Het beheren van producten met batchnummers is een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer in een dierenartspraktijk. Van medicatie tot vaccins: batchnummers helpen je om vervaldata bij te houden, te voldoen aan regelgeving en de veiligheid van patiënten te waarborgen. In dit artikel lees je hoe je je voorraad instelt voor producten met batchnummers.

Voordat je begint

Stappenplan

1. De voorraad wordt per locatie bepaald, dus controleer of je bent ingelogd op de juiste locatie voordat je verdergaat. Deze wordt weergegeven in de rechterbovenhoek van Animana, onder je naam.
2. Ga naar Extra > Voorraad > Voorraadlijst.
3. Controleer dat de voorgeselecteerde locatie in het eerste dropdownmenu ook de locatie is waarvan je de voorraadinformatie wilt bewerken.
4. Vul de productnaam in in het veld “Filteren op product”.
5. Klik op Enter.
6. Vul een gewenst minimum en maximum voorraadniveau in voor dit product voor deze locatie. Meer hierover.
7. Klik op de hoeveelheid van het product in de derde kolom (“Op voorraad”) om het pop-upvenster voor het bewerken van de voorraad te openen.
8. Klik op +Batch toevoegen.
   
   Dit is de box titel

   Zie je deze optie niet, lees dan meer hierover.
9. Voeg de “hoeveelheid” van deze batch toe in het eerste veld.
10. Voeg het “batchnummer” van deze batch toe in het tweede veld.
11. Voeg de “vervaldatum” van deze batch toe in het derde veld. Je kunt ofwel de datum handmatig invoeren (in dd/mm/jjjj formaat) ofwel op het kalender icoon klikken om de vervaldatum te selecteren.
12. Bij de “reden voor bewerken” wordt automatisch “nieuwe batch” ingevuld, aangezien je een nieuwe batch toevoegt.
13. Indien nodig, kun je extra informatie toevoegen in het veld “bewerk opmerkingen”.
14. Herhaal stap 8-13 als je meer batchnummers wilt toevoegen voor dit product.
15. Klik op Opslaan zodra je alle batchinformatie hebt toegevoegd.

Meer hierover

Hoe vul ik de velden “Min” en “Max” in?

Als je altijd bestelsuggesties wilt krijgen

Als je bestelsuggesties wilt ontvangen van Animana, dan moet je een gewenst minimum en maximum voorraadniveau invullen voor dit product voor deze locatie. Je kunt in het veld Min en Max (4e en 5e kolom) klikken om de hoeveelheid toe te voegen of te bewerken.

Als de “op voorraad” hoeveelheid dan gelijk is aan of lager wordt dan het minimum dat je hier hebt ingesteld, voegt Animana het product toe aan je lijst met voorgestelde bestellingen (Extra > Voorraad > Voorraad) onder het kopje “Besteladvies op basis van product”.

Wanneer alleen “Max” is ingevoerd, verschijnt de bestelsuggestie wel op de Voorraadlijst (Extra > Voorraad > Voorraadlijst > kolom “Bestelling”), maar verschijnt het product niet op de voorgestelde bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad).

Als je niet (altijd) bestelsuggesties wilt krijgen

• Wil je geen besteladvies, dan laat je de velden “Min” en “Max” leeg.
• Als je een product alleen wilt bestellen als je het nodig hebt, en dus geen automatische bestelsuggesties wilt ontvangen, dan kun je ook bij de velden “Min” en “Max” “0” (nul) invullen. Dit zorgt ervoor dat de status van het product verandert in “Op aanvraag”. Wanneer je dan in de toekomst een keer een cliëntbestelling aanmaakt voor dit product, zal Animana in dat geval wel voorstellen om het product te bestellen en het opnemen in de voorgestelde bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad).

Ik zie de optie “+Batch toevoegen” niet?

Wanneer je het pop-upvenster voor het bewerken van de voorraad opent in de voorraadlijst en je ziet geen optie om een batch toe te voegen, dan zie je waarschijnlijk de regel “Let op: batchtracking is uitgeschakeld voor dit product.”.

Als je batchtracking voor dit product wilt inschakelen, ga je als volgt te werk:

1. Klik in het pop-upvenster voor het bewerken van de voorraad van dat product (in Extra > Voorraad > Voorraadlijst) op Batchtracking inschakelen.
2. Je wordt naar het tabblad Voorraad gebracht voor dit product.
3. Vink het vakje uit bij “Geen batch-tracking”.
4. Klik op Opslaan.
5. Klik op Ga naar de voorraadlijst.
6. Je kunt nu het stappenplan hierboven volgen om batchinformatie toe te voegen aan dit product.

Gerelateerde artikelen

• In focus: Voorraadbeheer
• Hoe voeg ik een nieuw product toe?
• Hoe stel ik mijn voorraad in voor producten zonder batchnummers?
• Hoe kan ik meerdere producten tegelijkertijd in bulk bijwerken?
• Hoe stel ik voor het eerst mijn voorraad in? (oude workflow)