Geautomatiseerde afspraakherinneringen helpen no-shows te verminderen en houden cliënten geïnformeerd, zonder dat je handmatig afzonderlijke herinneringen hoeft te versturen. Zodra je regels voor afspraakherinneringen hebt aangemaakt, die bepalen wanneer welke herinnering moet worden verstuurd, verstuurt Animana automatisch sms- of e-mailmeldingen naar cliënten op basis van de door jou ingestelde agendacategorieën en verzendmomenten.
Voordat je begint
- Je hebt de toegangsrechten “herinneringen” nodig om regels voor afspraakherinneringen aan te maken en te beheren. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene instellingen > Beheer Toegangsrollen.
- Zorg dat je standaard communicatieteksten hebt aangemaakt in de Content Designer voordat je verder gaat. Deze sjablonen moeten worden aangemaakt met de context “afspraak” om beschikbaar te zijn in de instellingen voor afspraakherinneringen.
- Elke regel voor afspraakherinneringen die je maakt verstuurt een eigen herinnering. Houd hier rekening mee om te voorkomen dat huisdiereigenaren te veel meldingen ontvangen.
- Als er geen regels voor afspraakherinneringen zijn ingesteld, worden er geen geautomatiseerde herinneringen verstuurd. Je kunt herinneringen dan wel handmatig versturen vanuit de agenda.
- Er worden geen herinneringen verstuurd voor afspraken met de status “Geannuleerd”.
Stappenplan
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Regels afspraakherinnering.
- Klik op Maak nieuwe regel aan.
- Voer een naam in voor de regel in het veld “Regelnaam”. Kies een beschrijvende naam waarmee je het doel van de regel eenvoudig herkent (bijvoorbeeld “Gezondheidscontrole – herinnering 1 dag vooraf” of “Instructies voor operatie”).
- Selecteer op welke agendacategorieën deze herinnering van toepassing is:
- Kies alle agendacategorieën om deze herinnering voor elke afspraak te versturen.
- Of selecteer één of meerdere specifieke agendacategorieën uit de lijst. Dit is de box titelTip: Maak aparte regels voor agendacategorieën die verschillende instructies vereisen. Zo kan een gezondheidscontrole een herinnering bevatten om een ontlastingsmonster mee te nemen, terwijl een operatieafspraak zal vermelden dat de patiënt nuchter moet komen.
- Selecteer een communicatiesjabloon in de vervolgkeuzelijst “Sjabloon”. Sms- en e-mailsjablonen worden afzonderlijk weergegeven:
- Selecteer een sms-sjabloon om een sms te versturen.
- Selecteer een e-mailsjabloon om een e-mail te versturen. Dit is de box titelLet op: Alleen sjablonen die in de Content Designer zijn aangemaakt met de context “afspraak” worden hier weergegeven. Zorg ervoor dat het sjabloon de juiste informatie bevat voor deze agendacategorie.
- Stel in wanneer de herinnering moet worden verzonden:
- “Direct bij boeking”: herinnering wordt verzonden zodra de afspraak wordt aangemaakt.
- “1 dag van tevoren”: herinnering wordt 24 uur voor het tijdstip van de afspraak verstuurd.
- “2 dagen van tevoren”: herinnering wordt 48 uur voor het tijdstip van de afspraak verstuurd.
- “3 dagen tevoren”: herinnering wordt 72 uur voor het tijdstip van de afspraak verstuurd.
- “1 week van tevoren”: herinnering wordt 7 dagen voor de afspraak verstuurd.
- Klik op Herinneringsregel aanmaken om de regel te activeren.
De nieuwe regel verschijnt nu in de tabel op de pagina Regels Afspraakherinnering.
Om een regel te bewerken, klik je op het potlood-icoon ernaast. Om een regel in of uit te schakelen, gebruik je de schakelaar onder “Actief” in de tabel.
Opmerking: Het veld “Verzendtijd herinnering” bovenaan op de pagina Regels Afspraakherinnering bepaalt het tijdstip van de dag waarop alle geplande herinneringen worden verzonden. Dit geldt globaal voor alle regels, behalve “Direct bij boeking.”
Meer hierover
Hoeveel herinneringen ontvangt een huisdiereigenaar?
Huisdiereigenaren ontvangen één herinnering voor elke herinneringsregel die op hun afspraak van toepassing is. Bijvoorbeeld:
- Een regel voor alle afspraaktypes die 1 dag vooraf wordt verstuurd.
