Hoe doe ik voorraadbeheer op kleine ampullen?

Inhoud

Sommige injectiemiddelen zitten verpakt in kleine ampullen, die moeten worden opengebroken in plaats van aangeprikt. Hierdoor wordt de inhoud van de ampul blootgesteld aan de omgeving en is de inhoud van de ampul maar beperkt houdbaar. Indien de inhoud niet helemaal wordt gebruikt, moet vaak het restant worden weggegooid. Om voorraadbeheer op deze producten te kunnen doen kan er gebruik worden gemaakt van de functie “voorraad op basis van verpakking” in Animana.

Dit is de box titel

Let op! Deze functie is niet geschikt voor grotere verpakkingen waarbij meer dan één verkoopeenheid per keer wordt verkocht. (Bijvoorbeeld grote injectieflessen waarvan milliliters worden verkocht.)

Voordat je begint

Dit is de box titel

Om de instellingen voor “voorraad op basis van verpakking” aan te passen, heb je de juiste rechten nodig. Controleer of de rechten om producten te bewerken voor jou staan geactiveerd. Deze vind je bij > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. De rechten bij “producten” moeten op groen staan.
Als je de voorraad van een product gaat bijhouden op basis van de verpakking, bijvoorbeeld voor ampullen, zal op het moment dat je dit product toevoegt aan een dossier, in Animana een volledige verpakking van de voorraad afgehaald worden. Mocht je vervolgens deze factuurregel verwijderen of crediteren, dan is het belangrijk om te weten dat je voorraad niet automatisch wordt gecorrigeerd.

Stappenplan

Ga naar > Producten > Producten.
Klik op het product waarvan je de “voorraad op basis van verpakking” wilt instellen.
Klik op het tabblad Bestelinfo.
Zet achter de optie “Voorraad op basis van verpakking” het keuzerondje op Ja (of nee indien gewenst).
Klik op Opslaan.

Meer hierover

Wat is de standaard instelling?

Standaard staat deze instelling uit (op Nee).

Wat gebeurt er bij de verkoop van een product met “voorraad op basis van verpakking”?

Wanneer “voorraad op basis van verpakking” op Ja staat voor een product, krijg je bij verkoop van het product een pop-up met de vraag: ‘Is dit een nieuwe verpakking?’. Afhankelijk van het antwoord dat je geeft, wordt de voorraad wel of niet aangepast met het aantal -1. Hieronder zie je dit uitgelegd in een schema.

Dus: als je aangeeft dat het een nieuwe verpakking betreft (door op OK te klikken), wordt de voorraad met één eenheid verminderd. Als je op Annuleer klikt, wordt de voorraad niet gewijzigd.

Dit is de box titel

Let op! Indien er meer dan één product (ampul) wordt verkocht, moet er voor ieder verkocht product (ampul) een factuurregel worden aangemaakt. Ongeacht het ingevoerde aantal wordt er namelijk maar één product van de voorraad afgetrokken. Worden er dus meer ampullen aangebroken/gebruikt, dan moeten er meerdere factuurregels worden ingevoerd om een correcte voorraad te bewerkstelligen.

Kan ik de optie ‘voorraad op basis van verpakking’ gebruiken voor de vierkantsvergelijking?

Omdat de functie “voorraad op basis van verpakking” (meestal) een andere hoeveelheid van het product uit de voorraad boekt dan verkocht wordt (zie kader hierboven), kan deze instelling niet gebruikt worden voor voorraadbeheer ten behoeve van de vierkantsvergelijking, zoals benodigd bij landbouwhuisdieren.

Is er een alternatief voor de optie ‘voorraad op basis van verpakking’?

Indien je de optie ‘voorraad op basis van verpakking’ liever niet gebruikt is er een alternatief mogelijk via combi-producten.

Dit is de box titel

Let op! Deze optie is niet geschikt voor de landbouwhuisdieren. De spillage wordt namelijk op de koppel geboekt en daarmee ook doorgemeld naar het IKB.

Ga naar > Producten > Producten.
Klik op het gewenste product.
Klik op het tabblad Subproducten.
Klik op + Toevoegen product. (Indien er in het tabblad Product geen besteleenheid is ingesteld kan er geen subproduct worden aangemaakt.)
Voeg ‘spillage’ toe aan de naam van het product. (De tekst ‘subproduct’ kun je eventueel laten staan.)
Stel eventueel de btw in op 0%.
Zorg dat de “Verkoopeenheid” en “Factor” goed zijn ingesteld.
Klik op het tabblad Productinfo.
Zet bij “Verberg in patiëntdossier” het keuzerondje op Ja.
Klik op Opslaan.
Klik op F5 op het toetsenbord om te verversen.
Ga naar > Producten > Combi-producten.
Klik op + Combi-product toevoegen.
Vul bij “Naam” de productnaam in.
Zet bij “Verberg nul bedragen” het keuzerondje op Ja.
Klik op Opslaan.
Gebruik het zoekveld links onderaan en typ de productnaam in van het gewenste product.
Selecteer in het derde veld het juiste product in het dropdownmenu.
Klik op Toevoegen.
Gebruik het zoekveld en typ de productnaam in van het nieuwe spillage product.
Selecteer in het derde veld het juiste product.
Zet bij “Prijs nul, wel voorraad” het keuzerondje op Ja.
Klik op Toevoegen.
Het is verstandig om vervolgens beide producten te verbergen zodat alleen dit speciale combi-product gebruikt kan worden bij de verkoop. Dit kan op de volgende manier:
- Ga naar > Producten > Bijwerken Producten.
- Verander het 3e veld bovenaan de pagina in Extra product info.
- Gebruik de optie “Zoek product” om de desbetreffende producten te vinden.
- Verwijder het vinkje in de kolom “Toon product” voor de desbetreffende producten.
- Klik op Opslaan achter elk product.

Dit is de box titel

Voorbeeld: Instellingen van een combi-product voor spillage

Hoe kan ik meerdere producten tegelijk instellen/controleren?

Naast dat we van ieder product afzonderlijk de instellingen kunnen openen (via > Producten > Producten) om deze in te zien en eventueel aan te passen is er ook een alternatief.

Ga naar > Producten > Bijwerken Producten en verander het 3e veld bovenaan de pagina naar leverancier.Op deze pagina kunnen de instellingen voor meerdere producten tegelijk bewerkt worden. Vergeet niet de Opslaan knop achter de regel aan te klikken om wijzigingen op te slaan.

Dit is de box titel

Let op! Subproducten zijn niet zichtbaar in dit overzicht.

Gerelateerde artikelen

Bijgewerkt op 3 juli 2023

Heeft dit artikel je geholpen?

Yes No