Helaas heeft elke praktijk wel eens met wanbetalers te maken. Op een gegeven moment moet er worden besloten of je een factuur die je al meermaals hebt herinnerd nog open laat staan of dat je hem afboekt als oninbare factuur. Bij het afboeken van de factuur splits je het oorspronkelijke factuurbedrag in het factuurbedrag exclusief btw en het btw-bedrag, zodat het btw-bedrag op een apart grootboek kan worden geboekt. Als je btw betaalt volgens het factuurstelsel, kun je zo makkelijker je btw terugvragen aan de Belastingdienst (middels een suppletie). Je hebt deze namelijk wel betaald aan de Belastingdienst, maar nooit ontvangen van de cliënt. Dit artikel legt uit hoe je een factuur kunt afboeken als oninbare factuur.
Voordat je begint
- Om facturen af te kunnen boeken, heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. - Deze drie grootboeken moeten aanwezig zijn in je account: tussenrekening dubieuze debiteuren, oninbare debiteuren en BTW oninbare debiteuren. Controleer met je accountant of ze in jouw account onder een andere naam bestaan; je hoeft de naam dan niet aan te passen.
- Als ze nog niet bestaan in jouw account, moeten ze worden toegevoegd. Hoe dat moet, lees je in dit artikel: Grootboekschema. Let op: overleg altijd eerst met je accountant vóórdat je nieuwe grootboeken toevoegt of hernoemt!
- Tussenrekening dubieuze debiteuren. Instellingen: “grootboekgroep” = kas/bankrekeningen, “btw” = geen, “betaaloptie” = nee. Vraag aan je accountant wat je moet invullen bij de velden “naam”, “nummer”, “verdichting” en “startbedrag”. Laat de andere velden leeg.
- Oninbare debiteuren. Instellingen: “grootboekgroep” = anders, “btw” = geen, selecteer balans en debet. Vraag aan je accountant wat je moet invullen bij de velden “naam”, “nummer”, “verdichting” en “startbedrag”.
- BTW oninbare debiteuren. Instellingen: “grootboekgroep” = anders, “btw” = geen, selecteer balans en debet. Vraag aan je accountant wat je moet invullen bij de velden “naam”, “nummer”, “verdichting” en “startbedrag”.
- Zorg dat je de factuur bij de hand hebt, je hebt de factuurdetails nodig.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Saldi kas/bank. - Klik bovenaan op het huidige jaartal (het boekjaar).
- Klik achter “Tussenrekening dubieuze debiteuren” op Nieuwe transactie toevoegen.
- Op de volgende pagina zoek je de openstaande factuur. Je kunt aan de linkerzijde zoeken op cliëntinformatie (“cliënt zoeken”), factuurnummer of factuurbedrag (open of totaal). Dit is de box titelJe kunt alleen cijfers gebruiken in het veld “factuurbedrag”. Het veld “cliënt zoeken” zoekt op dezelfde manier als de zoekfunctie in de bovenste menubalk. Je kunt daardoor op meer informatie zoeken dan alleen de cliëntnaam. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Klik op Zoek Facturen.
- In het midden van het scherm zie je nu een overzicht van de facturen die aan je zoekopdracht voldoen.
- Klik op het blauwe pijltje rechts naast de gewenste factuur.
- Vul aan de rechterzijde het veld “Bankafschriftnr” in. Aangezien er geen bankafschrift correspondeert met deze ’transactie’, vul je hier een ander numeriek nummer in, bijvoorbeeld het nummer van de huidige maand.
- Vul indien gewenst een aanvullende “betalingsomschrijving” in.
- Zorg ervoor dat jouw naam staat ingevuld bij “Geaccepteerd door”.
- Klik op Opslaan en Volgende.
- Klik op Toon Grootboeken.