- Een regel voor gezondheidscontroles die 1 week vooraf wordt verstuurd.
In dit geval ontvangt de huisdiereigenaar met een gezondheidscontroleafspraak beide herinneringen.
Wat is een .ics-bestand en waar is het voor?
Bij e-mailherinneringen wordt automatisch een .ics-bestand toegevoegd met de afspraakgegevens, zoals:
- datum en tijd van de afspraak
- de geselecteerde afspraaklocatie
- de naam van de praktijk
Huisdiereigenaren kunnen dit bestand gebruiken om de afspraak direct toe te voegen aan hun digitale agenda.
Wat gebeurt er als een afspraak wordt verplaatst?
Als een afspraak wordt verplaatst en de herinnering nog niet is verzonden, wordt het verzendmoment automatisch aangepast aan de nieuwe datum en tijd.
Als een herinnering al is verstuurd voordat de afspraak werd verplaatst, wordt deze opnieuw gestuurd voor de nieuwe afspraak (mits de afspraak aan jouw regels voor afspraakherinneringen voldoet).
Hoe werken afspraaklocaties in herinneringen?
Bij het aanmaken van een afspraak kun je een locatie selecteren in het veld “Locatie”.
Met merge codes voor afspraaklocaties kun je de geselecteerde locatie automatisch opnemen in sms- en e-mailherinneringen.
Wat als ik wil voorkomen dat een herinnering wordt verzonden?
Om te voorkomen dat een herinnering wordt verzonden, moet je de gehele herinneringsregel verwijderen. Het markeren van een afspraak als afgerond of geannuleerd stopt herinneringen niet, omdat sommige regels bedoeld zijn voor communicatie na de afspraak.
Worden herinneringen verstuurd voor geannuleerde afspraken?
Nee. Herinneringen worden niet verstuurd voor afspraken met de status “Geannuleerd”.
Kan ik zien hoeveel herinneringen zijn verstuurd voor een afspraak?
Ja. Open in de agenda het menu-icoon (drie stippen met drie lijnen) linksboven in de kalender. Daar zie je de kolom “keer herinnerd”, met het totaal aantal verzonden herinneringen voor elke afspraak (zowel automatisch als handmatig).
Als je klikt op het cijfer in de kolom “Keer herinnerd” zie je:
- Een overzicht van verstuurde herinneringen.
- De verzenddatum en -tijd van iedere herinnering.
- Het gebruikte communicatiekanaal, zoals sms of e-mail.
Dit overzicht bevat zowel automatische als handmatig verstuurde herinneringen.
Kan ik afspraakspecifieke instructies opnemen?
Ja. In communicatiesjablonen kun je instructies opnemen die specifiek zijn voor een bepaald afspraaktype, zoals:
- Gezondheidscontroles: herinnering om een ontlastingsmonster mee te nemen.
- Operaties: instructies om het huisdier nuchter te houden.
Maak hiervoor aparte sjablonen aan in de Content Designer en koppel deze via herinneringsregels aan het juiste afspraaktype.
Kan ik een sjabloon verwijderen dat wordt gebruikt in een herinneringsregel?
Nee. Zolang een communicatiesjabloon wordt gebruikt in een actieve herinneringsregel kan het niet worden verwijderd. Verwijder eerst de herinneringsregel.
Kan ik herinneringen direct na het inplannen versturen?
Wanneer je bij de herinneringsregel “Direct na boeken” selecteert, wordt de herinnering verzonden zodra de afspraak wordt aangemaakt, ook als de afspraak vrijwel direct plaatsvindt.
Bijvoorbeeld: als een cliënt binnenloopt en je boekt een afspraak die over 5 minuten begint, kan de cliënt direct een herinnering ontvangen. Overweeg of dit past binnen de workflow van je praktijk.
Hoe beïnvloeden tijdzones het verzendtijdstip van herinneringen?
Herinneringen worden verstuurd op basis van de tijdzone van de praktijk zoals ingesteld in Animana. Controleer of deze correct is ingesteld om ervoor te zorgen dat herinneringen op het juiste moment worden verzonden.
Wat als ik nog geen herinneringsregels heb ingesteld?
Als er geen herinneringsregels zijn aangemaakt, worden er geen geautomatiseerde afspraakherinneringen verstuurd. Je kunt wel handmatig herinneringen versturen vanuit de agenda. Door herinneringsregels in te stellen, automatiseer je dit proces en zorg je voor consistente communicatie.