Hoe maak en verstuur ik een SEPA batch?

Inhoud

Het is mogelijk om de verkoopfacturen van een cliënt middels automatische incasso te incasseren bij de bank. Dit kan dagelijks veel tijd besparen. Je hoeft immers niet na elk consult af te rekenen met cliënten. Voor de cliënten scheelt het ook tijd, want zij kunnen na het consult in principe meteen de praktijk verlaten. In dit artikel leggen we uit hoe je in Animana een SEPA batch voor automatische incasso kunt aanmaken om naar de bank te versturen.

Voordat je begint

Dit is de box titel

Om een SEPA batch te kunnen aanmaken en versturen heb je de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Controleer voordat je verder gaat of de SEPA instellingen zijn uitgevoerd (Systeeminstellingen).
Controleer voordat je verder gaat of de cliëntinstellingen zijn uitgevoerd (Cliëntinstellingen).
Let op: Stuur vóór het aanmaken van de SEPA batch de relevante maandfacturen naar je cliënten (zie Maandfacturen e-mailen).

Stappenplan

Ga naar > Financieel > Maandrekeningen > Automatische incasso > SEPA plugin.
Klik op Nieuwe incasso toevoegen.
Kies het contract waaronder deze batch aangemaakt wordt en klik op Volgende.*
Vink de facturen aan die in deze batch opgenomen moeten worden.

Dit is de box titel
Let op: álle openstaande facturen van álle cliënten met automatische incasso staan hier vermeld, dus niet alleen de maandrekeningen. Lees in de sectie Meer hierover hoe je gebruik kunt maken van de filteropties.

Dit is de box titel
Het groene kader om het selectievak betekent dat alle informatie aanwezig is voor een automatische incasso. Is een factuur in de lijst niet te selecteren, dan ontbreekt er informatie en wordt de reden achter de betreffende factuur vermeld, in de kolom “Opmerking”.
Selecteer het betaalmiddel (“kruispost incasso”) en klik op Volgende.*
Vul een uitvoerdatum in en klik op Volgende. De uitvoerdatum is de datum waarop de bank de opdracht tot automatische incasso moet uitvoeren.
Het getoonde bedrag is de totaalwaarde van deze batch. Klik op Create om de batch aan te maken.

Dit is de box titel
Zodra je op deze knop klikt, worden de facturen die in stap 4 geselecteerd zijn in Animana verwerkt als zijnde betaald, met als betaalmiddel “kruispost incasso”.
Download het getoonde .xml bestand door op de blauwe link te klikken. Dit bestand bevat de batch met verkoopfacturen die automatisch geïncasseerd moeten worden.

Dit is de box titel
Soms staat er niet een maar staan er meerdere .xml bestanden vermeld. Download ze dan allemaal.

Dit is de box titel
Let op: Deze pagina is niet terug te halen indien je deze verlaat! De downloadlink met de bestanden is dan niet opnieuw op te vragen. Toch gebeurd? Zie de sectie Meer hierover.
Upload het .xml bestand vervolgens naar de bank.

Dit is de box titel

*Is de gewenste optie niet beschikbaar? Vermoedelijk heb je dan nog niet alle instellingen voor de automatische incasso/SEPA voltooid (zie Gerelateerde artikelen).

Meer hierover

Hoe kan ik de lijst met facturen filteren?

De lijst met facturen waaruit je een selectie moet maken voor de batch automatische incasso kan lang zijn. Het is mogelijk om de lijst door middel van filters overzichtelijker te maken. Bovenaan het scherm zijn de volgende filteropties beschikbaar:

Filter	Beschrijving
Start- en einddatum	Alleen de facturen die binnen dit datumbereik vallen worden getoond.
Factuurtype	Alleen de facturen met dit factuurtype worden getoond.
Locatie	Alleen de facturen van deze locatie worden getoond.
Filter cliënten zonder instellingen	Indien aangevinkt, worden alleen cliënten getoond met een ingestelde SEPA plugin.

Hoe kan ik een aangemaakte batch inzien?

Ga naar > Financieel > Maandrekeningen > Automatische incasso > SEPA plugin.
Klik op de datum van het gewenste bestand.
De batch wordt geopend en de facturen worden getoond.

Hoe kan ik een reeds aangemaakte SEPA batch opnieuw downloaden?

Feitelijk is het niet mogelijk om een aangemaakte SEPA batch opnieuw te downloaden via dezelfde downloadlink. Het is wel mogelijk om de in de batch opgenomen facturen opnieuw te downloaden.

Ga naar > Financieel > Maandrekeningen > Automatische incasso > SEPA plugin.
Klik op Opnieuw aanmaken achter de betreffende batch.
Herhaal de stappen vanaf stap 5 in het hoofdartikel.