- Zoek het grootboek “oninbare debiteuren” (je kunt CTRL+F gebruiken om op het scherm te zoeken) en klik op de blauwe pijl achter de richting “naar”.Dit is de box titelVerzeker je ervan dat je het grootboek “oninbare facturen” met richting “naar” selecteert. Als je de richting “van” selecteert, zijn je grootboeken niet meer in balans!
- Aan de rechterzijde vul je bij “bedrag” het factuurbedrag exclusief btw in. In ons voorbeeld is dat € 41,32.
- Vul in het veld “Bankafschriftnr” hetzelfde in als je bij stap 8 hebt gedaan.
- Indien gewenst kun je bij “Betalingsomschrijving” voor je eigen referentie het factuurnummer noteren. Dit is niet verplicht.
- Klik op Opslaan en Volgende.
- Klik op Toon Grootboeken.
- Zoek het grootboek “btw oninbare debiteuren” (je kunt CTRL+F gebruiken om op het scherm te zoeken) en klik op de blauwe pijl achter de richting “naar”.Dit is de box titelVerzeker je ervan dat je het grootboek “btw oninbare facturen” met richting “naar” selecteert. Als je de richting “van” selecteert, zijn je grootboeken niet meer in balans!
- Aan de rechterzijde vul je bij “bedrag” het btw-bedrag in. In ons voorbeeld is dat € 8,68.
- Vul in het veld “Bankafschriftnr” hetzelfde in als je bij stap 8 hebt gedaan.
- Indien gewenst kun je bij “Betalingsomschrijving” voor je eigen referentie het factuurnummer noteren. Dit is niet verplicht.
- Klik op Opslaan.
Het saldo op de tussenrekening “dubieuze debiteuren” is na de boekingen weer € 0,00.
De factuur is nu volledig afgeboekt en de factuur staat niet langer als openstaand gemarkeerd bij deze cliënt. Om toekomstige betaalproblemen met deze cliënt te voorkomen, adviseren we om deze cliënt te markeren als wanbetaler.
Het overzicht van terug te vorderen btw is te zien in het grootboek “btw oninbare facturen”. Overleg met je accountant of je dit bedrag mag verrekenen met de af te dragen btw.
Meer hierover
Hoe markeer ik een cliënt als wanbetaler?
Let op: door het aanvinken van de optie wanbetaler, zullen gezondheidsplannen voor (dieren van) deze cliënt niet meer werken.
- Zoek de cliënt en klik op het tabblad Cliëntdata.
- Klik op het (sub)tabblad Financieel.
- Vink de optie “wanbetaler” aan.
- Klik op Opslaan.
Kan ik niet gewoon een creditfactuur aanmaken en die tegen elkaar wegboeken?
De beste en officiële manier om facturen af te boeken is via de methode zoals hierboven beschreven. Een oplossing die ook wel gebruikt wordt (als het om relatief kleine bedragen gaat) is om inderdaad een creditfactuur aan te maken. Het nadeel hiervan is dat de btw niet apart gespecificeerd wordt.
Overleg daarom voordat je verder gaat eerst met je accountant of je deze methode mag toepassen!
Volg de stappen bij scenario 2 van dit artikel om een creditfactuur aan te maken.
Na het maken van deze creditfactuur zullen er twee facturen staan in het cliëntdossier. De rode factuur is de originele verkoopfactuur. De groene factuur is de creditfactuur.
Het openstaande saldo bij de cliënt is na het invoeren van de creditfactuur 0. Om te voorkomen dat beide facturen op de debiteurenlijst blijven verschijnen, moet je ze tegen elkaar wegboeken. Volg daarvoor stap 1 t/m 5 uit het stappenplan voor allebei de facturen.
Het saldo op de tussenrekening “dubieuze debiteuren” is na de boekingen weer 0.
De factuur is nu volledig afgeboekt en de factuur staat niet langer als openstaand gemarkeerd bij deze cliënt. Om toekomstige betaalproblemen met deze cliënt te voorkomen, adviseren we om deze cliënt te markeren als wanbetaler (zie hierboven).