Sobald ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Kunden verkauft wird, muss eine Rechnung erstellt werden, so dass auch eine Bezahlung vorgenommen werden kann. Dieser Artikel wird Ihnen erklären wie Sie eine Rechnung erstellen können.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Wir raten Ihnen an die Produkte oder Dienstleistungen über die Patientenkartei in Rechnung zu stellen, nicht über die Kundenkartei. So können Sie einfacher nachschauen welche Produkte oder Dienstleistungen an einen Patienten gekoppelt sind. Dies ist vor allem effektiv bei Kunden mit mehreren Tieren.
- Öffnen Sie eine Patientenakte.
- Klicken Sie oben in der Patientenakte auf die Schaltfläche Rechnung Erstellen. Je nach Ihren Einstellungen finden Sie diese Option entweder in der Reihe der blauen Aktionsschaltflächen oder im Dropdown-Menü „Weitere Aktionen“ oben links in der Patienten- oder Herdenakte.
- Suchen Sie das Produkt oder die Dienstleistung. Die Suche erfolgt über das Suchfeld links vor dem Dropdown-Menü „Produktgruppe wählen“.
- Klicken Sie in den Suchergebnissen auf das Produkt, um es auszuwählen.
- Füllen Sie auf der rechten Seite die gewünschten Felder aus. Mehr hierzu.
- Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ist diese Schaltfläche nicht aktiv? Mehr hierzu.
- Wiederholen Sie die Schritte 3-6, um mehrere Produkte hinzuzufügen.
- Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Rechnungsvorschau.
- Sie gelangen in den Reiter Fakturieren. Überprüfen Sie, ob die richtigen Produkte hinzugefügt wurden.
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen, um die Rechnung zu erstellen.
Anschließend fahren Sie mit der Verarbeitung der Zahlung fort. Siehe die verwandten Artikel für weitere Informationen.
Mehr hierzu
Welche Felder gibt es?
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Produktname | Der Name des Produkts, wie in der Produktdatenbank eingetragen. Dieser Name wird auf das Produktetikett gedruckt. Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie den Text bei Bedarf noch anpassen, bevor Sie ihn der Rechnung hinzufügen. |
| Produkt-Rechnungstext | Der Rechnungstext, wie in der Produktdatenbank eingetragen. Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, wird dieser Name auf die Rechnung gedruckt. Ist dieses Feld leer, wird der Produktname aus dem oben stehenden Feld "Produktname" auf die Rechnung gedruckt. Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie den Text bei Bedarf noch anpassen, bevor Sie ihn der Rechnung hinzufügen. |
| Anzahl | Die Anzahl der Einzelabgaben dieses Produkts. Standardmäßig ist "1" eingetragen. |
| Preis | Der Preis pro Einzelabgabe, wie in der Produktdatenbank eingetragen. |
| Zuschlag | Dieser wird für die Fixkosten von Handlungen (wie Injektionen) oder für Rezepturkosten verwendet. Standardmäßig ist der Zuschlag ausgewählt, wie er in der Produktdatenbank eingetragen ist. |
| Rabatt | Mit den entsprechenden Zugriffsrechten können Sie hier einen Rabattprozentsatz für dieses Produkt eintragen. Standardmäßig ist der Rabatt eingetragen, wie er in der Produktdatenbank steht. |
| MwSt. | Der MwSt.-Satz für dieses Produkt, wie in der Produktdatenbank eingetragen. |
| Charge | Das Dropdown-Menü zeigt die verfügbaren Chargennummern für dieses Produkt an, wie sie in der Produktdatenbank stehen. Standardmäßig ist die Charge mit dem nächstliegenden Haltbarkeitsdatum ausgewählt. Klicken Sie auf Neue Charge, wenn Ihre Charge nicht im Dropdown-Menü steht. Fügen Sie die Menge (den Chargenbestand insgesamt), die Chargennummer und das Haltbarkeitsdatum hinzu und klicken Sie auf Speichern. Ihre neue Charge wird nun im Dropdown-Menü "Charge" ausgewählt. |
| Dosierung | Im ersten Feld können Sie eine Abkürzung für die Dosierung eintragen (doppelklicken Sie auf das Lampensymbol für die Liste der Abkürzungen). Wenn Sie dies tun, erscheint die ausgeschriebene Dosierung im zweiten Feld. Sie können die Dosierung auch ohne Abkürzung ausschließlich im zweiten Feld ausschreiben. Die Dosierung im zweiten Feld wird auf das Etikett gedruckt. |
| Etikett/Anwendungshinweis | Tragen Sie hier bei Bedarf einen zusätzlichen Etikettentext ein. Dieser wird auf das Etikett gedruckt. |
| Datum | Das Datum, an dem dieses Produkt der Rechnung hinzugefügt wird. Standardmäßig ist das heutige Datum eingetragen. |
| Durch | Der Nachname des Benutzers, der das Produkt der Rechnung hinzufügt. Standardmäßig wird hier der Name des aktuellen Benutzers eingetragen. |
| Tierarzt | Der Tierarzt, der dieses Produkt verschreibt. |
Kann ich im Reiter Fakturieren noch ein Produkt hinzufügen?
Manchmal fällt Ihnen während der Rechnungserstellung ein, dass noch ein Produkt hinzugefügt werden muss. Wenn Sie noch nicht auf die Schaltfläche Rechnung erstellen geklickt haben, können Sie das Produkt schnell im Reiter Fakturieren hinzufügen:
- Scrollen Sie im Reiter Fakturieren nach unten und fügen Sie Produkte über den Bereich „Produkt hinzufügen“ hinzu.
- Geben Sie an, ob die Produkte der Kunden- oder der Patientenakte hinzugefügt werden sollen (wir empfehlen, Produkte immer der Patientenakte hinzuzufügen), indem Sie eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü treffen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Produkt hinzufügen.
Sie kehren zur Patientenakte zurück und können dort mehrere Produkte/Dienstleistungen hinzufügen.
Wie kann ich ein Produkt entfernen, bevor ich eine Rechnung erstelle?
Bevor die Rechnung erstellt wird, finden Sie im Reiter Fakturieren eine Übersicht aller nicht fakturierten Produkte. Hier können Sie Produkte auch von der Fakturierung ausschließen oder vollständig entfernen.
- Gehen Sie zum Reiter Fakturieren und bestimmen Sie, welche Produkte nicht fakturiert werden müssen.
- Um Produkte von der Fakturierung auszuschließen (sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt noch fakturiert werden), deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Produkt.
- Um ein Produkt zu entfernen, klicken Sie auf das rote Papierkorb-Symbol hinter dem Produkt.
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen, um die Rechnung zu erstellen.
Hilfe, ich kann das Produkt nicht hinzufügen!
Wenn die Schaltfläche Hinzufügen nicht aktiv ist, wurde in Ihrem Account bei den allgemeinen Einstellungen wahrscheinlich die Option „Hinzufügen von Produkten zur Rechnung bei unzureichendem Lagerbestand blockieren“ aktiviert.
Wenn diese Option nämlich aktiv ist und Sie im Feld „Anzahl“ mehr eingetragen haben als für die ausgewählte Charge verfügbar ist, sehen Sie neben der Schaltfläche Hinzufügen eine Warnung und können das Produkt in dieser Menge nicht hinzufügen. Überprüfen Sie die Chargennummern und Mengen, passen Sie diese bei Bedarf an und versuchen Sie es dann erneut. Siehe die verwandten Artikel für weitere Informationen.