Met voorraadbeheer houd je de hoeveelheden van producten in je praktijk bij. Omdat er dagelijks veel transacties plaatsvinden in de praktijk, kunnen er voorraadverschillen (of discrepanties) ontstaan. Het corrigeren van deze verschillen is belangrijk om nauwkeurige voorraadgegevens te behouden en ervoor te zorgen dat producten beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. In dit artikel leggen we uit hoe je je voorraad kunt bijwerken om eventuele verschillen te corrigeren en ervoor te zorgen dat je voorraad klopt.

Voordat je begint

Stappenplan

1. Ga naar Extra > Voorraad > Voorraadlijst.
2. Klik bovenaan de pagina, onder “Voorraadmeldingen”, op Discrepantie. Als je deze optie niet ziet, zijn er geen voorraadverschillen en hoef je niet verder te gaan.
3. De voorraadlijst is nu gefilterd op de producten die een voorraadverschil hebben. Meer hierover.
4. Klik in de derde kolom (“op voorraad”) op de hoeveelheid van een product om een venster te openen waar je de hoeveelheden kunt bewerken.
5. Tel voor elk product de huidige (batch)voorraad in je praktijk en vergelijk die met de hoeveelheden die in Animana staan.
6. Afhankelijk van het verschil, kun je de volgende acties uitvoeren:
   1. Bewerk de weergegeven batchhoeveelheden (indien van toepassing) zodat de totale batchvoorraad hetzelfde is als de totale voorraad.
   2. Klik op Voorraad aan nieuwe batch toevoegen om een nieuwe regel aan te maken waarbij de batchhoeveelheid en het batchnummer automatisch staan ingevuld met het voorraadverschil.
   3. Klik op +Batch toevoegen om handmatig een nieuwe regel voor een batch toe te voegen. Je moet de hoeveelheden dan zelf invullen zodat de totale batchvoorraad hetzelfde is als de totale voorraad.
   4. Klik op Overtollige voorraad verwijderen om de overtollige hoeveelheid te verwijderen (indien van toepassing).
   5. Klik op Hoeveelheid totale voorraad verhogen om de totale voorraadhoeveelheid hetzelfde te maken als de totale batchvoorraad.
      
      Dit is de box titel

      Hier vind je enkele voorbeelden.
7. Was dit de enige wijziging voor dit product die je wilde doen? Ga dan naar stap 9.
   Wil je een extra wijziging uitvoeren (bv batchnummer bewerken, batch toevoegen, of hoeveeheid van een specifieke batch bewerken), klik dan rechtsboven op Opslaan en doorgaan.
8. Voer de wijziging door en vul de verplichte velden in.
9. Klik onderaan op Opslaan en sluiten.
10. Herhaal stap 4 tot en met 9 hierboven totdat je alle voorraadverschillen hebt opgelost.

Meer hierover

Wat is een voorraadverschil of discrepantie?

Op basis van de bestellingen die je via Animana plaatst en de producten die je factureert, berekent Animana de totale voorraadhoeveelheid van een product. Wanneer je batchnummers van producten bijhoudt in je voorraad, houdt Animana ook de beschikbare hoeveelheden per batch bij.

Idealiter zijn de totale batchvoorraad van een product en de totale voorraad hetzelfde. Maar wanneer er een verschil is tussen de totale voorraad van een product en de opgetelde batchhoeveelheden voor dat product, noemen we dat een voorraadverschil of discrepantie. Voorraadverschillen kunnen zijn ontstaan wanneer een voorraadhoeveelheid in het verleden handmatig is aangepast, wanneer je nooit batchnummers hebt bijgehouden, of wanneer je alleen de zogenaamde “handmatig toegevoegde batches” in het producttabblad “Batch” hebt gebruikt.

Het systeem beschouwt ook een product zonder batchvoorraad maar met een totale voorraad als een discrepantie.

Kan ik stoppen met het bijhouden van batches?

