Geautomatiseerde afspraakherinneringen helpen no-shows te verminderen en houden cliënten geïnformeerd, zonder dat je handmatig afzonderlijke herinneringen hoeft te versturen. Zodra je regels voor afspraakherinneringen hebt aangemaakt, die bepalen wanneer welke herinnering moet worden verstuurd, verstuurt Animana automatisch sms- of e-mailmeldingen naar cliënten op basis van de door jou ingestelde agendacategorieën, afsprakenkolommen en verzendmomenten. Je kunt herinneringen sturen vóór de afspraak, maar ook erna, bijvoorbeeld voor nazorginstructies of een verzoek om feedback.
Voordat je begint
- Je hebt de toegangsrechten “herinneringen” nodig om regels voor afspraakherinneringen aan te maken en te beheren. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene instellingen > Beheer Toegangsrollen.
- Zorg dat je standaard communicatieteksten hebt aangemaakt in de Content Designer voordat je verder gaat. Deze sjablonen moeten worden aangemaakt met de context “afspraak” om beschikbaar te zijn in de instellingen voor afspraakherinneringen.
- Elke regel voor afspraakherinneringen die je maakt verstuurt een eigen herinnering. Houd hier rekening mee om te voorkomen dat huisdiereigenaren te veel meldingen ontvangen.
- Als er geen regels voor afspraakherinneringen zijn ingesteld, worden er geen geautomatiseerde herinneringen verstuurd. Je kunt herinneringen dan wel handmatig versturen vanuit de agenda.
- Er worden geen herinneringen verstuurd voor afspraken met de status “Geannuleerd”.
- Herinneringen na de afspraak worden alleen verstuurd voor afspraken met de status “Afgerond”. Zet afspraken in de agenda op “Afgerond” als je regels voor herinneringen na de afspraak gebruikt.
Stappenplan
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Regels afspraakherinnering.
- Klik op Maak nieuwe regel aan.
- Voer een naam in voor de regel in het veld “Regelnaam”. Kies een beschrijvende naam waarmee je het doel van de regel eenvoudig herkent (bijvoorbeeld “Gezondheidscontrole – herinnering 1 dag vooraf” of “Instructies voor operatie”).
- Selecteer op welke agendacategorieën deze herinnering van toepassing is:
- Kies alle agendacategorieën om deze herinnering voor elke afspraak te versturen.
- Of selecteer één of meerdere specifieke agendacategorieën uit de lijst. Dit is de box titelTip: Maak aparte regels voor agendacategorieën die verschillende instructies vereisen. Zo kan een gezondheidscontrole een herinnering bevatten om een ontlastingsmonster mee te nemen, terwijl een operatieafspraak zal vermelden dat de patiënt nuchter moet komen.
- Selecteer in het veld “Afsprakenkolommen” voor welke kolommen deze herinnering geldt:
- Selecteer “Alle” om de herinnering te versturen voor afspraken in elke kolom, ook voor kolommen die je later toevoegt.
- Of selecteer één of meerdere specifieke afsprakenkolommen uit de lijst. Afspraken in kolommen die je niet selecteert, ontvangen geen herinnering van deze regel.
Dit is de box titelTip: Gebruik je een afsprakenkolom voor interne afspraken, zoals administratie of geblokkeerde tijd? Laat die kolommen dan ongeselecteerd.
- Selecteer voor welke diersoorten deze herinnering verstuurd moet worden. Vink alle diersoorten aan om deze herinnering voor elke diersoort te versturen.
- Selecteer een communicatiesjabloon in de vervolgkeuzelijst “Sjabloon”. Sms- en e-mailsjablonen worden afzonderlijk weergegeven:
- Selecteer een sms-sjabloon om een sms te versturen.
- Selecteer een e-mailsjabloon om een e-mail te versturen. Dit is de box titelLet op: Alleen sjablonen die in de Content Designer zijn aangemaakt met de context “afspraak” worden hier weergegeven. Zorg ervoor dat het sjabloon de juiste informatie bevat voor deze agendacategorie.
- Selecteer in het veld “Wanneer verzenden” wanneer de herinnering moet worden verzonden:
- “Direct bij boeking”: herinnering wordt verzonden zodra de afspraak wordt aangemaakt. Vink het vakje eronder aan als je wilt dat er ook na het verzetten van een afspraak meteen een herinnering wordt verzonden met de nieuwe afspraakgegevens.
