Hoe kan ik subproducten gebruiken om de voorraad bij te houden op ander product?

Inhoud

Met subproducten kun je producten in je productendatabase aan elkaar koppelen. Dit is vooral handig als je een product hebt dat je op verschillende manieren verkoopt (als losse tabletten, of in strips, of per doos) of als één product meerdere instellingen heeft (bv. verschillende prijs, etiket, dosering of herinneringsinstelling). Door subproducten te gebruiken, en die te koppelen aan hoofdproducten, houd je alleen op het hoofdproduct de voorraad bij. Omdat de subproducten gekoppeld zijn, blijft je voorraad sluitend, in welke vorm je het product ook verkoopt. Dit artikel legt uit hoe je subproducten aanmaakt en instelt.

Voordat je begint

Dit is de box titel

Om producten te kunnen beheren, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Zowel het hoofdproduct als het subproduct moeten al zijn aangemaakt in Animana. Zorg dat de producten een duidelijke naam hebben, die ook de eenheid waarin het product verkocht wordt weergeeft.

Stappenplan

Dit is de box titel

Voorbeeld: we hebben in onze praktijk een product, dat we per tablet verkopen en per doos. In de productendatabase hebben we hiervoor 2 producten:

Product A: “PIJNSTILLING 100MG per tablet”
Product B: “PIJNSTILLING 100MG per doos van 100 tabletten”

We gaan deze nu aan elkaar koppelen, waarbij het product “PIJNSTILLING 100MG per tablet” het hoofdproduct wordt (want dit is de kleinste verkoopeenheid) en “PIJNSTILLING 100MG per doos 100 tabletten” het subproduct.

Bepaal eerst welk product het hoofdproduct is en welk product het subproduct. Meer hierover.
Ga naar Extra > Producten > Producten.
Klik het product dat het hoofdproduct moet gaan worden. Meer hierover.
Controleer dat de eenheden en de factoren correct zijn ingesteld. Zie de gerelateerde artikelen voor een artikel over eenheden.
Open het product dat het subproduct moet gaan worden. Controleer dat de eenheden en de factoren correct zijn ingesteld.
Klik op het tabblad Voorraad van het subproduct.
Staat er iets ingevuld bij het veld “in voorraad”? Noteer dan op papier hoeveel er op voorraad is (in welke eenheid) en in welke locatie.
Is er geen voorraad ingevuld, ga dan naar stap 14.
Omdat je subproduct al een voorraad heeft, kunnen we het helaas niet koppelen aan het hoofdproduct. Klik daarom op het tabblad Product.
Klik onderaan op Kopieer Product.
Pas de naam aan – we adviseren om “subproduct” aan de naam toe te voegen.
Klik op Opslaan. Je hebt hiermee een product C gemaakt, dat het (nieuwe) subproduct gaat worden.
Heropen vanuit de productenlijst subproduct C.
Klik op het tabblad Voorraad.
Scroll naar beneden en vul bij het eerste veld achter “kies voorraadproduct” de naam van het hoofdproduct in om het hoofdproduct te zoeken en selecteer deze vervolgens in het dropdownmenu (derde vak).
Klik op Opslaan.
Je ziet nu bovenaan in het rood de naam van het subproduct. In het blauw wordt het hoofdproduct (waar de voorraad op wordt bijgehouden) weergeven.
Klik op de blauwe productnaam (het hoofdproduct).
Klik op het tabblad Voorraad.
Klik op het veld “in voorraad” en pas de hoeveelheid aan, zodat de voorraad die je bij stap 7 hebt genoteerd wordt toegevoegd. Let hierbij goed op de eenheid van het hoofdproduct. Werk je met het nieuwe voorraadbeheer, dan doe je dit in een nieuw venster.
Klik op Opslaan.
Als je in stap 9 een nieuw subproduct C hebt aangemaakt, dat dus nu gekoppeld is aan het hoofdproduct A, dan moet je nog Product B deactiveren. Open jouw Product B en klik op het tabblad Productinfo. Zet “actief” op “nee” en klik op Opslaan.

Je hebt nu een hoofdproduct A en een subproduct (B of C, afhankelijk van je situatie) die aan elkaar zijn gekoppeld. Dit betekent dat je beide producten kunt verkopen en dat de voorraad wordt bijgehouden op het hoofdproduct A.

Meer hierover

Welk product is het hoofdproduct en welk product is het subproduct?

Deze keuze wordt bepaald door het voorraadbeheer, de voorraad wordt namelijk bijgehouden op het hoofdproduct. Omdat het tellen van hele aantallen veel prettiger (en minder foutgevoelig) is, kiezen we als hoofdproduct de kleinste eenheid die op de praktijk verkocht wordt. We tellen dus liever 10 tabletten in plaats van 0,3333333 doosje.

Lang verhaal kort: het hoofdproduct is het product met de kleinste verkoopeenheid. Dit hoeft trouwens niet de kleinste verpakkingseenheid te zijn! Het subproduct zijn alle andere verkoopeenheden.

Tips voor hoofd- en subproducten

Lees het artikel Hoe stel ik eenheden en factoren in op producten? om te begrijpen hoe eenheden moeten worden ingesteld.
Zorg dat de producten een duidelijke naam hebben, die ook de eenheid waarin het product verkocht wordt weergeeft.
Controleer bij het hoofdproduct in het tabblad Subproducten de lijst van subproducten die gekoppeld zijn en waarvan de voorraad bij wordt gehouden op het hoofdproduct. Controleer of dit lijstje correct en compleet is. Een hoofdproduct kan meer dan één subproduct hebben.
Na het opslaan van het subproduct staat bovenaan in het rood de naam van het subproduct. In het blauw wordt het hoofdproduct (waar de voorraad op wordt bijgehouden) weergeven. Controleer of deze blauwe tekst verschijnt na het opslaan van het subproduct.

Help, ik heb verkeerde producten aan elkaar gekoppeld!

Het kan gebeuren dat per ongeluk het subproduct en het hoofdproduct worden verward en de koppeling verkeerd om plaatsvindt. Via Extra > Producten > Producten > hoofdproduct aanklikken > tabblad Subproducten is de koppeling te verwijderen door te klikken op Ontkoppel. Het koppelingsproces kan dan opnieuw doorlopen worden.