „Storniert“ werden keine Erinnerungen versendet.

Kann ich sehen, wie viele Erinnerungen für einen Termin versendet wurden?

Ja. Öffnen Sie im Kalender das Menüsymbol (drei Punkte mit drei Linien) oben links im Kalender. Dort sehen Sie die Spalte „Anzahl der Erinnerungen“ mit der Gesamtanzahl der versendeten Erinnerungen für jeden Termin (sowohl automatisch als auch manuell).

Wenn Sie auf die Zahl in der Spalte „Anzahl der Erinnerungen“ klicken, sehen Sie:

• eine Übersicht der versendeten Erinnerungen.
• das Versanddatum und die Versandzeit jeder Erinnerung.
• den verwendeten Kommunikationskanal, wie SMS oder E-Mail.

Diese Übersicht enthält sowohl automatisch als auch manuell versendete Erinnerungen. Nachrichten, die Sie mit einer Einstellung für Erinnerungen nach dem Termin versenden, werden in der Spalte „Anzahl der Erinnerungen“ nicht mitgezählt.

Kann ich terminspezifische Anweisungen aufnehmen?

Ja. In Kommunikationsvorlagen können Sie Anweisungen aufnehmen, die speziell für eine bestimmte Terminart gelten, zum Beispiel:

• Gesundheitschecks: Erinnerung, eine Kotprobe mitzubringen.
• Operationen: Anweisungen, das Tier nüchtern zu halten.

Erstellen Sie hierfür separate Vorlagen in der Vorlagen-Editor und verknüpfen Sie diese über Einstellungen für Terminerinnerungen mit der richtigen Terminart.

Kann ich eine Vorlage löschen, die in einer Einstellung für Terminerinnerungen verwendet wird?

Nein. Solange eine Kommunikationsvorlage in einer aktiven Einstellung für Terminerinnerungen verwendet wird, kann sie nicht gelöscht werden. Löschen Sie zuerst die entsprechende Einstellung.

Kann ich Erinnerungen direkt nach dem Planen versenden?

Wenn Sie bei der Einstellung für Terminerinnerungen „Direkt nach der Buchung“ auswählen, wird die Erinnerung versendet, sobald der Termin erstellt wird – auch wenn der Termin nahezu unmittelbar stattfindet.

Beispiel: Wenn ein Kunde spontan vorbeikommt und Sie einen Termin buchen, der in 5 Minuten beginnt, kann der Kunde sofort eine Erinnerung erhalten. Überlegen Sie, ob dies in den Workflow Ihrer Praxis passt.

Wie beeinflussen Zeitzonen den Versandzeitpunkt von Erinnerungen?

Erinnerungen werden basierend auf der in Animana eingestellten Zeitzone der Praxis versendet. Prüfen Sie, ob diese korrekt eingestellt ist, um sicherzustellen, dass Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt versendet werden.

Was ist, wenn ich noch keine Einstellungen für Terminerinnerungen eingerichtet habe?

Wenn keine Einstellungen für Terminerinnerungen erstellt wurden, werden keine automatisierten Terminerinnerungen versendet. Sie können Erinnerungen jedoch manuell aus dem Kalender versenden. Durch das Einrichten dieser Einstellungen automatisieren Sie den Prozess und sorgen für eine konsistente Kommunikation.

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