- “1 dag van tevoren”: herinnering wordt 1 dag voor de afspraak verstuurd.*
- “2 dagen van tevoren”: herinnering wordt 2 dagen voor de afspraak verstuurd.*
- “3 dagen van tevoren”: herinnering wordt 3 dagen voor de afspraak verstuurd.*
- “1 week van tevoren”: herinnering wordt 7 dagen voor de afspraak verstuurd.*
- “1 dag erna”: herinnering wordt 1 dag na de afspraak verstuurd, alleen als de afspraak de status “Afgerond” heeft.*
- “2 dagen erna”: herinnering wordt 2 dagen na de afspraak verstuurd, alleen als de afspraak de status “Afgerond” heeft.*
- “3 dagen erna”: herinnering wordt 3 dagen na de afspraak verstuurd, alleen als de afspraak de status “Afgerond” heeft.*
- “1 week erna”: herinnering wordt 7 dagen na de afspraak verstuurd, alleen als de afspraak de status “Afgerond” heeft.*
- Klik op Herinneringsregel aanmaken om de regel te activeren.
De nieuwe regel verschijnt nu in de tabel op de pagina Regels Afspraakherinnering.
Om een regel te bewerken, klik je op het potlood-icoon ernaast. Om een regel in of uit te schakelen, gebruik je de schakelaar onder “Actief” in de tabel.
* Het veld “Verzendtijd herinnering” bovenaan op de pagina Regels Afspraakherinnering (Instellingen > Algemene instellingen > Regels afspraakherinnering) bepaalt het tijdstip van de dag waarop alle geplande herinneringen worden verzonden. Dit geldt voor alle regels, behalve “Direct bij boeking.”
Meer hierover
Hoeveel herinneringen ontvangt een huisdiereigenaar?
Huisdiereigenaren ontvangen één herinnering voor elke herinneringsregel die op hun afspraak van toepassing is. Bijvoorbeeld:
- Een regel voor alle afspraaktypes die 1 dag vooraf wordt verstuurd.
- Een regel voor gezondheidscontroles die 1 week vooraf wordt verstuurd.
In dit geval ontvangt de huisdiereigenaar met een gezondheidscontroleafspraak beide herinneringen.
Waarvoor kan ik herinneringen na de afspraak gebruiken?
Met een herinnering na de afspraak kun je huisdiereigenaren automatisch een bericht sturen na hun bezoek. Jij bepaalt de inhoud in het sjabloon. Denk bijvoorbeeld aan nazorginstructies, een samenvatting van het bezoek, een verzoek om feedback of een betalingsherinnering.
Wanneer wordt een herinnering na de afspraak verstuurd?
Een herinnering na de afspraak wordt verstuurd op de ingestelde dag na de afspraak, op het tijdstip dat is ingesteld in het veld “Verzendtijd herinnering”. Bij “1 dag erna” ontvangt de huisdiereigenaar dus de volgende dag een herinnering, ook als de afspraak laat op de dag plaatsvond. De herinnering wordt alleen verstuurd als de afspraak op dat moment de status “Afgerond” heeft. Is de afspraak nog open, geannuleerd of niet doorgegaan? Dan wordt er geen herinnering verstuurd.
Een nieuwe regel verstuurt geen herinneringen voor afspraken uit het verleden. De regel geldt alleen voor afspraken die precies zoveel dagen geleden plaatsvonden als is ingesteld.
Kan een huisdiereigenaar de afspraak toevoegen aan de agenda op zijn of haar telefoon?
Ja. Bij e-mailherinneringen voegt Animana automatisch een .ics-bestand toe. Dit is een standaard agendabestand met de afspraakgegevens, zoals:
- datum en tijd van de afspraak
- de geselecteerde afspraaklocatie
- de naam van de praktijk
De huisdiereigenaar opent het bijgevoegde bestand in de e-mail op zijn of haar telefoon of computer en voegt de afspraak zo direct toe aan de eigen digitale agenda, bijvoorbeeld Google Agenda, Apple Agenda of Outlook. Je hoeft hiervoor niets in te stellen. Het .ics-bestand wordt alleen toegevoegd aan e-mailherinneringen. Bij sms-herinneringen en bij herinneringen na de afspraak wordt geen .ics-bestand toegevoegd.
