Producten toevoegen/aanpassen

Voor het toevoegen van producten ga je naar Extra > Producten > Producten.

Klik op Product toevoegen voor het handmatig toevoegen van een product. Hierbij zul je zelf alle velden in moeten vullen. Je kunt ook een prijslijst kiezen waaruit je producten toe wilt voegen. Klik daarna op Prijslijst Product Toevoegen. Voor het toevoegen van een verrichting klik je op Verrichting toevoegen.

Prijslijst product toevoegen

Het volgende scherm opent na het kiezen van leverancier AUV en “Prijslijst Product Toevoegen”:

  1. Vul (een deel van) de productnaam in of laat het veld leeg. Het zoeken van producten kan vergemakkelijkt worden door in het zoekveld bijvoorbeeld a1 in te typen; dit geeft de eerste pagina van alle producten beginnend met een a.
  2. Vul de te gebruiken margeregel in. Deze worden aangemaakt in Extra > Producten > Margeregels
  3. Kies de productgroep waar het product in geplaatst moet worden en klik op Toon.

Producten met een groen vinkje in de laatste kolom zijn al opgenomen in de productenlijst (de code komt al voor).

Om een product toe te voegen klik je op Opslaan. In het scherm dat dan opent kun je details aanvullen.

Dit is de box-titel
Let op: als je gebruikmaakt van margeregels, adviseren we je om bij het toevoegen van een product vanuit de prijslijst het product eerst op te slaan en dan pas de eenheden aan te passen, anders wordt er een onjuiste verkoopprijs berekend.

Kies voor Opslaan om terug te gaan naar de zoeklijst. Kies voor Opslaan en Volgende om het volgende product uit de lijst naar voren te krijgen en toe te voegen.

Let op! Bij het toevoegen van nieuwe producten vanuit de prijslijsten van je groothandel die in Animana geïmporteerd worden, wordt voor alle UDD middelen standaard het BTW percentage van 21% ingevuld. Doordat de kanalisatiestatus van alle antibiotica nu UDD is kan het gebeuren dat hierdoor ook producten die je meestal meegeeft, op 21% BTW staan. Als je dit eenmalig aanpast naar 9% zal dit lage percentage ook bij toekomstige prijsaanpassingen gebruikt worden.

Zodra het product is opgeslagen kan via menu Extra > Producten > Producten het product ingezien, eventueel aangepast en verder aangevuld worden. Zie voor aanwijzingen hierover het vervolg van dit artikel.

Handmatig toevoegen van producten

Nadat je de knop Product Toevoegen hebt gekozen, krijg je dit scherm:

Hieronder zal per tabblad uit worden gelegd wat de verschillende velden inhouden. Na het opslaan van de eerste gegevens verschijnen nog extra tabbladen (Subproducten, Voorraad, Batch, Prijsgroepen, Verkoop, Spaarprogramma).

Product

Onder het tabblad product staan de basisgegevens van het product zoals de productgroep, de kostprijs, de margeregel en de verkoopprijs. Ook de eenheden waarin het product wordt verkocht en de besteleenheid wordt hier ingesteld. Hier ligt ook de basis van het voorraadbeheer.

  • Naam: de naam van het product. Deze naam wordt geprint op het productetiket.
  • Factuurtekst: vul dit veld in als je op de factuur een andere naam wilt tonen dan de productnaam in het veld “naam” hierboven. Als een product wordt toegevoegd aan een factuur, is deze factuurtekst zichtbaar en kun je deze indien gewenst nog aanpassen voordat je het aan de factuur toevoegt, mits je hiertoe de juiste rechten hebt.
  • Kostprijs*. Dit is de prijs die je daadwerkelijk voor een besteleenheid van het product betaalt, exclusief BTW. De kostprijs per verkoopeenheid wordt onder de basisprijs genoemd. Het kostprijsveld wordt automatisch gevuld als je een basisprijs invult.
  • Blokkeer automatisch bijwerken verkoopprijs. Dit vink je aan als je niet wilt dat de verkoopprijs automatisch wordt bijgewerkt op het moment dat de kostprijs of de basisprijs verandert.
  • Basisprijs*. Dit is de prijs zoals deze op de prijslijst van de leverancier vermeld staat.
  • Korting%. Dit veld kun je gebruiken om het kortingspercentage in te vullen dat je van je leverancier ontvangt op de basisprijs. De korting geeft het verschil weer tussen de kostprijs en de basisprijs.
  • Margeregel productgroep. Als je gebruikmaakt van productgroep margeregels dan zal hier automatisch de margeregel verschijnen van de gekozen productgroep.
Dit is de box-titel
*Als het veld basisprijs leeg is, dan werkt deze functie niet.

