Natuurlijk kan het voorkomen dat je jouw Animana account op wil of moet zeggen. Uiteraard vinden we het jammer om je als klant te verliezen, maar we zullen er alles aan doen om ook deze laatste processen goed en soepel te laten verlopen.
Voordat je verder leest
Mocht je een klacht hebben, die leidt tot het overwegen van een opzegging, zouden we hier graag over in gesprek komen zodat we samen kunnen kijken naar een passende oplossing. Het indienen van een klacht kan via je accountmanager, ons Customer Support Team of via dit online formulier.
Sluiting van een Account vindt altijd plaats per de eerste werkdag van de kalendermaand van sluiting. Onze opzegtermijn vind je in onze algemene voorwaarden.
We leggen op deze pagina graag de opties uit met betrekking tot het sluiten van een account en welk proces je zal doorlopen. Welke optie voor sluiting bij jou past, hangt af van je persoonlijke situatie.
Optie 1: Account sluiten en inzage behouden
We sluiten bij deze optie je account, verwijderen alle verbindingen met derde partijen, en archiveren alle gebruikers. Er blijft slechts 1 admin gebruiker beschikbaar. Er wordt door deze gebruiker geen omzet meer geregistreerd in dit account en we spreken af dat er geen verkoopfacturen meer aangemaakt worden. Het account, een zogenaamde admin account, blijft wel beschikbaar voor inzage met de lay-out zoals je dat van ons gewend bent.
Deze optie is vooral geschikt voor mensen die hun patiënt- en cliëntgegevens makkelijk ter beschikking willen houden, of bijvoorbeeld de boekhouding nog af moeten sluiten en jaarcijfers moeten aanleveren.
Er wordt voor het beschikbaar houden en beveiligen van de data een vaste prijs per maand in rekening gebracht. Bij een databasegrootte van meer dan 10 GB, zullen ook de gebruikelijke kosten voor opslag berekend worden.
Mocht bij controle blijken dat er toch omzet geregistreerd wordt in een admin account, dan worden hier kosten voor in rekening gebracht.
Optie 2: Account sluiten en een data-archief ontvangen
Deze optie betreft een permanente sluiting van jouw account. Binnen 5 werkdagen nadat jouw account door ons is afgesloten, ontvang je via beveiligde kanalen een archiefbestand met al jouw data. Dit bestand kun je opslaan om zo te voldoen aan je bewaartermijn. Dit bestand is niet leesbaar zonder data-technische kennis en speciale software. Het bestand voldoet aan de regels die de Belastingdienst stelt aan de bewaartermijn.
Deze optie is vooral geschikt voor mensen die de Animana-data niet langer nodig hebben en waarbij de boekhouding al is afgerond. Bijvoorbeeld na pensionering, verkoop van de praktijk of bij sluiting van een admin account, zoals beschreven in optie 1. Dit type sluiting is niet geschikt voor mensen die hun data nog in een leesbaar formaat nodig hebben, bijvoorbeeld om de boekhouding af te sluiten of jaarcijfers te maken.
Het ter beschikking stellen van een eenmalig archiefbestand, na permanente sluiting van jouw account, is kosteloos.
Meer informatie nodig? Plan een belafspraak in met een van onze accountmanagers via deze link.
Optie 3: Account sluiten en gegevens overdragen
Voor deze optie wordt gekozen als de gegevens overgedragen moeten worden aan een andere partij, bijvoorbeeld aan een andere dierenkliniek met Animana bij een overname, of – als je er voor kiest om naar een ander platform over te stappen – naar de aanbieder van het andere platform.
Over het algemeen zal je bij de overdracht van gegevens meerdere kopieën van je database nodig hebben op verschillende datums, zodat de andere partij deze data kan testen en goed kan verwerken. Deze kopieën zullen wij, met uitzondering van de Animana naar Animana conversie, altijd aan jou als verantwoordelijk gegevensverwerker overdragen. Je zorgt er dan zelf voor dat de data op een veilige manier aan de andere partij wordt overgedragen. Na de dataoverdracht kan er gekozen worden voor het aanhouden van een account ter inzage, zoals beschreven in optie 1 of een permanente sluiting, zoals beschreven in optie 2.
Aan het extra ter beschikking stellen van databasekopieën, voordat het account gesloten wordt, zitten kosten per kopie verbonden. Het ter beschikking stellen van het eenmalige archiefbestand na permanent sluiting van jouw account is kosteloos.
Meer informatie nodig? Plan een belafspraak in met een van onze accountmanagers via deze link.
Het proces
Als je weet welke van de bovenstaande opties het beste bij jouw situatie past, kun je de sluiting in gang zetten. Uiteraard staat dataveiligheid bij ons hoog in het vaandel en zorgen we ervoor dat het sluitingsproces voldoet aan de AVG.
Als eerste stap geef je ons digitaal jouw opzegging door via dit online formulier.
Na ontvangst van jouw gegevens zullen we onze data- en facturatieteams opdracht geven de informatie te verwerken. We doen ons best om zo goed mogelijk aan de door jouw aangevraagde datum voor sluiting en/of aanlevering van gegevens tegemoet te komen en jouw opzegging, passend binnen onze algemene voorwaarden, zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Mochten wij door eerder gemaakte afspraken niet aan de deadline kunnen voldoen, dan zullen we in samenspraak met jou naar het beste alternatief zoeken.
Na permanente sluiting van het account per eerste werkdag van de maand van sluiting, zal je binnen 5 werkdagen jouw data-archief ontvangen. Zoals gezegd is dataveiligheid hierbij van groot belang. Je zult de link naar de data en het wachtwoord om de data te openen via verschillende kanalen ontvangen. Beide zijn, ook weer in verband met de veiligheid, slechts een beperkte tijd beschikbaar en zullen, indien de data binnen de gestelde tijd nog niet is bekeken, opnieuw aangevraagd moeten worden. De data kun je, na toegang, downloaden en op een door jou gekozen medium zelf veilig bewaren.
Let op: in verband met de AVG mogen wij jouw database niet langer dan nodig bewaren. Onze interne richtlijnen schrijven voor dat jouw data 90 dagen na sluiting en/of overdragen van de data, permanent verwijderd wordt. Hierna is de data niet meer beschikbaar en wordt de data definitief vernietigd. Zorg er dus voor dat je de data downloadt en veilig opslaat voordat deze termijn verstreken is. Na het verstrijken van deze termijn is jouw data ook voor ons niet meer terug te halen.
Wij zullen ervoor zorgen dat je, via de door jou beschikbaar gestelde contactgegevens, eraan herinnerd wordt om je data te bekijken en op te slaan.
Als na permanente sluiting en het ontvangen en downloaden van de data achteraf toch blijkt dat je nog wel een Animana of admin account nodig hebt, kan er met de door jouw ontvangen en opgeslagen data opnieuw een account aangemaakt worden. Welke kosten hieraan verbonden zijn, is afhankelijk van jouw databasegegevens en jouw persoonlijke situatie.
Mocht je vragen hebben over de opties met betrekking tot opzegging of het proces, plan dan een belafspraak in met een van onze accountmanagers via deze link.
Mijn Animana account opzeggen
Met behulp van dit formulier kun je jouw Animana account opzeggen.