Wanneer alle instellingen in orde zijn, voegt Animana automatisch een productherinnering toe aan het patiëntdossier wanneer je een product of dienst levert met een gekoppelde productherinnering. Bijvoorbeeld: na het toevoegen van een jaarlijkse vaccinatie wordt er automatisch een productherinnering aangemaakt voor het volgende jaar.
Soms komt het voor dat er een productherinnering aan het patiëntdossier moet worden toegevoegd zonder dat er een product is verkocht. Bijvoorbeeld wanneer je een nieuwe patiënt registreert die je wilt herinneren aan de jaarlijkse vaccinatie. Je wilt ervoor zorgen dat de productherinnering automatisch wordt verwerkt met al je andere (geautomatiseerde) productherinneringen.
Er zijn twee manieren om dit te doen. Je kunt handmatig een productherinnering toevoegen aan het patiëntdossier of je kunt een combi-product gebruiken om dit voor je te doen.
Als je voorziet dat er vergeten wordt om alle nodige informatie toe te voegen bij het handmatig toevoegen van een productherinnering aan een patiënt, kun je een combi-product aanmaken dat je aan een patiënt toevoegt en dat een productherinnering aanmaakt met de juiste instellingen. Dit zorgt ervoor dat deze productherinnering automatisch wordt verzonden. Door deze producten te groeperen in een combi-product worden ze voor alle gebruikers makkelijker te vinden en toe te voegen aan een patiënt.
Dit artikel legt uit hoe je een combi-product kunt aanmaken en gebruiken om een productherinnering toe te voegen aan het patiëntdossier.
Voordat je begint
- Dit artikel gaat ervan uit dat je al gebruikmaakt van automatische productherinneringen. Om een productherinnering automatisch te versturen, moeten er “herinnergroepen product” en “regels productherinnering” in je account zijn aangemaakt en ingesteld. Als je momenteel geen automatische productherinneringen gebruikt, vind je in het Leerpad: Automatische productherinneringen hoe je dit kunt instellen.
- Om combi-producten te kunnen beheren, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Voorbereiding 1: Maak producten met productherinneringen
Eerst moet je losse ‘herinnerproducten’ aanmaken voor het toevoegen van productherinneringen. Maak een product aan voor elke herinneringsperiode, bijvoorbeeld 1 maand of 3, 6, 9 en 12 maanden.
- Ga naar Extra > Producten > Producten.
- Klik bovenaan op de blauwe knop Product toevoegen.
- Selecteer een “productgroep” uit het dropdownmenu.
- Geef het product een “naam”, bijvoorbeeld ‘Herinnering vaccinatie 30 dagen’.
- Klik op Opslaan.
- Klik dan op het tabblad Herinnering.
- Klik op de blauwe knop Nieuw.
- Vul bij “herinneren na” het aantal dagen in. Dit is het aantal dagen na het toevoegen van dit product aan een patiëntdossier waarop de productherinnering wordt aangemaakt.
- Selecteer een “herinnertype” uit het dropdownmenu. Het herinnertype wordt getoond in het patiëntdossier en kan worden gebruikt als filter.
- Optioneel: vul in het veld “herinnertekst” de tekst in die je wilt tonen in het patiëntdossier. Deze tekst kan worden overgenomen in standaardteksten voor productherinneringen, zoals e-mails en brieven.
- Selecteer een “herinnergroep product” uit het dropdownmenu. Dit veld is verplicht voor automatische productherinneringen. Een herinnergroep product bepaalt welke productherinneringen elkaar mogen overschrijven.
- Selecteer de juiste “notificatie” uit het dropdownmenu. Dit veld is verplicht voor automatische productherinneringen. De regel bepaalt hoe vaak, wanneer en via welk kanaal productherinneringen worden verzonden.
- Klik op Opslaan.
- Ga naar het tabblad Productinfo.
- Zet de optie “verberg in patiëntdossier” op ja.Hierdoor wordt een herinnerproduct niet getoond in het patiëntdossier of op een factuur.
- Klik op Opslaan.
Herhaal stap 1 t/m 16 voor alle gewenste herinneringsperiodes.
Voorbereiding 2: Maak een combi-product
- Klik op F5 om de productdatabase te verversen.
- Ga naar Extra > Producten > Combi-producten.
- Klik onderaan de lijst op Combi-product toevoegen.
- Geef het combi-product een naam, bijvoorbeeld ‘Handmatige vaccinatie productherinneringen’.
- Zet “verberg nul bedragen” op ja.
- Zet “items standaard aanvinken” op nee.
- Zet “toon naam op factuur” op nee.
- Klik op Opslaan.
- Voeg de producten toe die je bij voorbereiding 1 hebt gemaakt en zet per product “prijs nul, wel voorraad” op ja.
- Klik bovenaan op Opslaan. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Stappenplan
Nu kun je dit combi-product gebruiken om een productherinnering toe te voegen.
- Klik op F5 om de productdatabase te verversen.
- Ga naar het patiëntdossier.
- Klik op de blauwe knop Product. Afhankelijk van je instellingen, vind je deze optie ofwel in de rij met blauwe actieknoppen ofwel in het dropdownmenu “Meer acties” links bovenaan het dossier.
- Selecteer in het dropdownmenu “kies productgroep” de optie “combi-producten”.
- Selecteer het gewenste combi-product. Combi-producten worden weergegeven met “C:” voor de naam.
- Selecteer de juiste productherinnering door het bijbehorende selectievakje aan te vinken.
Dit is de box titelAls je bijvoorbeeld een nieuwe diereigenaar registreert en de jaarlijkse vaccinatie over vier maanden moet plaatsvinden, kies je “Herinnering vaccinatie 120 dagen”. Na toevoegen wordt deze productherinnering opgenomen in het automatische productherinneringsproces.
- Klik op Toevoegen.
Het product wordt onderaan toegevoegd als een ongefactureerd item. Zodra je de factuur afrondt, blijft alleen de productherinnering zichtbaar in het patiëntdossier. Het item zelf wordt niet afgedrukt op de factuur.