Als de gekozen productgroep geen margeregel heeft, dan kan die hier alsnog aangemaakt worden door te klikken op Productgroep heeft geen margeregel.

  • Stel een andere margeregel in dan de productgroep. In sommige gevallen zal je voor een product af willen wijken van de margeregel van de productgroep. Op deze plek kun je een andere margeregel kiezen.
  • Verkoopprijs. Deze wordt in het eerste veld exclusief BTW getoond; in het tweede veld inclusief. Verder kun je een voorgedefinieerde toeslag of een vast bedrag toekennen, voor het dekken van de kosten van injecties of receptuurkosten bijvoorbeeld. Tot slot is een vast kortingspercentage mogelijk.
  •  Eenheden. Hier kun je de verpakkingswijze van het product invullen. Dit zorgt er voor dat de inkoopprijs per besteleenheid teruggerekend wordt naar de prijs per verkoopeenheid.

In dit voorbeeld is de verkoopeenheid een tablet. De tabletten zitten verpakt in een strip van 10. En de strips zitten met 50 in een doos, wat de besteleenheid is. Als je een dergelijk product niet per strip, maar alleen per tablet (en eventueel per doos) verkoopt, dan zou de instelling als volgt zijn:

 

Dit is de box-titel
*De interactie tussen de basisprijs, de kostprijs en de korting is als volgt:

  • de kostprijs, korting en basisprijs kunnen worden aangepast
  • als de kostprijs verandert, dan verandert de korting. De verkoopprijs zal veranderen als de kostprijs gekozen is als basis voor de berekening en als er geen vinkje staat bij ‘blokkeer automatisch bijwerken verkoopprijs’. De basisprijs blijft gelijk.
  • als de korting verandert, dan verandert de kostprijs. De verkoopprijs zal veranderen als de kostprijs gekozen is als basis voor de berekening en als er geen vinkje staat bij ‘blokkeer automatisch bijwerken verkoopprijs’. De basisprijs blijft gelijk.
  • als de basisprijs verandert, dan verandert de kostprijs. De verkoopprijs zal veranderen als er geen vinkje staat bij ‘blokkeer automatisch bijwerken verkoopprijs’.
  • basisprijs = kostprijs als er geen korting is ingevuld of als deze 0 is.
  • de prijs per verkoopeenheid is altijd de kostprijs per verkoopeenheid, ongeacht de basis van de margeregel.

Als je niet wilt dat de kostprijs verandert wanneer de basisprijs verandert, dan kun je Support vragen om dit te blokkeren. Dit betekent wel dat het kortingsveld ook geblokkeerd wordt voor aanpassingen.

Etiket

Onder het tabblad etiket kan een standaard etikettekst worden ingevuld. Wanneer hier geen tekst staat dan wordt het etiket niet standaard geprint. Is er wel data ingegeven dan wordt het etiket automatisch afgedrukt tenzij hier een vink wordt geplaatst bij de optie “etiket niet printen”. De ingevulde dosering verschijnt dan wel in het scherm als reminder voor de medewerker, maar er wordt geen etiket afgedrukt.

Wanneer hier geen standaard tekst is ingegeven kan bij het toevoegen van een product aan een dossier alsnog tekst worden ingevoerd om toch een etiket te kunnen afdrukken.

Analysegroep 1, 2, 3 kan gebruikt worden voor het genereren van specifieke rapporten. Naast de productgroep waar het product in eerste instantie aan wordt toegewezen in het tabblad Product, kun je analysegroepen toevoegen om daar verslaglegging over te kunnen doen. In de sectie Gerelateerde artikelen vind je hier meer informatie over.

Webshop wordt alleen gebruikt door klinieken die zelf een webshop hebben.

