Met het online afsprakensysteem van Vetstoria krijgen cliënten de mogelijkheid om, ook buiten de normale openingstijden van je praktijk, afspraken in je Animana agenda te maken. Dit artikel legt uit welke stappen je in Animana moet doorlopen om online afspraken mogelijk te maken.
Voordat je begint
- Neem eerst contact op met Vetstoria om een account aan te maken. Houd er rekening mee dat er twee weken over heen kunnen gaan voordat je gebruik kunt maken van online afspraken. Vetstoria zal aangeven wanneer je gebruik kunt maken van het systeem.
- Stel de connectie met Vetstoria in je Animana account in. Zie de gerelateerde artikelen voor meer informatie.
- Je hebt de rechten van een beheerder nodig om de agenda aan te passen in Animana. Deze rechten kun je verkrijgen door naar
> Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen te gaan en de juiste rechten toe te wijzen.
Stappenplan
- Ga naar > Algemene Instellingen > Agendaboeken.
- Klik op een van de agendaboeken om de instellingen in te zien.
- Klik op het
-teken indien er nog geen beschikbaarheidsinformatie is opgegeven. Met de beschikbaarheid kun je aangeven op welke dagen van de week dit agendaboek beschikbaar moet zijn voor afspraken.
Dit is de box titelOpmerking: Dit betreft de beschikbaarheid van de agenda in Animana, niet in Vetstoria. De beschikbaarheid in Vetstoria dient in een later stadium apart aangegeven te worden; deze is overigens wel gerelateerd aan de aangegeven beschikbaarheid in Animana.
- Selecteer een start- en eindtijd voor dit agendaboek en selecteer de dag(en).
Dit is de box titelVoorbeeld: Als in jouw praktijk op woensdag van 09:00 uur tot 12:30 uur alleen maar consulten worden gedaan, dan kun je een rij toevoegen aan de beschikbaarheid die dit aangeeft. De tijden die niet beschikbaar zijn worden roze gemarkeerd in de agenda.
- Indien er meerdere beschikbare tijden en dagen aangegeven zijn, klik dan op het -teken en herhaal de vorige stap.
- Klik op Opslaan.
Bij het openstellen van je agenda via Vetstoria zal er alleen gekeken worden naar de tijden die beschikbaar zijn volgens de instellingen in de agendaboeken in Animana. In de instellingen in Vetstoria is het mogelijk om de afspraken die ingepland kunnen worden te beperken. Meer informatie vind je op de Vetstoria Knowledge base.
Meer hierover
Hoe ziet een afspraak via Vetstoria er uit?
Zodra een cliënt een tijd heeft geselecteerd via het online afsprakensysteem Vetstoria, wordt deze gereserveerd in Animana. Gebruikers van Animana kunnen dan op de gereserveerde tijd geen andere afspraak inboeken. Zodra een cliënt de afspraak heeft bevestigd in het online afsprakensysteem staat de afspraak in de agenda. Deze afspraken zijn in de agenda te herkennen aan het woord “online”:
Heeft een bestaande cliënt een afspraak gemaakt, dan wordt de afspraak automatisch gekoppeld aan de bestaande gegevens in Animana. Als een cliënt niet in je database voorkomt, zal boven de afspraak “Nieuw contact” komen te staan.
Voor het gemak staan in de bovenstaande afbeelding drie verschillende afspraken. Hier volgt meer uitleg hoe en door wie deze zijn aangemaakt:
- De eerste afspraak is een online Vetstoria afspraak gemaakt door een nieuwe cliënt (deze bestaat nog niet in Animana).
- De tweede afspraak is een online Vetstoria afspraak gemaakt door een bestaande cliënt (de informatie is direct gelinkt aan de juiste gegevens).
- De derde afspraak is een gewone afspraak, gemaakt door een Animana gebruiker.
Kan een cliënt een afspraak via Vetstoria bewerken of annuleren?
Zodra een cliënt een afspraak aanmaakt, zal een bevestigingsmail uitgestuurd worden met daarin de mogelijkheid om de afspraak te bewerken of te annuleren. Animana zal na een bewerking of annulering de agenda bijwerken en de cliënt ontvangt een bevestiging.
Wat moet ik instellen als ik mijn cliënten afspraken wil laten maken bij een specifieke dierenarts?
Met Vetstoria krijgt de cliënt de gelegenheid om een afspraak in te boeken bij een specifieke dierenarts. Hiervoor dienen de dierenartsen ingeroosterd te worden in de agenda in Animana door middel van de roosterfunctionaliteit. Inroosteren van gebruikers kan gedaan worden door de instructies te volgen die in dit artikel staan vermeld. Zodra alle dierenartsen zijn ingeroosterd in Animana, dien je eenmalig contact op te nemen met Vetstoria om deze functionaliteit voor jouw praktijk te laten activeren.