Het is mogelijk om in Animana je eigen grootboekschema te ontwerpen om de financiële balans, winst en verlies van jouw dierenkliniek te monitoren. Het grootboekschema is de basis van de boekhouding en bestaat uit een lijst van grootboeken die gebruikt wordt om de boekhouding te voeren. Een grootboek is een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Dit artikel legt uit hoe je een nieuw grootboek aan het grootboekschema toevoegt.
Voordat je begint
- Om wijzigingen aan te kunnen brengen in het grootboekschema heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. - Het grootboekschema in een nieuw Animana account bestaat alleen uit de noodzakelijke grootboeken. Neem contact op met jullie boekhouder/accountant om te overleggen hoe het grootboekschema verder ingericht moet worden.
- Niet verwijderbare grootboeken zijn systeemgrootboeken waar op de achtergrond instellingen aan zijn gekoppeld en die derhalve niet gewijzigd kunnen worden. De nummers kunnen wel worden aangepast. Enkele voorbeelden van grootboeken die niet verwijderd kunnen worden:
- Op het moment dat er boekingen op een grootboek worden gedaan of er wordt een startbedrag bij ingevuld, kan dat betreffende grootboek ook niet meer verwijderd worden.
Stappenplan
- Ga naar
> Financieel > Grootboekschema. - De pagina toont twee verschillende tabellen. Een voor de “balans” en een voor de “winst en verliesrekening”. Klik onder een van de tabellen op Toevoegen Grootboeknummer.
- Vervolgens moet er eerst een keuze worden gemaakt voor een grootboekgroep. In het dropdownmenu kan gekozen worden uit kas/bankrekeningen, kosten, opbrengsten, privé-opname of anders:
Hieronder staat uitgelegd wat deze grootboekgroepen betekenen, zodat je kunt besluiten welke grootboekgroep de juiste is. Klik op een van de onderstaande grootboekgroepen voor meer details en ga daarna door met de volgende stap.
- nummer: geef het grootboek een uniek nummer. Jullie boekhouder/accountant heeft waarschijnlijk een voorkeur voor bepaalde grootboeknummers. Dubbele nummers zijn niet toegestaan. Grootboeken worden getoond op volgorde van dit nummer.
-
naam: geef het grootboek een naam.
-
verdichting: kies een verdichting. Een verdichting is een manier om grootboekrekeningen onder te verdelen. Een voorbeeld van een verdichting is bijvoorbeeld personeelskosten.
-
startbedrag: vul indien van toepassing een startbedrag in. In geval van overstap vanuit een andere boekhouding naar Animana, is dit de balans op het moment van de overstap (de eindbalans in de andere boekhouding is de startbalans in Animana).
- btw: selecteer de voorkeursbtw (hoog/laag/geen) voor dit grootboek. Bij het boeken van inkoopfacturen wordt deze btw-instelling gebruikt; deze is per factuur handmatig te wijzigen.
- Sta direct boeken toe: deze functie zorgt ervoor dat je direct kunt boeken op dit grootboek. Deze functie wordt bijvoorbeeld gebruikt bij maandelijkse kosten, zoals automatische incasso van gas, water en licht of huur. Let op: gebruik deze functie alleen als er met de betreffenden boeking GEEN btw gemoeid is. Directe boekingen worden NIET meeberekend in het btw overzicht, tenzij ze via een memoriaal zijn ingeboekt.
- nummer: geef het grootboek een uniek nummer. Jullie boekhouder/accountant heeft waarschijnlijk een voorkeur voor bepaalde grootboeknummers. Dubbele nummers zijn niet toegestaan. Grootboeken worden getoond op volgorde van dit nummer.
-
naam: geef het grootboek een naam.
-
verdichting: kies een verdichting. Een verdichting is een manier om grootboekrekeningen onder te verdelen. Een voorbeeld van een verdichting is bijvoorbeeld liquide middelen.
-
startbedrag: vul indien van toepassing een startbedrag in. In geval van overstap vanuit een andere boekhouding naar Animana, is dit de balans op het moment van de overstap (de eindbalans in de andere boekhouding is de startbalans in Animana).
- btw: selecteer de voorkeursbtw (hoog/laag/geen) voor dit grootboek.
- betaaloptie?: kies ja als dit grootboek dient als betaaloptie bij betalingen bij de balie. Op het moment dat er een verkoopfactuur wordt aangemaakt in Animana, staat deze betaaloptie in de keuzelijst bij het afrekenen.
- betaalmethode: als het grootboek een betaaloptie is, kun je ook de betaalmethode invullen. Voor contante betalingen via de kas kies je kas en voor betalingen via pin kies je pin. Voor alle andere betalingsmethoden laat je deze instelling leeg. Indien de creditcardbetalingen samen met de pinbetalingen op één overzicht staan als je de pin afmeldt, kun je een betaalmethode pin/creditcard aanmaken.