Gewicht is het gewicht van een besteleenheid. Dit kan handig zijn indien een leverancier een minimum aantal kilogrammen vereist bij een bestelling.

Productinfo

Registratie: hier vul je het zogenaamde REGNL-nummer in, dit is het registratienummer van het diergeneesmiddel zoals deze geregistreerd staat in de Diergeneesmiddeleninformatiebank. Het REGNL nummer is te vinden op de verpakking van het diergeneesmiddel. Het REGNL-nummer moet ingevuld staan bij producten waarvoor logboeken moeten worden gegenereerd. Er bestaan ook REGNLH-nummers; dit zijn registratienummers voor homeopatische diergeneesmiddelen.

Dit is de box-titel
Indien gewenst kun je het REGNL-nummer door middel van de merge code ${factuurdetail.registratie} automatisch toevoegen in een label of brief/e-mail. Lees er hier meer over.

Waarschuwing: tekst die hier wordt ingevuld wordt in rood getoond tijdens het toevoegen van het product in het patiëntdossier. Dit veld kun je ook gebruiken om de standaarddosering in te vermelden zodat die snel paraat is tijdens het toevoegen van het product.

Memo: dit veld kun je gebruiken om extra informatie te vermelden. Dit wordt ook weergegeven in het uitgebreide scherm tijdens het toevoegen van het product aan het patiëntdossier.

Opiaat/humaan/euthanasie: hierin kun je aangeven of het product een van deze groepen betreft en bij ‘ja’ zal het product opgenomen worden in het speciale rapport hierover (Extra > Rapporten > Verslag opiaat / Verslag Humaan / Verslag euthanasie)

Registratieminuten: hier kun je het aantal minuten vastleggen dat gemiddeld gemoeid is met deze verrichting of dit product (bijvoorbeeld voor Oren spoelen). Daarna kun je een rapport opvragen (Extra > Rapporten > Registratieminuten) om te zien hoeveel tijd je per dag/week/maand/kwartaal hebt besteed.

Actie: het toevoegen van een actie zorgt voor een wijziging in het patiëntdossier en de patiëntdata. In geval van euthanasie wordt de overlijdensdatum toegevoegd, de patiënt wordt gedeactiveerd, er wordt een herinnering voor een condoleance toegevoegd en andere herinneringen worden verwijderd. In het geval van castratie wordt het geslacht van de patiënt gewijzigd naar het gecastreerde equivalent.

Brief: je kunt een brief aan het product hangen die automatisch geprint wordt als het product wordt toegevoegd aan het patiëntdossier. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor nazorgbrieven na operaties en voor euthanasieverklaringen. Deze brieven worden aangemaakt in Algemene instellingen > Algemene instellingen > Content Designer.

Herinnering

Om automatisch vaccinatieoproepen, nabellen na controles etc. te genereren kan aan een product een herinnering gekoppeld worden. Deze worden periodiek opgeroepen en verstuurd via menu werklijst > herinneringen.

Bestelinfo

Onder het tabblad bestelinfo staan de gegevens die vanuit de catalogus zijn geïmporteerd. Ze kunnen echter ook handmatig ingevoerd en/of gewijzigd worden.

Kanalisatie:

  • UDD: Uitsluitend Door Dierenarts verstrekt en toegediend
  • UDA: Uitsluitend Door dierenarts Afgegeven, maar mag door de eigenaar worden toegediend
  • URA: Uitsluitend op Recept Afgeven
  • Vrij

Voorraad op basis van verpakking: dit betekent dat een hele verpakking van de voorraad afgetrokken wordt op het moment dat het product gebruikt wordt. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld ampullen waarvan het restant weggegooid wordt.

Subproducten

Wanneer een product in verschillende hoedanigheden wordt verkocht (bv. per pil en per pot) dan kunnen producten aan elkaar gekoppeld worden om zodoende de voorraad onder één product te kunnen bijhouden. Wanneer er aan een hoofdproduct subproducten zijn gekoppeld dan wordt dat getoond in dit overzicht.

