Je gaat aanzienlijke verbeteringen zien in hoe Animana je voorraadbeheer ondersteunt. Dankzij meer automatisering worden taken zoals het registreren van batchnummers en het bijhouden van vervaldata, veel minder handmatig en foutgevoelig. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Ook het bestelproces zal soepeler verlopen, omdat slimmere bestelberekeningen beter aansluiten bij de daadwerkelijke behoeften van je praktijk. Je voorraad zal nauwkeuriger en eenvoudiger te interpreteren zijn, waardoor je kunt vertrouwen op de getoonde informatie in plaats van op frequente handmatige controles te hoeven uitvoeren. Deze veranderingen vereenvoudigen je workflows en geven je meer tijd voor patiëntenzorg in plaats van het uitvoeren van administratieve correcties.

1. Voorraadhoeveelheden bijwerken
   • Je kunt de “totale voorraad” niet langer direct bewerken. Alle updates moeten nu via batches verlopen. Dit voorkomt verschillen tussen de totale voorraad en de batchhoeveelheden.
   • De pagina’s Bijwerken Voorraad en Bijwerken voorraadtelling zijn verwijderd en vervangen door de pagina Voorraadlijst. Dit is nu de enige plek waar je voorraadniveaus kunt bijwerken.
   • De producttabbladen Voorraad en Batch zijn nu alleen-lezen.
   • Bij het aanmaken van batches ben je verplicht om een hoeveelheid in te geven.
2. Bestelsuggesties
   • Vaste bestelhoeveelheden zijn vervangen door maximale gewenste niveaus en slimme suggesties.
   • Het systeem berekent hoeveel je moet bestellen op basis van je huidige voorraad en de ingestelde gewenste maximale ­niveaus.
3. Batchtracking
   • Wanneer je producten zonder batch- of vervaldatum­informatie inboekt, maakt Animana automatisch batchnamen aan (bijv. “Batch onbekend 2025-0001”).
   • Je kunt batchtracking uitschakelen voor individuele producten.

Op basis van de bestellingen die je via Animana plaatst en de producten die je factureert, berekent Animana de totale voorraad van een product. Wanneer je batchnummers bijhoudt in je voorraad, registreer je ook de beschikbare batchhoeveelheden voor een specifiek product in Animana. Idealiter zijn de batchhoeveelheden van een product gelijk aan de totale voorraad van dat product. Maar wanneer er een verschil is tussen de totale voorraad van een product en de batchhoeveelheden, noemen we dat een voorraadverschil of discrepantie.

Meer informatie vind je in dit artikel: Hoe corrigeer ik voorraadverschillen?

In plaats van vaste bestelhoeveelheden te gebruiken, kun je met het nieuwe voorraadbeheer de maximale gewenste voorraad instellen en slimme suggesties krijgen om dit te bereiken.

Zo werkt het:

1. Maximale gewenste niveaus
   • Animana vult de maximale gewenste voorraad automatisch in op basis van je vorige minimum + bestelhoeveelheid.
   • Je kunt voor elk product het ideale maximale voorraadniveau instellen.
   • Je kunt dit op elk moment aanpassen door in het veld “Max” te klikken.
2. Slimme bestelsuggesties
   • De berekening werkt als volgt: Maximale gewenste hoeveelheid – Huidige voorraad (+/-) openstaande bestellingen = voorgestelde bestelhoeveelheid.
   • Bestelsuggesties houden rekening met openstaande bestellingen (nog te boeken) en cliëntbestellingen (uitgaand).
   • Suggesties worden getoond, ook als de voorraad boven het minimum is (zodat je ziet wat nodig is om je ideale voorraadniveau te bereiken).
3. Wanneer de huidige voorraad ≤ minimum, verschijnt dat product in Extra > Voorraad > Voorraad onder de sectie “Besteladvies op basis van product”.

Op de pagina Extra > Voorraad > Voorraadlijst verschijnt de voorgestelde bestelhoeveelheid in de kolom “Bestelling” zodra je hoeveelheid “Op voorraad” lager is dan de hoeveelheid die je hebt ingevoerd in de kolom “Max” voor dat product.

Dat betekent dat Animana, op basis van de hoeveelheid die je op dit moment op voorraad hebt, aangeeft hoeveel je moet bestellen om je gewenste maximale voorraadniveau te bereiken.

Een product verschijnt op de bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad) onder het gedeelte “Besteladvies op basis van product”, wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• zowel de hoeveelheden “Min” als “Max” zijn ingevoerd voor het product (in Extra > Voorraad > Voorraadlijst)
  EN
• de huidige voorraad (“Op voorraad”) is gelijk aan of lager dan het minimumniveau (“Min”).

Wanneer alleen “Min” is ingevoerd voor een product, verschijnt er geen bestelsuggestie op de Voorraadlijst (Extra > Voorraad > Voorraadlijst) en verschijnt het product niet op de voorgestelde bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad).

Wanneer alleen “Max” is ingevoerd, verschijnt de bestelsuggestie wel op de Voorraadlijst (Extra > Voorraad > Voorraadlijst > kolom “Bestelling”), maar verschijnt het product niet op de voorgestelde bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad).

Om automatisch besteladvies te ontvangen, moet je dus zowel “Min” als “Max” invullen.

Voor producten die je normaal niet op voorraad houdt en alleen bestelt wanneer je ze nodig hebt, gebruiken we de status “Op aanvraag”. Je stelt deze producten als volgt in:

1. Ga naar Extra > Voorraad > Voorraadlijst.
2. Controleer dat de voorgeselecteerde locatie in het eerste dropdownmenu ook de locatie is waarvan je de voorraadinformatie wilt bewerken.
3. Vul de productnaam in in het veld “Filteren op product”.
4. Klik op Enter.
5. Vul “0” (nul) in als het gewenste minimum- en maximumniveau voor dit product.

Wanneer je voorraad voor dit product op nul komt, verandert de status automatisch in “Op aanvraag” in plaats van “Niet op voorraad”.

Wanneer je vervolgens een cliëntbestelling aanmaakt voor dit product, zal Animana automatisch voorstellen om het product te bestellen en het opnemen in de voorgestelde bestellijst (Extra > Voorraad > Voorraad).