- locatie:
- Is er één vestiging? Dan is het verstandig om bij een kasboek hier de locatie in te vullen. Zo wordt het eindbedrag van dit kasboek op 31 december automatisch als startbedrag overgenomen naar 1 januari, zodat de eerste kastelling in het nieuwe jaar correct kan worden ingevuld.
- Zijn er meerdere vestigingen of dependances? Als je de geldstromen wilt scheiden (en dus per locatie aparte kastellingen uitvoert) dienen er voor iedere locatie aparte betaalmethodes (grootboeken) aangemaakt te worden. In dat geval vul je hier de vestigingslocatie in die bij deze betaalmethode hoort. Op het moment dat er wordt afgerekend, is deze betaaloptie alleen op de hier ingevulde vestiging zichtbaar.
- nummer: geef het grootboek een uniek nummer. Jullie boekhouder/accountant heeft waarschijnlijk een voorkeur voor bepaalde grootboeknummers. Dubbele nummers zijn niet toegestaan. Grootboeken worden getoond op volgorde van dit nummer.
-
naam: geef het grootboek een naam.
-
verdichting: kies een verdichting. Een verdichting is een manier om grootboekrekeningen onder te verdelen. Een voorbeeld van een verdichting is bijvoorbeeld buitengewone kosten en baten.
-
startbedrag: vul indien van toepassing een startbedrag in. In geval van overstap vanuit een andere boekhouding naar Animana, is dit de balans op het moment van de overstap (de eindbalans in de andere boekhouding is de startbalans in Animana).
- btw: selecteer de voorkeursbtw (hoog/laag/geen) voor dit grootboek.
- Sta direct boeken toe: deze functie zorgt ervoor dat je direct kunt boeken op dit grootboek. Deze functie wordt bijvoorbeeld gebruikt bij maandelijkse kosten, zoals automatische incasso van gas, water en licht of huur. Let op: gebruik deze functie alleen als er met de betreffenden boeking GEEN btw gemoeid is. Directe boekingen worden NIET meeberekend in het btw overzicht, tenzij ze via een memoriaal zijn ingeboekt.
- nummer: geef het grootboek een uniek nummer. Jullie boekhouder/accountant heeft waarschijnlijk een voorkeur voor bepaalde grootboeknummers. Dubbele nummers zijn niet toegestaan. Grootboeken worden getoond op volgorde van dit nummer.
-
naam: geef het grootboek een naam.
-
verdichting: kies een verdichting. Een verdichting is een manier om grootboekrekeningen onder te verdelen.
-
startbedrag: vul indien van toepassing een startbedrag in. In geval van overstap vanuit een andere boekhouding naar Animana, is dit de balans op het moment van de overstap (de eindbalans in de andere boekhouding is de startbalans in Animana).
- btw: selecteer de voorkeursbtw (hoog/laag/geen) voor dit grootboek.
4. Klik op Opslaan.
Meer hierover
Hoe maak ik een nieuw grootboek aan voor een CCV-pinapparaat?
- Ga naar > Financieel > Grootboekschema.
- Klik onder een van de tabellen op Toevoegen Grootboeknummer.
- Kies uit het dropdownmenu bij “kies grootboekgroep” voor de optie “kas / bankrekeningen”.
- Klik op Volgende.
- Vul bij “nummer” een uniek nummer in voor dit grootboek. Raadpleeg voor de zekerheid jullie boekhouder/accountant.
- Vul bij “naam” de naam in van het grootboek. Deze naam wordt getoond als betaalmethode bij het afrekenen.
- Kies bij “verdichting” in het dropdownmenu voor de optie “liquide middelen”.
- Laat het “startbedrag” leeg.
- Kies bij “btw” voor “geen”.
- Selecteer bij “betaaloptie” de optie “ja”.
- Selecteer bij “betaalmethode” de optie “pin”.
- Selecteer bij “locatie” de vestigingslocatie die bij deze betaalmethode hoort. Op het moment dat er wordt afgerekend, is deze betaaloptie alleen op de hier ingevulde vestiging zichtbaar.
- Klik op Opslaan.
Hoe kan ik het grootboekschema exporteren naar Excel of .pdf?
Als je de balans of de winst- en verliesrekening wilt exporteren, klik je onderaan de tabel op 
om de informatie naar Excel te exporteren of op 
om deze naar .pdf formaat te exporteren.
De export toont de informatie die op het huidige scherm zichtbaar is.
Hoe kan ik een verdichting toevoegen?
- Ga naar > Financieel > Grootboekschema.
- Klik bovenaan het scherm op Grootboek verdichtingen.
- Scroll naar beneden en geef de nieuwe verdichting een naam.
- Klik op Opslaan.
Als je de verdichtingen niet alfabetisch wilt sorteren, vul dan bij “order” een getal in. In dat geval zal er op nummer gesorteerd worden.
Melding: grootboek is niet in balans?
Als de debetkolom en creditkolom niet hetzelfde totaalbedrag geven, is er sprake van een onbalans. De volgende waarschuwing is zichtbaar:
Deze melding zal verdwijnen als alle correcte startbedragen zijn overgenomen en alle boekingen juist zijn.