Animana houdt gedurende de dag alle transacties bij, zodat aan het einde van de dag een specifiek bedrag wordt verwacht op het pinapparaat en in de kassa. Dit artikel legt uit wat de oorzaken en oplossingen zijn voor positieve kasverschillen in het dagoverzicht.

Voordat je begint

Oorzaken en oplossingen voor positieve kasverschillen

Positieve kasverschillen worden in het groen weergegeven. Kasverschillen kleiner dan €10 worden in het zwart getoond.

Hieronder vind je een lijst met mogelijke oorzaken voor een positief kasverschil.

1: Een mistelling/verkeerde invoer

Voer de kastelling opnieuw uit om je ervan te verzekeren dat het kasverschil niet veroorzaakt wordt door een simpele mistelling.

Controleer ook of je het getelde contante geld correct hebt ingevoerd in Animana.

Deze fouten kunnen gecorrigeerd worden door de bedragen aan te passen en op Opslaan te klikken.

2: Tijdstip van de kastelling is niet juist

Zet het tijdstip van de kastelling op een tijd ná de laatste transactie, om ervoor te zorgen dat alle transacties in het dagoverzicht worden getoond. Heb je een correctie doorgevoerd in een van de transacties, vergeet dan niet om de tijd van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen naar enkele minuten later dan het tijdstip waarop de laatste correctie is uitgevoerd.

Om te corrigeren, pas je de tijd aan door te klikken op het uur en/of de minuten en selecteer je een later tijdstip in het dropdownmenu. Klik vervolgens op Opslaan.

3: Een factuur is aangemaakt en betaald, maar niet afgeslagen

Als een factuur is aangemaakt en de betaling heeft contant plaatsgevonden, maar is niet geregistreerd in Animana, dan zal de betreffende factuur in Animana nog als openstaande factuur bekend zijn. Om deze reden zal de factuur in de lijst staan bij de “Open Facturen” in het dagoverzicht.

Ga als volgt te werk om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het cliëntdossier te gaan.
2. Klik op de betreffende factuur om deze te openen. De factuur zal rood zijn omdat de factuur nog niet (volledig) betaald is.
3. Klik onderaan het scherm op de knop Betaling.
4. Zorg dat alleen de vetgedrukte factuur is geselecteerd.
5. Selecteer aan de rechterzijde de betaalmethode. In dit voorbeeld zou het kas zijn.
6. Klik op Voltooien.
7. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

4: Een factuur is contant betaald, maar is afgeslagen als zijnde betaald met een ander betaalmiddel

Controleer of er facturen zijn in de lijst van betalingen die eenzelfde bedrag hebben als het kasverschil. Controleer vervolgens met de collega die de betreffende betaling heeft verwerkt met welk betaalmiddel de cliënt heeft betaald.

Doorloop de volgende stappen om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het cliëntdossier te gaan.
2. Klik op de betreffende factuur om deze te openen (in het voorbeeld: S-2018-0030).
3. Klik bovenaan op het tabblad Betalingen.

   

4. Klik op de betaling om de details te openen.
5. Corrigeer het betaalmiddel door op het dropdownmenu te klikken en “kas” te selecteren.
6. Indien nodig kunnen de andere velden ook bewerkt worden (betaaldatum, bedrag, beschrijving, etc).
7. Klik op Opslaan.
8. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

5: Er is geen factuur gemaakt en de betaling is wel ontvangen, maar niet geadministreerd

Heb je een contante betaling ontvangen, maar ben je vergeten om een factuur aan te maken en ook om de betaling in Animana te registreren, dan is er geen factuurnummer. In dit geval zullen de producten toegevoegd zijn aan een patiënt (of koppel) en zijn ze terug te vinden in de sectie “Ongefactureerd” in het dagoverzicht. Deze sectie staat helemaal onderaan de pagina van het dagoverzicht.

Doorloop de volgende stappen om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de cliënt om naar het tabblad “Ongefactureerd” van deze cliënt te gaan.
2. Klik op Maak Factuur.
3. Zorg dat alleen de vetgedrukte factuur is geselecteerd.
4. Selecteer aan de rechterzijde de betaalmethode. In dit voorbeeld zou het kas zijn.
5. Klik op Voltooien.
6. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

6: Een inkoopfactuur (P-factuur) of kassabon is afgeslagen als een contante betaling maar is betaald met een ander betaalmiddel

Inkoopfacturen zijn facturen/bonnen die je ontvangt. Verkoopfacturen zijn facturen die je naar je cliënten verstuurt. Verkoopfacturen hebben het formaat S-JJJJ-0000 (bijvoorbeeld S-2018-0002). Inkoopfacturen hebben het formaat P-JJJJ-0000 (bijvoorbeeld P-2018-0002).

Wanneer een bon wordt ingeboekt in het dagoverzicht, wordt feitelijk een inkoopfactuur aangemaakt. Kassabonnen worden standaard contant betaald. Wanneer een inkoopfactuur is afgeslagen als een contante betaling, maar eigenlijk met een ander betaalmiddel is betaald, zal er een positief kasverschil zijn aan het einde van de dag.

Doorloop de volgende stappen om dit te corrigeren:

1. Klik op de naam van de leverancier om naar het cliëntdossier te gaan. 
2. Klik op de betreffende factuur om deze te openen (in het voorbeeld: P-2018-0006).
3. Klik bovenaan op het tabblad Betalingen. 
4. Klik op de betaling om de details van de betaling te openen.
5. Corrigeer het betaalmiddel door op het dropdownmenu te klikken en het juiste betaalmiddel te selecteren.
6. Indien nodig kunnen de andere velden ook bewerkt worden (betaaldatum, bedrag, beschrijving, etc).
7. Klik op Opslaan.
8. Vergeet niet om het tijdstip van de kastelling in het dagoverzicht aan te passen en het dagoverzicht opnieuw op te slaan.

7: Er is een groter bedrag ontvangen dan is geregistreerd

Soms komt het voor dat er een extra bedrag wordt ontvangen, bijvoorbeeld omdat je cliënt meer betaalt om de factuur of te ronden of omdat ze je een fooi geven. Als je dit niet in Animana hebt geregistreerd maar het wel toevoegt aan je kassalade, zal Animana aangeven dat er een positief kasverschil bestaat. Raadpleeg je accountant hoe om te gaan met deze bedragen.

Gerelateerde artikelen

• Dagoverzicht / kastelling
• Hoe corrigeer ik fouten in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een negatief pinverschil in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een positief pinverschil in het dagoverzicht?
• Hoe corrigeer ik een negatief kasverschil in het dagoverzicht?
• Hoe boek ik een kassabon?
• Hoe boek ik een kasopname?
• Hoe boek ik inkoopfacturen?
• In focus: Een betaling verwerken