Aan het einde van elk kalenderjaar genereert Animana automatisch een leeg boekjaar voor het aankomende jaar. Omdat het leeg is, moet je alles van het huidige boekjaar naar het komende boekjaar overzetten. In dit artikel wordt vermeld wat er nodig is om je huidige boekjaar af te kunnen sluiten in Animana en hoe je dit boekjaar vervolgens afsluit.
Voordat je begint
- Om financiële gegevens in Animana te kunnen bewerken, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. - Als je twijfelt over wat je moet doen om een boekjaar af te sluiten, neem dan contact op met een boekhouder/accountant om je hierbij te helpen.
- Zorg dat je het financiële jaaroverzicht van je bank bij de hand hebt.
- Noteer het eindbedrag van het laatste dagoverzicht van het jaar (
> Financieel > Dagoverzichtslijst). - Voordat je een boekjaar kunt afsluiten, moet je eerst de volgende taken voltooien: al je facturen in Animana boeken, je bankafschriften en je belastingen verwerken, kasverschillen boeken, oninbare facturen afschrijven, voorraadtelling doen, privé-uitgaven en eventuele afschrijvingen boeken en het geld in je kluis tellen. Informatie over deze taken vind je hier: In focus: Jaarafsluiting.
Stappenplan
Let op: het afsluiten van een boekjaar kan niet ongedaan gemaakt worden! Het is niet verplicht om een boekjaar af te sluiten, maar het is aan te raden om ongewenste bewerkingen te voorkomen. Als een boekjaar eenmaal is afgesloten, kun je niet langer transacties boeken in dat jaar. Daarom adviseren we je een boekjaar niet af te sluiten totdat je 100% zeker bent dat er geen bewerkingen meer gemaakt hoeven te worden.
- Ga naar > Financieel > Saldi kas/bank en klik onder het kopje “bankboeken” achter je bankrekening op Alle Transacties.
- Controleer of het totaalbedrag dat rechtsonderaan vermeld staat overeenkomt met het bedrag dat op het financiële overzicht van je bank staat.
- Ga naar > Financieel > Saldi kas/bank en klik onder het kopje “kasboeken” achter kas op Alle Transacties.
- Controleer of het totaalbedrag dat rechtsonderaan vermeld staat overeenkomt met het bedrag in je laatste dagoverzicht van het jaar ( > Financieel > Dagoverzichtslijst).
- Ga naar > Financieel > Saldi kas/bank en klik onder het kopje “bankboeken” achter kluis op Alle Transacties.
- Controleer of het totaalbedrag dat rechtsonderaan vermeld staat overeenkomt met het geldbedrag in je kluis.
- Herhaal deze stappen als er meerdere betaalrekeningen of tussenrekeningen aanwezig zijn.
- Stuur de informatie naar je accountant. Zie de sectie Gerelateerde artikelen.
- Wacht op een officiële goedkeuring van je accountant.
- Als je accountant de definitieve goedkeuring heeft gegeven, kun je het boekjaar afsluiten via > Financieel > Sluiten Boekjaar.
- Klik op Sluiten [jaar] achter het boekjaar dat je wilt afsluiten.
Let op: het afsluiten van een boekjaar kan niet ongedaan gemaakt worden! Daarom adviseren we je een boekjaar niet af te sluiten totdat je 100% zeker bent dat er geen bewerkingen meer gemaakt hoeven te worden.