Ja, aangezien je niet voor elk product verplicht batchnummers hoeft te registreren. Als je voor een individueel product wilt stoppen met het bijhouden van batchnummers, stel je dat als volgt in bij je productgegevens:

1. Ga naar Extra > Producten > Producten.
2. Zoek en open het product waarvoor je geen batchinformatie meer wilt bijhouden.
3. Klik op het tabblad Voorraad.
4. Vink het vakje “Geen batch-tracking” aan.
5. Klik op Opslaan.

Vanaf nu wordt er voor dit product geen batchinformatie meer bijgehouden. Je ziet dan geen batchinformatie meer wanneer je dit product verkoopt of wanneer je de voorraad van dit product bewerkt.

Een product wordt in de voorraadlijst niet als discrepantie getoond, maar als ik mijn voorraad tel, constateer ik wel een verschil. Wat moet ik doen?

In dit geval moet je de hoeveelheid die Animana aangeeft voor jouw voorraad bijwerken zodat die overeenkomt met wat je daadwerkelijk op voorraad hebt. Dat doe je als volgt:

1. Ga naar Extra > Voorraad > Voorraadlijst.
2. Vul bovenaan de naam van het product in het veld “Filteren op product” in.
3. Druk op Enter.
4. Klik op de hoeveelheid in de derde kolom (“Op voorraad”) om het venster te openen waar je de hoeveelheden kunt bewerken.
5. Werk de getoonde batchhoeveelheid bij in het veld “Hoeveelheid” zodat deze overeenkomt met je daadwerkelijke voorraad. Of klik op +Batch toevoegen om een nieuwe batch aan dit product toe te voegen.
6. Vul waar nodig de velden “Batchnummer”, “Vervaldatum”, “Reden voor bewerken” en “Bewerk opmerkingen” in.
7. Klik op Opslaan en sluiten.

Je voorraad voor dit product is nu bijgewerkt. De hoeveelheid die Animana aangeeft (kolom “Op voorraad”) zou nu overeen moeten komen met je daadwerkelijke voorraad.

Kan ik blijven werken met een voorraadverschil?

In theorie wel. Als je het voorraadverschil niet oplost, kun je gewoon verder werken zoals je gewend bent. Maar als je het verschil niet oplost en je maakt een nieuwe batch aan of je werkt de huidige batchhoeveelheid bij, dan blijft het verschil bestaan. Alleen de batchhoeveelheid wordt bijgewerkt, niet de totale voorraad. Dit leidt tot onjuiste voorraadrapportages en foutieve bestelsuggesties.

