Hoe kan ik subproducten gebruiken om de voorraad bij te houden op ander product?

Inhoud

Met subproducten kun je producten in je productendatabase aan elkaar koppelen. Dit is vooral handig als je een product hebt dat je op verschillende manieren verkoopt (als losse tabletten, of in strips, of per doos) of als één product meerdere instellingen heeft (bv. verschillende prijs, etiket, dosering of herinneringsinstelling). Door subproducten te gebruiken, en die te koppelen aan hoofdproducten, houd je alleen op het hoofdproduct de voorraad bij. Omdat de subproducten gekoppeld zijn, blijft je voorraad sluitend, in welke vorm je het product ook verkoopt. Dit artikel legt uit hoe je subproducten aanmaakt en instelt.

Voordat je begint

Dit is de box titel

Om producten te kunnen beheren, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.

Stappenplan

Dit is de box titel

Voorbeeld: we hebben in onze praktijk een product, “PIJNSTILLING 100MG”, dat we per tablet willen verkopen en per doos. Het product met de kleinste verkoopeenheid is je hoofdproduct. Meer hierover.

Ga naar Extra > Producten > Producten.
Zoek en open het hoofdproduct. Meer hierover.
Controleer dat de volgende productgegevens goed staan ingesteld:
- Duidelijke naam die ook de verkoopeenheid aangeeft. In ons voorbeeld geven we het hoofdproduct de naam “PIJNSTILLING 100 mg per tablet”.
- Eenheden en de factoren. Zie de gerelateerde artikelen voor een artikel over eenheden.
Ga naar het tabblad Subproducten.
Klik op + Toevoegen Product om een nieuw subproduct toe te voegen.
Pas de naam aan, zodat duidelijk uit de naam af te leiden is om welk product het gaat. In ons voorbeeld noemen we het subproduct “PIJNSTILLING 100MG (per doos van 100 tabletten) subproduct”
Stel de juiste verkoopeenheid en factor in voor het subproduct. Zie de gerelateerde artikelen voor een artikel over eenheden.
Klik op Opslaan.

Je hebt nu een hoofdproduct en een subproduct, die aan elkaar zijn gekoppeld. Dit betekent dat je beide producten kunt verkopen en dat de voorraad wordt bijgehouden op het hoofdproduct.

Meer hierover

Welk product is het hoofdproduct en welk product is het subproduct?

Deze keuze wordt bepaald door het voorraadbeheer, de voorraad wordt namelijk bijgehouden op het hoofdproduct. Omdat het tellen van hele aantallen veel prettiger (en minder foutgevoelig) is, kiezen we als hoofdproduct de kleinste eenheid die op de praktijk verkocht wordt. We tellen dus liever 10 tabletten in plaats van 0,3333333 doosje.

Lang verhaal kort: het hoofdproduct is het product met de kleinste verkoopeenheid. Dit hoeft trouwens niet de kleinste verpakkingseenheid te zijn! Het subproduct zijn alle andere verkoopeenheden.

Tips voor hoofd- en subproducten

Lees het artikel Hoe stel ik eenheden en factoren in op producten? om te begrijpen hoe eenheden moeten worden ingesteld.
Zorg dat de producten een duidelijke naam hebben, die ook de eenheid waarin het product verkocht wordt weergeeft.
Controleer bij het hoofdproduct in het tabblad Subproducten de lijst van subproducten die gekoppeld zijn en waarvan de voorraad bij wordt gehouden op het hoofdproduct. Controleer of dit lijstje correct en compleet is. Een hoofdproduct kan meer dan één subproduct hebben.
Na het opslaan van het subproduct staat bovenaan in het rood de naam van het subproduct. In het blauw wordt het hoofdproduct (waar de voorraad op wordt bijgehouden) weergeven.

Help, ik heb verkeerde producten aan elkaar gekoppeld!

Het kan gebeuren dat per ongeluk het subproduct en het hoofdproduct worden verward en de koppeling verkeerd om plaatsvindt. Ga dan als volgt te werk:

Ga naar Extra > Producten > Producten.
Zoek en open het ingestelde hoofdproduct.
Klik op het tabblad Subproducten.
Verwijder de koppeling door te klikken op Ontkoppel. Je hebt nu twee losse producten die je als volgt op de juiste manier aan elkaar kunt koppelen:
Open vanuit de productenlijst het subproduct.
Klik op het tabblad Voorraad.
Staat er al iets ingevuld bij het veld “in voorraad”? Noteer dan op papier hoeveel er op voorraad is (in welke eenheid) en in welke locatie.
Is er geen voorraad ingevuld, ga dan naar stap 14.
Omdat je subproduct al een voorraad heeft, kunnen we het helaas niet koppelen aan het hoofdproduct. Klik daarom op het tabblad Product.
Klik onderaan op Kopieer Product.
Pas de naam aan. We adviseren om “subproduct” aan de naam toe te voegen.
Klik op Opslaan. Je hebt hiermee een nieuw subproduct gemaakt.
Heropen vanuit de productenlijst dit nieuwe subproduct.
Klik op het tabblad Voorraad.
Scroll naar beneden en vul bij het eerste veld achter “kies voorraadproduct” de naam van het hoofdproduct in om het hoofdproduct te zoeken en selecteer deze vervolgens in het dropdownmenu (derde vak).
Klik op Opslaan.
Het subproduct is nu aan het hoofdproduct gekoppeld. Je ziet nu bovenaan in het rood de naam van het subproduct. In het blauw wordt het hoofdproduct (waar de voorraad op wordt bijgehouden) weergeven. Klik op de blauwe productnaam (het hoofdproduct).
Klik op het tabblad Voorraad.
Klik op het veld “in voorraad” en pas de hoeveelheid aan, zodat de voorraad die je bij stap 7 hebt genoteerd wordt toegevoegd. Let hierbij goed op de eenheid van het hoofdproduct. Werk je met het nieuwe voorraadbeheer, dan doe je dit in een nieuw venster.
Klik op Opslaan.
Als je in stap 9 een nieuw subproduct hebt aangemaakt, dat dus nu gekoppeld is aan het hoofdproduct, dan moet je nog het oude subproduct deactiveren. Open dit oude subproduct en klik op het tabblad Productinfo. Zet “actief” op “nee” en klik op Opslaan.