Soms is het nodig om een nieuw grootboek aan te maken, dan is het startbedrag van dat grootboek doorgaans 0 en hoef je na het aanmaken geen startbedragen in te stellen. Bij een jaarwisseling is dat anders.
Aan het einde van elk kalenderjaar genereert Animana automatisch een leeg boekjaar voor het aankomende jaar. In een nieuw aangemaakt boekjaar zullen alle grootboeken worden gekopieerd, maar het saldo van dat nieuwe jaar is leeg. Animana kopieert automatisch het eindbedrag van kasgrootboeken met de betaalmethode ‘kas’ van 31 december naar 1 januari, maar alleen als de locatie is ingevoerd in de gegevens van het grootboeknummer. Voor alle andere betalingsgrootboeken moet het beginbedrag handmatig worden ingevoerd zoals hieronder beschreven.
Wanneer je goedkeuring hebt ontvangen van je boekhouder, kan het eindsaldo van het vorige jaar gekopieerd worden naar het grootboekschema van het nieuwe jaar. Je boekhouder heeft die informatie op 1 januari echter nog niet paraat. Om direct in het nieuwe jaar te kunnen beginnen met het verwerken van financiële informatie, kun je alvast startbedragen in Animana invoeren. Dit artikel legt uit hoe je een startbedrag kunt instellen op een grootboek.
Voordat je begint
Om financiële gegevens in Animana te kunnen bewerken, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in 
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Stappenplan
Je kunt kiezen of je startbedragen in het grootboekschema handmatig invoert of in het geval van een jaarwisseling kun je (na goedkeuring van je accountant) de eindsaldi kopiëren. De twee scenario’s worden hieronder apart beschreven.
1. Handmatig startbedragen invullen
- Ga naar
> Financieel > Grootboekschema. - Selecteer bovenaan het boekjaar dat je wilt bewerken. Het boekjaar dat je op dit moment hebt geopend is vetgedrukt weergegeven.This is box titleControleer altijd of je in het gewenste boekjaar werkt, voordat je verder gaat.
- Klik op het grootboeknummer waar je een startbedrag voor wilt invoeren.
- Vul het bedrag in in het veld “startbedrag”.
- Klik op Opslaan.
Herhaal deze stappen voor de gewenste grootboeken.
2. Eindbedragen kopiëren naar startbedragen
Als het vorige boekjaar is afgerond, kun je het eindsaldo van dat jaar kopiëren als startsaldo voor het huidige jaar. Dat doe je als volgt:
- Verzeker jezelf ervan dat de eindbedragen kloppen (controleer dit met je accountant).
- Werk je financiële gegevens bij van het voorgaande jaar. Ga naar > Financieel > Balans.
- Klik op Start Taak.
- Als deze taak klaar is, klik dan in het menu aan de linkerzijde op Grootboekschema.
- Klik bovenaan op het nieuwe boekjaar.
- Scrol tot helemaal onderaan de pagina en klik op de knop Kopieer Startbedragen Grootboeknummers.
- Je ziet een tabel met de balans van de verschillende grootboeken.
- De kolom “Debit Prev” toont het eindbedrag van het grootboeknummer in het vorige boekjaar.
- De kolom “Debit Now” toont de huidige/handmatige invoer van het startbedrag van het nieuwe boekjaar.
Controleer de bedragen en als het bedrag moet worden aangepast, vul je het juiste startbedrag in in de kolom “Debet”.
- Klik onderaan op Opslaan.
Zolang een boekjaar nog niet officieel is afgesloten, kun je veranderingen aanbrengen in voorgaande boekjaren. Als deze veranderingen invloed hebben op het huidige boekjaar, vergeet dan niet dat je de startbedragen van het huidige boekjaar moet aanpassen.