Het is mogelijk om vooraf een offerte of prijsindicatie te maken voor een behandeling van een patiënt. Op deze manier kun je cliënten informeren over de kosten van bijvoorbeeld een operatie. Ook maakt dit voor de cliënt inzichtelijk hoe deze kosten zijn opgebouwd. De prijsindicatie wordt opgeslagen in het patiëntdossier, dus je kunt deze altijd terugvinden, ook als een collega deze prijsindicatie heeft gemaakt. Dit artikel legt uit hoe je een prijsindicatie kunt aanmaken.
Voordat je begint
Het is mogelijk om een standaard voettekst aan te maken voor alle prijsindicaties. Om deze voettekst aan te kunnen passen, heb je wel de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. Meer informatie vind je in de gerelateerde artikelen onderaan.
Stappenplan
- Open het patiëntdossier van de patiënt waarvoor je een prijsindicatie wilt maken. Dit is de box titelDe mogelijkheid om een prijsindicatie te maken, is alleen beschikbaar in het patiëntdossier (en het koppeldossier).
- Klik bovenaan op de knop Prijsindicatie. Afhankelijk van je instellingen, vind je deze optie ofwel in de rij met blauwe actieknoppen ofwel in het dropdownmenu “Meer acties” links bovenaan het dossier.
- Controleer bovenaan de velden “datum” en “medewerker”. Deze worden automatisch ingevuld, maar kunnen handmatig gewijzigd worden.
- In het veld “Opmerkingen” kun je een begeleidende tekst kwijt. Deze is zichtbaar als de prijsindicatie wordt afgedrukt. De opmerking wordt ook getoond in het patiëntdossier.
- Om producten toe te voegen aan de prijsindicatie typ je de productnaam in het eerste veld of selecteer je een productgroep in het tweede veld.
- Selecteer het juiste product uit de resultaten in het derde veld.
- Voeg in het volgende veld de hoeveelheid toe. Standaard staat “1.0” ingevuld.
- Mocht je op het betreffende product korting willen geven, vul dan ook het kortingspercentage in. Als je geen korting wilt geven, laat je het kortingspercentage op 0% staan.
- Klik op Toevoegen om het product aan de prijsindicatie toe te voegen. Het product wordt onderaan het scherm toegevoegd en daaronder zie je het totaalbedrag van de prijsindicatie.
-
Voeg zo alle producten toe. Als een product foutief is toegevoegd aan de prijsindicatie, kan deze weer verwijderd worden door op
achter dat product te klikken. -
Klik onderaan op de knop Opslaan.
Meer hierover
Hoe deel ik een prijsindicatie?
Klik in stap 11 hierboven niet op de knop Opslaan, maar op Opslaan en printen om een pdf-versie van de prijsindicatie te maken en te downloaden om te kunnen afdrukken.
Wilt je de prijsopgave liever meteen naar de huisdiereigenaar e-mailen, klik dan op Opslaan en emailen om het e-mailscherm te openen met deze prijsindicatie als bijlage.
Iets om rekening mee te houden: je opmerking (stap 4 hierboven) wordt ook afgedrukt op de prijsindicatie.
Hoe factureer ik de prijsindicatie?
Wanneer de prijsindicatie klaar is om gefactureerd te worden, ga je als volgt te werk:
- Klik op de regel van de prijsindicatie in het patiëntdossier om de prijsindicatie te openen.
- Vink het vakje “batches automatisch toewijzen” aan als je producten met batchnummers hebt gebruikt. Wanneer deze optie is ingeschakeld, wijst het systeem op de achtergrond automatisch een batch met voldoende voorraad toe zodra je de artikelen in de volgende stap factureert.
- Klik op Factureer items.
- De producten worden toegevoegd aan de factuur. In het factuuroverzicht worden het toegewezen batchnummer en de vervaldatum direct in de tabel weergegeven, indien dit van toepassing. Controleer of het juiste batchnummer is geselecteerd. Indien nodig kun je op de productnaam klikken om de batch of hoeveelheid te wijzigen.
- Heb je extra producten gebruikt die niet op de prijsindicatie stonden, dan kun je deze op de gebruikelijke manier toevoegen door bovenaan het patiëntdossier op de knop Product te klikken.
Prijsindicatie in combinatie met prijsgroep of gezondheidsplan
Mocht je producten aan de prijsindicatie toevoegen, die onderdeel uitmaken van een prijsgroep of een gezondheidsplan, dan zullen deze producten een aangepaste prijs hebben mits deze cliënt bij deze prijsgroep/gezondheidsplan hoort. De aangepaste prijs zal in de prijsindicatie voor deze cliënt worden getoond.
Voorbeeld
Cliënt Jansen is familie en ontvangt 10% korting op consulten en behandelingen. Je hebt een prijsgroep aangemaakt genaamd ‘Familie’ en bij de productgroep ‘Behandelingen en consulten’ een koppeling toegevoegd met deze prijsgroep en een margeregel toegekend van 10% korting. Cliënt Peeters is een gewone cliënt (zonder prijsafspraken).
Op het moment dat je een prijsindicatie maakt voor een consult voor cliënt Peeters zal deze het normale verkoopbedrag tonen. Op het moment dat je een prijsindicatie maakt voor een consult voor cliënt Jansen, zal de prijsindicatie 10% minder zijn, omdat deze cliënt zoals hierboven besproken is aangemerkt als onderdeel van de prijsgroep ‘Familie’. De korting wordt niet apart vermeld in de prijsindicatie.