In focus: Een betaling verwerken

Op deze pagina vind je al onze hulpbronnen met betrekking tot het verwerken van betalingen in Animana.

Belangrijke wijzigingen in de manier waarop je klantbetalingen verwerkt (Zomer 2022)

Het Animana team werkt momenteel aan het sneller en eenvoudiger maken van klantbetalingen in Animana. We delen nu belangrijke informatie, zodat je voorbereid bent op deze veranderingen.

Dit is de box-titel

Deze veranderingen:

  • zullen van toepassing zijn op alle verkoopfactuurschermen, dus als je klantbetalingen verwerkt, zul je de veranderingen zien (tenzij je gebruikmaakt van Balieverkoop)
  • worden gelanceerd in de eerste week van juli
  • hebben geen invloed op de inkoopfactuurworkflow (d.w.z. voorraadorders en onkosten)

Hieronder een voorproefje van enkele van de veranderingen:

Nieuwe gebruikerservaring

De nieuwe werkwijze combineert het selectiescherm ‘betalingstype’ en het hoofdbetalingsscherm in één eenvoudiger scherm, waardoor je tijd en muisklikken bespaart.

Je kunt nu gemakkelijk een of meer facturen e-mailen vanuit het betalingsscherm

Eindelijk hoef je de factuur niet meer handmatig te verzenden vanuit het cliëntdossier! Je kunt nu een of meerdere facturen selecteren om te e-mailen. Selecteer gewoon de juiste facturen en klik op de knop Factuur email.

Meer in-app ondersteuning en feedback

Om je te helpen je weg te vinden op het nieuwe scherm, hebben we meer in-app help toegevoegd. Check de tooltips, informatiebanners en validatiewaarschuwingen. Binnenkort vind je nog meer ondersteuning die direct van toepassing is op de pagina.

Betalingsnotities en beschrijvingen

Als er een beschrijving wordt ingevoerd wanneer een betaling wordt opgeslagen, zal deze in het cliëntdossier verschijnen als notitie bij de “betaling”. Als “Geen betaling” is geselecteerd en een beschrijving is ingevoerd, zal de omschrijving in het cliëntdossier worden getoond als een notitie voorafgegaan door “Geen betaling”, zodat het duidelijk is dat de klant nog niet heeft betaald.

Meer informatie over facturen

Je kunt nu facturen uitklappen om precies te zien welke producten en diensten in die factuur zijn opgenomen – nooit meer heen en weer klikken om te controleren op welke factuur welke regels staan!

Betalingsgeschiedenis

Alle historische betalingen voor individuele facturen worden nu duidelijk weergegeven in de tabel met factuurgegevens.

Betere weergave van de “Afronden en boeken”-functie

We hebben onze afrond- en boek verschil functie verbeterd. Indien geselecteerd, zal het “Nu betaald” bedrag automatisch afgerond worden naar de dichtstbijzijnde 5 ct. Als je handmatig een bedrag invoert dat meer dan 50 ct afwijkt van het “Nu betaald”-bedrag, wordt het verschil in rood weergegeven. Indien aangevinkt, zullen alle verschillen worden geboekt in een systeemgrootboek voor betalingsverschillen.

Facturen worden getoond in datumvolgorde en zijn standaard geselecteerd

Op veler verzoek worden de openstaande facturen bij het openen van het betaalscherm in datumvolgorde getoond (nieuwste eerst) en worden ze allemaal standaard geselecteerd.

De actieve factuur – bijvoorbeeld de factuur waarop je hebt geklikt om naar de betaalpagina te gaan – wordt vetgedrukt weergegeven.

Veelgestelde vragen over de wijzigingen

Heeft de wijziging gevolgen voor mij?
Als je betalingen van klanten verwerkt, heeft deze wijziging zeker betrekking op jou.
Welke workflows worden gewijzigd?

Verkoopfacturen (d.w.z. transacties tussen een klant en een praktijk):

  • klanten die betalen voor een product of dienst (inclusief geen betaling). De veranderingen zijn niet van toepassing op transacties die gedaan worden via het kassa-icoontje in de header bar.
  • klanten die betalen voor een openstaande factuur uit het cliëntdossier.
Welke workflows worden niet gewijzigd?

Inkoopfacturen (d.w.z. transacties tussen een leverancier en een praktijk):

  • een praktijk die voorraden bestelt
  • een praktijk die uitgaven verwerkt
  • transacties gedaan via het kassa-icoontje in de header bar.
Waarom hebben jullie het scherm veranderd?
Klantbetalingen zijn een van de meest uitgevoerde taken in Animana. Na feedback van klanten en observatie van hoe gebruikers deze taak uitvoeren, wilden we deze taak sneller en eenvoudiger maken voor iedereen.
Wat zijn de belangrijkste veranderingen?

