Via internetbankieren bieden banken een export aan van je bankafschriften met alle banktransacties. De huidige bestandsformaten die banken hiervoor aanbieden zijn CAMT053 en MT940-bestanden. In Animana kun je deze bestanden vervolgens uploaden als elektronisch bankafschrift. Vervolgens hoef je alleen de voorgestelde koppeling tussen de transactie in Animana en het bankafschrift goed te keuren. Dit scheelt enorm veel tijd (en fouten!) in het verwerken van banktransacties. Dit artikel legt uit hoe je door middel van een digitaal bankafschrift je banktransacties in Animana kunt verwerken.

Voordat je begint

Stappenplan

1. Ga naar > Financieel > Saldi kas/bank.
2. Onder het kopje “bankboeken” vind je de bankrekening waar je de transacties van wilt verwerken. Klik op deze regel aan de rechterkant op UploadBankStatement.
3. Kies bovenaan eerst het bestandsformaat (MT940 of CAMT053) dat je hebt gedownload van je bankomgeving.
4. Vul in het veld “nummer” het bankafschriftnummer in. Bij ontbreken van een bankafschriftnummer kan je bijvoorbeeld het weeknummer invullen.
5. Klik op Bestand kiezen.
6. Zoek en selecteer het bestand op je computer. Zie Voordat je begint.
7. Klik op Haal Op.
8. Het bestand wordt ingelezen. Het inlezen kan even duren, sluit de pagina niet.
   In het volgende scherm worden alle transacties uit het bestand onder elkaar getoond. Animana vergelijkt de bedragen uit het bestand (de witte regel) met de openstaande bedragen in Animana (verkoop-/inkoopfacturen) en geeft onder elke regel de mogelijke matches (de grijze regels), waarbij de beste match bovenaan staat. Het bepalen van de overeenkomsten gebeurt op basis van rekeningnummer, bedrag, naam en omschrijving van de transactie.
9. Begin bovenaan en kijk of de transactie uit de witte regel overeenkomt met een van de grijze regels daaronder. Als de transactie overeenkomt met het openstaande bedrag in Animana, is het vakje met het bedrag groengekleurd en staat dit icoon erachter:. Klik hierop om de betaling bij de betreffende factuur op te slaan.
10. Herhaal stap 9 totdat je alle transacties hebt verwerkt. Als alle transacties zijn verwerkt, zullen alle regels geel zijn.
11. Als je meerdere bankbestanden hebt ontvangen (Zie Voordat je begint), doorloop dan opnieuw stap 1 t/m 9 totdat je alle bestanden hebt verwerkt.

Meer hierover

Er staat geen beschrijving bij de banktransactie?

Hier kunnen verschillende oorzaken voor zijn. Het kan zijn dat er geen beschrijving is bij de transactie, het kan zijn dat de beschrijving niet is meegestuurd in het digitale bankbestand van de bank of het kan zijn dat Animana de beschrijving niet kan vinden in het bestand.

Controleer eerst het bankafschrift van je bank en kijk of daar een beschrijving staat vermeld voor de transactie. Staat er wel een beschrijving, maar is deze niet zichtbaar in Animana, geef dit dan door aan ons Customer Support team.

Ik heb op Opslaan geklikt en nu zie ik de transactie niet meer?

Zodra een regel is opgeslagen verdwijnt hij uit beeld naar onderen in het bestand. De kleur verandert hiermee naar geel. De transactie is dus onderaan de lijst terug te vinden.

Wat moet ik doen als ik geen match heb gevonden?

• Als er niet automatisch een match wordt gevonden of de juiste staat er volgens jou niet bij, dan kun je door te klikken op achter het bedrag (witte regel), zelf je bestand van debiteuren en crediteuren doorzoeken.
  
  Dit is de box titel

  Let op! De betreffende transactie verplaatst hierdoor naar boven in je scherm.

• In sommige gevallen gaat het om een nog niet ingeboekte inkoopfactuur. Dan kun je achter het bedrag (witte regel) klikken op en daar versneld een inkoopfactuur aanmaken, zodat je het bankbestand niet hoeft te verlaten.

Wel de juiste factuur, niet het juiste bedrag?

Soms komt het voor dat een betaling wordt overgemaakt, die niet precies overeenkomt met het openstaande bedrag. Met het vergrootglas kun je zoals hierboven beschreven alsnog de juiste debiteur/crediteur en factuur selecteren.

In het vakje met het bedrag verander je vervolgens het bedrag dat daadwerkelijk wordt betaald. Een extra veld wordt zichtbaar waarin je kunt aanvinken of het verschil geboekt moet worden als betalingsverschil.

• Als je het vakje aanvinkt, wordt het verschil weggeboekt op het grootboek betalingsverschillen en de factuur wordt gemarkeerd als volledig betaald.
• Als je het vakje niet aanvinkt, dan blijft het restantbedrag van de factuur uiteraard openstaan.

Wat doe ik met een dubbel betaalde factuur?

Wanneer een factuur dubbel wordt betaald, selecteer je via het vergrootglas de juiste cliënt. Alle facturen, ook de reeds betaalde, worden hier getoond. Het getoonde openstaande bedrag is 0.00, het oorspronkelijke factuurbedrag staat tussen haakjes erachter. Door de factuur aan te klikken en het zoekscherm vervolgens te sluiten, kan de betreffende factuur gewoon worden geselecteerd met als gevolg dat de factuur credit komt open te staan.

Wat gebeurt er als ik de pagina tussentijds verlaat?

Als je tussendoor het bestand of zelfs Animana verlaat, kun je gewoon de volgende keer opnieuw hetzelfde bestand laden. De regels die al opgeslagen zijn, worden niet nogmaals getoond om te verwerken.

Tip: volledig verwerkte bankbestanden kun je het beste opslaan in een aparte map. Maak hiervoor een submap binnen de oorspronkelijke map waar je de bankbestanden opslaat en noem deze map bijvoorbeeld “al verwerkt”.

Hoe maak ik een opgeslagen transactie ongedaan?

• Ga naar > Financieel > Saldi kas/bank en selecteer bij het betreffende bankboek de optie gegroepeerd per bankafschrift.
• Selecteer het betreffende bankafschriftnummer. Dit is het nummer dat je hebt ingegeven bij het uploaden van het bankbestand.
• Klik op het rode kruisje achter de betreffende transactie om de boeking ongedaan te maken.
  Vervolgens kun je het bankbestand opnieuw inlezen en de transactie opnieuw inboeken.

Wanneer wordt een vakje groengekleurd?

Een bedrag wordt groen als:

• Het bedrag van de verkoop-/inkoopfactuur overeenkomt met het bedrag van de regel met de betaling.
• Meerdere factuurbedragen bij elkaar opgeteld het correcte bedrag vormen.
• Het originele bedrag is aangepast naar het bedrag van de regel op de bankafschrift. Standaard zal dan verschil afboeken worden aangezet. Wordt dit weer uitgevinkt dan wordt het een deelbetaling.

Wanneer wordt een regel roodgekleurd?

Als een regel in een ander boekjaar valt, is deze rood en staat deze onderaan.

Gerelateerde artikelen

• Hoe kan ik de inhoud van een zip-bestand openen?
• Hoe verwerk ik inkomende bankbetalingen?
• Hoe boek ik inkoopfacturen?