Een subproduct kan op twee manieren aangemaakt worden:

  1. Maak het hoofdproduct en het subproduct beide afzonderlijk aan. (Aanbevolen)
  2. Maak alleen het hoofdproduct aan en maakt het subproduct aan vanuit de tab subproduct in het hoofdproduct.

Ad 1)

  • Maak beide producten aan en zorg dat ze te onderscheiden zijn qua naam.
  • Ga naar het product dat het subproduct moet worden (dit is het product met de grootste eenheid)
  • Ga naar het tabblad Voorraad
  • Vul “kies voorraadproduct” in: je kiest hier het hoofdproduct. Opslaan. De voorraad wordt nu bijgehouden op het hoofdproduct; dit wordt ook duidelijk gemaakt met een blauwe tekst onder de naam van het subproduct.

Ad 2)

  • Ga naar het hoofdproduct (degene met de kleinste eenheden)
  • Ga naar de tab Subproducten
  • Klik op … om een subproduct toe te voegen
  • Er zal een nieuw product worden aangemaakt met dezelfde details als het hoofdproduct. Echter, voor de eenheden worden alleen de verkoopeenheden getoond. Deze zullen nog aangepast moeten worden naar de juiste verkoopeenheid (dit zal de ordereenheid zijn). En het woord ‘subproduct’ is automatisch aan de naam toegevoegd.

Om een subproduct los te koppelen ga je naar het tabblad subproducten in het hoofdproduct en daar klikt u op Ontkoppel.

Voorraad

Onder het tabblad voorraad wordt ingegeven hoeveel van het product op dit moment in voorraad is. Daarnaast wordt aangegeven wanneer er besteld moet worden (bestelnivo) en hoeveel besteleenheden standaard op de besteladvies lijst moeten verschijnen.

Dit kan per magazijn/locatie worden bijgehouden.

In dit voorbeeld zijn er 2 verpakkingen op voorraad en moet er bijbesteld worden als de voorraad tot of voorbij 1 verpakking is gezakt. Dan wordt er 1 verpakking bijbesteld (ongeacht hoe ver de voorraad voorbij het bestelnivo gezakt is).

Door rechts op de knop Mutaties te klikken open je een pop-up met de voorraadgeschiedenis, die je vertelt wanneer er een verandering was in het voorraadaantal van dit product, wat voor wijziging het was (bestelling, verkoop, retour) en of het product inkomend of uitgaand was.

Batch

Onder het tabblad batch kunnen batches en houdbaarheidsdata worden toegevoegd aan een product. Dit gebeurt automatisch wanneer bestellingen worden ingeboekt met automatisch voorraadbeheer, maar kan met de hand worden ingevoerd wanneer niet met voorraadbeheer wordt gewerkt.

Bij verbruik van het product kan gekozen orden voor de LIFO of FIFO methode. Ons Customer Support team kan dit voor je instellen.

Handmatig toegevoegde batches dienen handmatig opgeschoond te worden als ze opgebruikt zijn.

Prijsgroepen

Prijsgroepen stellen je in staat om bepaalde (groepen) cliënten een andere prijs te laten betalen. Een prijsgroep gaat boven een korting op product niveau.

Prijsgroepen kun je aanmaken in Extra > Producten > Overzicht Prijsgroepen (bijvoorbeeld: varkensboeren, vaste klanten, etc)

  • Klik op Nieuwe Prijsgroep
  • Kies de prijsgroep die voor dit product van toepassing moet zijn
  • Indien nodig: kies een margeregel
  • Vul het nieuwe bedrag in (excl BTW)
  • Save

Om een client gebruik te laten maken van de prijsgroep ga je naar de cliëntdata van de cliënt, dan naar het tabblad Korting/abonnement en daar kies je de juiste prijsgroep.

Verkoop

Onder het tabblad verkoop kan via de knop omzet cliënt de verkoop van dit specifieke product in detail opgevraagd worden

Met behulp van het filter in het verslag kan over een opgegeven periode bepaald worden wie, wanneer, hoeveel van het betreffende product heeft afgenomen.

Spaarprogramma

Voor het activeren van de module spaarprogramma’s kan contact opgenomen worden met het support team of je accountmanager.

Gerelateerde artikelen

Bijgewerkt op 28 november 2022

Heeft dit artikel je geholpen?