  1. Het selectiescherm voor betalingstypes is samengevoegd met het hoofdbetalingsscherm, waardoor je sneller kan werken.
  2. Factuuritems en betalingsgeschiedenis zijn beschikbaar op het betalingsscherm, waardoor je gemakkelijk een volledig beeld krijgt van de factuur- en betalingsgeschiedenis van jouw klant in één overzicht. Dit bespaart tijd en helpt bij de communicatie met je klanten.
  3. Je kunt nu één e-mail sturen met meerdere facturen tegelijk, ook dit bespaart tijd en maakt het voor jouw klant gemakkelijk om alle facturen te bekijken.
  4. Facturen worden getoond in datumvolgorde en zijn standaard geselecteerd.
Wanneer komen de veranderingen?
De veranderingen worden gelanceerd in juli 2022, deze pagina zal worden bijgewerkt met een nauwkeuriger datum als we dichter bij de releasedatum komen. Houd ook de informatie in Animana zelf goed in de gaten.
Hoe zal dit de toekomstige ontwikkeling van betalingen beïnvloeden?
De nieuwe betaalpagina is ontworpen met toekomstige verbeteringen in het achterhoofd, zodat we betalingen in de loop van de tijd kunnen blijven verbeteren.
Hoe kies ik een betalingstype?
Het oude scherm waar je de betaalmethode selecteert, is geïntegreerd in een sectie aan de rechterkant van het nieuwe betaalscherm (of eronder bij smalle schermbreedtes).
Wat is er met de rekenmachine gebeurd?
De rekenmachine waarmee je kon berekenen hoeveel wisselgeld je een klant moest geven, is verplaatst naar het gebied rechts op het scherm (of eronder bij smalle schermbreedtes). Klik aan de rechterzijde op Cash Calculator om de calculator te openen.

Hoe kan ik alle facturen selecteren/de-selecteren?
Om alle facturen te selecteren (of deselecteren), gebruik je het selectievakje linksboven in de tabel, naast de kop “Factuurnummer”.
Wat is A&B?
“A&B” staat voor “Round and Book” en vervangt de kolom “Afronden + Boek Verschil”.
Hoe werkt de Afronden en boek verschil functie?
Als je deze functie selecteert, wordt het “Nu betaald” bedrag automatisch afgerond naar de dichtstbijzijnde 5 ct. Als je handmatig een bedrag invoert dat meer dan 50 ct afwijkt van het “Nu betaald”-bedrag, wordt het verschil in rood weergegeven. Indien aangevinkt, zullen alle verschillen worden geboekt op een systeemgrootboek voor betalingsverschillen.
Waar verschijnt de beschrijving van de betaling?

Als een beschrijving van de betaling is toegevoegd wanneer “Geen betaling” is geselecteerd, dan zal de beschrijving in het cliëntdossier verschijnen als een notitie. Als je deze niet ziet, controleer dan of het selectievakje voor de categorie “notitie” is ingeschakeld in de filters bovenaan.

Als een betalingsbeschrijving wordt toegevoegd wanneer een betaling wordt verricht, dan verschijnt de beschrijving in het cliëntendossier bij de betaling. Als je dit niet ziet, controleer dan of het selectievakje voor de categorie “betaling” in de filters bovenaan is ingeschakeld.

Is er een limiet aan de lengte van de beschrijving van de betaling?
Ja, de beschrijving van de betaling is beperkt tot 140 tekens.
Wat als ik hulp nodig heb?
Als je vragen hebt over de nieuwe schermen of meer hulp nodig hebt, raden wij je aan onze help hub te doorzoeken. Als je daar niet het juiste antwoord vindt, neem dan contact op met de Customer Support.

Hulp bij betalingen

Instructionele video’s over betalingen

Deze video’s zijn Engelstalig met Nederlandse ondertiteling.

Video: Creating an invoice       Video: Taking full payment
Dit is de box-titel

Deze video’s zijn onderdeel van onze gratis online cursus Een algemene introductie tot Animana. Klik hier om naar de cursus te gaan.

Een nieuwe betaling verwerken

Een betaling wijzigen of terugbetalen

Rapportage over betalingen

Overig

Meer hulp krijgen

Het spijt ons dat u het antwoord waar u naar op zoek bent niet kon vinden. Wij raden u aan contact op te nemen met onze Customer Support.

Bijgewerkt op 14 juli 2022

Heeft dit artikel je geholpen?

Feedback?