Wat gebeurt er als een afspraak wordt verplaatst?
Als een afspraak wordt verplaatst en de herinnering nog niet is verzonden, wordt het verzendmoment automatisch aangepast aan de nieuwe datum en tijd.
Als een herinnering al is verstuurd voordat de afspraak werd verplaatst, wordt deze opnieuw gestuurd voor de nieuwe afspraak (mits de afspraak aan jouw regels voor afspraakherinneringen voldoet).
Hoe werken afspraaklocaties in herinneringen?
Bij het aanmaken van een afspraak kun je een locatie selecteren in het veld “Locatie”.
Met merge codes voor afspraaklocaties kun je de geselecteerde locatie automatisch opnemen in sms- en e-mailherinneringen.
Wat als ik wil voorkomen dat een herinnering wordt verzonden?
Om te voorkomen dat een herinnering wordt verzonden, moet je de gehele herinneringsregel verwijderen. Het markeren van een afspraak als afgerond of geannuleerd stopt herinneringen niet, omdat sommige regels bedoeld zijn voor communicatie na de afspraak. Wil je voorkomen dat afspraken in een bepaalde afsprakenkolom een herinnering krijgen? Laat die kolom dan ongeselecteerd in het veld “Afsprakenkolommen” van de regel.
Worden herinneringen verstuurd voor geannuleerde afspraken?
Nee. Herinneringen worden niet verstuurd voor afspraken met de status “Geannuleerd”.
Kan ik zien hoeveel herinneringen zijn verstuurd voor een afspraak?
Ja. Open in de agenda het menu-icoon (drie stippen met drie lijnen) linksboven in de kalender. Daar zie je de kolom “keer herinnerd”, met het totaal aantal verzonden herinneringen voor elke afspraak (zowel automatisch als handmatig).
Als je klikt op het cijfer in de kolom “Keer herinnerd” zie je:
- Een overzicht van verstuurde herinneringen.
- De verzenddatum en -tijd van iedere herinnering.
- Het gebruikte communicatiekanaal, zoals sms of e-mail.
Dit overzicht bevat zowel automatische als handmatig verstuurde herinneringen. Berichten die je verstuurt met een regel voor herinneringen na de afspraak, tellen niet mee in de kolom “Keer herinnerd”.
Kan ik afspraakspecifieke instructies opnemen?
Ja. In communicatiesjablonen kun je instructies opnemen die specifiek zijn voor een bepaald afspraaktype, zoals:
- Gezondheidscontroles: herinnering om een ontlastingsmonster mee te nemen.
- Operaties: instructies om het huisdier nuchter te houden.
Maak hiervoor aparte sjablonen aan in de Content Designer en koppel deze via herinneringsregels aan het juiste afspraaktype.
Kan ik een sjabloon verwijderen dat wordt gebruikt in een herinneringsregel?
Nee. Zolang een communicatiesjabloon wordt gebruikt in een actieve herinneringsregel kan het niet worden verwijderd. Verwijder eerst de herinneringsregel.
Kan ik herinneringen direct na het inplannen versturen?
Wanneer je bij de herinneringsregel “Direct na boeken” selecteert, wordt de herinnering verzonden zodra de afspraak wordt aangemaakt, ook als de afspraak vrijwel direct plaatsvindt.
Bijvoorbeeld: als een cliënt binnenloopt en je boekt een afspraak die over 5 minuten begint, kan de cliënt direct een herinnering ontvangen. Overweeg of dit past binnen de workflow van je praktijk.
Hoe beïnvloeden tijdzones het verzendtijdstip van herinneringen?
Herinneringen worden verstuurd op basis van de tijdzone van de praktijk zoals ingesteld in Animana. Controleer of deze correct is ingesteld om ervoor te zorgen dat herinneringen op het juiste moment worden verzonden.
Wat als ik nog geen herinneringsregels heb ingesteld?
Als er geen herinneringsregels zijn aangemaakt, worden er geen geautomatiseerde afspraakherinneringen verstuurd. Je kunt wel handmatig herinneringen versturen vanuit de agenda. Door herinneringsregels in te stellen, automatiseer je dit proces en zorg je voor consistente communicatie.