Het is mogelijk om vooraf een offerte of prijsindicatie te maken voor een behandeling van een patiënt. Op deze manier kun je cliënten informeren over de kosten van bijvoorbeeld een operatie. Ook maakt dit voor de cliënt inzichtelijk hoe deze kosten zijn opgebouwd. De prijsindicatie wordt opgeslagen in het patiëntdossier, dus je kunt deze altijd terugvinden, ook als een collega deze prijsindicatie heeft gemaakt. Dit artikel legt uit hoe je een prijsindicatie kunt aanmaken.
Voordat je begint
Het is mogelijk om een standaard voettekst aan te maken voor alle prijsindicaties.Om de voettekst van prijsindicaties te kunnen beheren, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen. Meer informatie vind je in de gerelateerde artikelen.
Stappenplan
- Open het patiëntdossier van de patiënt waarvoor je een prijsindicatie wilt maken. Dit is de box titelDe mogelijkheid om een prijsindicatie te maken, is alleen beschikbaar in het patiëntdossier (en het koppeldossier).
- Klik bovenaan op de knop Prijsindicatie. Afhankelijk van je instellingen, vind je deze optie ofwel in de rij met blauwe actieknoppen ofwel in het dropdownmenu “Meer acties” links bovenaan het dossier.
- Controleer bovenaan de velden “datum” en “medewerker”. Deze worden automatisch ingevuld, maar kunnen handmatig gewijzigd worden.
- Vul indien gewenst het veld “Opmerkingen” in. Deze tekst is zichtbaar wanneer de prijsindicatie wordt afgedrukt en wordt ook in het patiëntdossier getoond.
- Typ de productnaam in het eerste veld of selecteer een productgroep in het tweede veld.
- Selecteer het juiste product uit de resultaten in het derde veld.
- Vul in het volgende veld de gewenste hoeveelheid in. Standaard staat hier “1.0”.
- Vul indien gewenst het kortingspercentage in. Als je geen korting wilt geven, laat je dit op 0% staan.
- Klik op Toevoegen. Het product wordt onderaan toegevoegd en het totaalbedrag van de prijsindicatie wordt bijgewerkt.
-
Voeg zo alle producten toe. Als een product foutief is toegevoegd aan de prijsindicatie, kan deze weer verwijderd worden door op
achter dat product te klikken. -
Klik onderaan op de knop Opslaan.
Meer hierover
Hoe deel ik een prijsindicatie?
Klik op Opslaan en printen om een pdf-versie van de prijsindicatie te maken en te downloaden.
Wil je de prijsindicatie direct naar de huisdiereigenaar e-mailen? Klik dan op Opslaan en emailen. Het e-mailscherm wordt geopend met de prijsindicatie als bijlage.
Let op: De tekst in het veld “Opmerkingen” wordt ook op de prijsindicatie afgedrukt.
Hoe factureer ik de prijsindicatie?
Wanneer de prijsindicatie klaar is om gefactureerd te worden, kun je batches voor producten met batchregistratie automatisch laten toewijzen.
- Klik in het patiëntdossier op de prijsindicatie om deze te openen.
- Vink het vakje “batches automatisch toewijzen” aan als je producten met batchnummers hebt gebruikt. Wanneer deze optie is ingeschakeld, wijst het systeem op de achtergrond automatisch een batch met voldoende voorraad toe zodra je de artikelen in de volgende stap factureert.
- Klik op Factureer items.
- De producten worden toegevoegd aan de factuur. Controleer in het factuuroverzicht het toegewezen batchnummer en de vervaldatum van de betreffende producten. Indien nodig kun je op de productnaam klikken om de batch of hoeveelheid te wijzigen.*
- Heb je extra producten gebruikt die niet op de prijsindicatie stonden, dan kun je deze op de gebruikelijke manier toevoegen door bovenaan het patiëntdossier op de knop Product te klikken.
* Animana wijst alleen automatisch een batch toe aan producten waarvoor batchregistratie wordt gebruikt. Er wordt een batch toegewezen die voldoende voorraad bevat. Als er voor een product geen batch met voldoende voorraad beschikbaar is, blijft de factuurregel zonder toegewezen batch. Wijs in dat geval handmatig een batch toe. Controleer altijd of de automatisch toegewezen batch correct is voordat je de factuur afrondt.
Prijsindicatie in combinatie met prijsgroep of gezondheidsplan
Mocht je producten aan de prijsindicatie toevoegen, die onderdeel uitmaken van een prijsgroep of een gezondheidsplan, dan zullen deze producten een aangepaste prijs hebben mits deze cliënt bij deze prijsgroep/gezondheidsplan hoort. De aangepaste prijs zal in de prijsindicatie voor deze cliënt worden getoond.
Voorbeeld
Cliënt Jansen is familie en ontvangt 10% korting op consulten en behandelingen. Je hebt een prijsgroep aangemaakt genaamd ‘Familie’ en bij de productgroep ‘Behandelingen en consulten’ een koppeling toegevoegd met deze prijsgroep en een margeregel toegekend van 10% korting. Cliënt Peeters is een gewone cliënt (zonder prijsafspraken).
Op het moment dat je een prijsindicatie maakt voor een consult voor cliënt Peeters zal deze het normale verkoopbedrag tonen. Op het moment dat je een prijsindicatie maakt voor een consult voor cliënt Jansen, zal de prijsindicatie 10% minder zijn, omdat deze cliënt zoals hierboven besproken is aangemerkt als onderdeel van de prijsgroep ‘Familie’. De korting wordt niet apart vermeld in de prijsindicatie.