Hoe verwerk ik inkomende bankbetalingen?

Het is mogelijk om cliënten toe te staan hun factuur te betalen via de bank. Dit artikel legt uit hoe betalingen van facturen via de bank in Animana verwerkt dienen te worden.

Voordat u begint

Om bankbetalingen te kunnen verwerken, heeft u de juiste rechten nodig. Controleer of de betreffende rechten voor u staan geactiveerd. Deze vindt u bij > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. De rechten bij “financieel – invoer kas/bank” moeten op groen staan. Als u geen toegang heeft tot de algemene instellingen, vraag dan aan uw beheerder om dit te controleren en indien nodig aan te passen.

Stappenplan

  1. Ga naar > Financieel > Saldi Kas / Bank.
  2. Klik achter Bank onder het kopje ‘bankboeken’ op Nieuwe Transactie Toevoegen.
  3. De lijst met nog niet (volledig) betaalde facturen wordt getoond.
  4. Scroll naar beneden om de juiste factuur te vinden. Het is ook mogelijk om de cliënt te zoeken in het hierboven gemarkeerde zoekveld. Vul minstens 3 karakters in om de zoekopdracht te starten.
  5. Selecteer de correcte factuur door er eenmalig op te klikken. Een aantal details van de betaling wordt automatisch ingevuld in het kader aan de rechterzijde:

    Standaard wordt als betaaldatum de datum van vandaag ingevuld. Doorgaans ligt de betaaldatum in het verleden, dus vul als betaaldatum (“Betaald op”) de datum in die op het bankafschrift staat vermeld als datum waarop de betaling is ontvangen.

  6. Controleer of het ontvangen bedrag ook het (resterende) factuurbedrag is. Standaard zal het resterende bedrag worden ingevuld in het veld “Bedrag”.
  7. Vul het nummer van het bankafschrift in in het veld “Nr”. Dit is een verplicht veld.
  8. Controleer of uw naam staat ingevuld bij “Geaccepteerd door”. Zoniet, klik op het kruisje en voeg uw eigen naam toe.
  9. Klik op Opslaan om de betaling te boeken.

U blijft op dezelfde pagina, maar kunt zien dat de betaling is verwerkt, omdat deze onderaan de pagina wordt vermeld samen met eventuele andere betalingen van datzelfde bankafschrift.

Het is mogelijk om deze pagina te verlaten, ook als nog niet het volledige bankafschrift is verwerkt. De betaling is automatisch opgeslagen bij de correcte cliënt en factuur.

Meer hierover

Hoe verwerk ik betalingen die niet het exacte factuurbedrag zijn?

Mocht een cliënt een groter bedrag hebben overgemaakt dan het factuurbedrag, vul dan het ontvangen bedrag in het veld “Bedrag” in en vink het vakje “Boek verschil” aan. Dit zal de factuur verwerken als volledig betaald en niet een credit open laten staan bij de cliënt.

Mocht het juist wenselijk zijn om het teveel betaalde bedrag als credit bij de cliënt te laten staan, vul dan wel het overgemaakte bedrag in, maar vink de optie “Boek verschil” niet aan.

Mocht de cliënt een deelbetaling doen (en dus minder dan het openstaande factuurbedrag overmaken), vul dan het ontvangen bedrag in het veld “Bedrag” in en vink het vakje “Boek verschil” niet aan. Het resterende factuurbedrag blijft nu als openstaand bedrag bij deze cliënt staan.

Mocht de cliënt een bankbetaling doen die maar een paar cent verschilt met het factuurbedrag en u wilt deze cliënt niet op de debiteurenlijst plaatsen, dan is het wel mogelijk om “Boek verschil” aan te vinken alvorens op Opslaan te klikken. De factuur wordt dan gemarkeerd als volledig betaald en deze cliënt zal niet op de debiteurenlijst verschijnen.

Als het vakje “Boek verschil” is aangevinkt, zal het verschil automatisch geboekt worden op het grootboeknummer 4700 (Betalingsverschillen).

Betalingsomschrijvingen

Het is mogelijk om een omschrijving toe te voegen aan een bankbetaling. Deze informatie kan ingevuld worden in het veld “Betalingsomschrijving”.

De omschrijving zal getoond worden in het transactieoverzicht van het bankafschrift onderaan de pagina.

Tevens zal het getoond worden in het scherm “Betaling Bijwerken” (Cliëntdossier > open de factuur door er op te klikken > Tabblad Betalingen).

Gerelateerde artikelen

    Heeft dit artikel geholpen?

    JaNee

    Wat kunnen wij aan dit artikel verbeteren?