Alle velden uitgelegd

Veld	Beschrijving
Voorraadmelding - Discrepantie	Als je op deze waarschuwing klikt, wordt de lijst gefilterd zodat alleen producten met de status “Discrepantie” worden weergegeven. Er is sprake van een discrepantie wanneer de totale voorraad verschilt van de totale batchvoorraad voor dat product.
Voorraadmelding - Verlopen	Als je op deze waarschuwing klikt, wordt de lijst gefilterd zodat alleen producten met de status "Verlopen" worden weergegeven. Deze producten hebben een of meer batches waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.
Voorraadmelding - Onder minimum	Als je op deze waarschuwing klikt, wordt de lijst gefilterd zodat alleen producten met de status "Onder minimum" worden weergegeven. De totale voorraad van deze producten is kleiner dan of hetzelfde als de gewenste minimumhoeveelheid die is ingesteld in de kolom ‘Min’.
Voorraadmelding - Niet op voorraad	Als je op deze waarschuwing klikt, wordt de lijst gefilterd zodat alleen producten met de status "Niet op voorraad" worden weergegeven. Voor deze producten is de voorraadhoeveelheid nul of negatief.
Voorraadmelding - Niet gebruikt	Als je op deze waarschuwing klikt, wordt de lijst gefilterd zodat alleen producten met de status "Niet gebruikt" worden weergegeven. Deze producten hebben geen eerdere activiteit in hun geschiedenis. Dat betekent dat het product niet is gebruikt. De status verandert zodra je een hoeveelheid aan het product toevoegt.
Filter dropdown - Locatie	Je kunt dit dropdownmenu gebruiken om de voorraadlijst op een locatie te filteren.
Filteren op product	Je kunt dit veld gebruiken om naar producten te zoeken. Bevestig je zoekopdracht door op Enter te drukken.
Filter dropdown - Status	Je kunt dit dropdownmenu gebruiken om de voorraadlijst op status te filteren. De statusopties zijn "alle statussen", "besteld", "discrepantie", "niet gebruikt", "niet op voorraad", "onder minimum", "op aanvraag", "op voorraad" en "verlopen".
Opmerkingen zoeken	Je kunt dit zoekveld gebruiken om te zoeken naar notities die zijn gemaakt in de kolom "Notities" van de voorraadlijst. Bevestig je zoekopdracht door op Enter te drukken.
Filter dropdown - Productgroepen	Je kunt dit dropdownmenu gebruiken om de voorraadlijst op een productgroep te filteren.
Filter dropdown - Leveranciers	Je kunt dit dropdownmenu gebruiken om de voorraadlijst op een leverancier te filteren.
Productnaam	De naam van het product zoals gespecificeerd in Extra > Producten > Producten > [open Product] > tabblad Product > veld "naam".
Status	De voorraadstatus. De status opties zijn "op voorraad", "onder minimum", "niet op voorraad", "besteld", "verlopen", "niet gebruikt", en "discrepantie".
Op voorraad	Het totale aantal verkoopeenheden dat op voorraad is. Als je op het aantal klikt, wordt een venster geopend waar je de hoeveelheden kunt bewerken.
Min	Het gewenste minimumniveau van verkoopeenheden dat je op voorraad wilt hebben. Dit bepaalt wanneer je een product opnieuw wilt bestellen.
Max	Het gewenste maximale aantal verkoopeenheden dat je op voorraad wilt hebben. Dit bepaalt hoeveel eenheden er besteld moeten worden.
Bestelling	Dit is de bestelsuggestie die aangeeft hoeveel je moet bestellen op basis van de huidige voorraad om je maximale voorraaddoel te bereiken. Bij de berekening wordt rekening gehouden met klantbestellingen en openstaande bestellingen.
Notities	Je kunt dit veld gebruiken om notities toe te voegen die relevant zijn voor de voorraadlijst. Als je klikt om notities toe te voegen, verschijnt er een pop-upvenster. Voeg je notitie toe en klik op Opslaan.
Productgroep	Deze kolom geeft de productgroep weer die aan dit product is toegewezen in Extra > Producten > Producten > [open Product] > tabblad Product > veld “productgroep”.
Leverancier	In deze kolom wordt de leverancier van dit product weergegeven zoals opgegeven in Extra > Producten > Producten > [open Product] > tabblad Bestelinfo > veld “leverancier”.
	Klik op dit pictogram om naar de pagina met het voorraadrapport voor dit product te gaan.
	Klik op dit pictogram om naar de pagina Voorraadlijst - geschiedenis voor dit product te gaan. Op deze pagina wordt weergegeven wanneer er een wijziging in de voorraadhoeveelheid van dit product heeft plaatsgevonden, op welke batch deze betrekking heeft, wie de wijziging heeft aangebracht, wat de reden voor de wijziging was en of het product inkomend of uitgaand was.

Enkele voorbeelden

Gerelateerde artikelen

• In focus: Voorraadbeheer
• Hoe maak ik een vierkantsvergelijking rapport in Animana?
• Hoe voeg ik een nieuw product toe? (nieuwe workflow)
• Hoe voeg ik een nieuw product toe? (oude workflow)
• Hoe voeg ik een nieuw product toe vanuit de prijslijst van een leverancier?
• Hoe maak ik een bestellijst voor mijn leverancier?
• Hoe kan ik meerdere producten tegelijkertijd in bulk bijwerken?