Hoe kan ik zien welke gebruiker een bepaalde betaling heeft verwerkt?

Er komen situaties voor waarin het handig is om te achterhalen welke gebruiker binnen uw kliniek een bepaalde betaling heeft verwerkt. In Animana krijgt u de gelegenheid om dit in te zien. Dit artikel zal uitleggen waar u deze informatie kunt vinden.

Voordat u begint

  • De gebruiker die een betaling heeft geaccepteerd is te herkennen aan de gebruikerscode die gekoppeld is aan het account. Als deze gebruikerscode niet is toegewezen dan is het niet mogelijk om te zien welke gebruiker een betaling heeft geaccepteerd. Wij adviseren daarom om alle gebruikers van een code te voor zien. Dit kunt u doen in  > Algemene Instellingen > Beheer Gebruikers > klik op de gebruiker die u wilt aanpassen en vul in het veld “code” de initialen van de gebruiker in.

  • Als een gebruiker geen gebruikerscode heeft, dan kunt u deze altijd later toevoegen. Animana zal namelijk altijd de gebruikersgegevens opslaan bij het verwerken van een betaling. Zodra u achteraf de gebruikerscode heeft toegevoegd, zal Animana de betalingen voorzien van deze gebruikerscode.
  • Let op dat een gebruikerscode alleen zichtbaar is naast een betaling die vanaf 1 november 2017 is verwerkt. Betalingen die voor deze datum zijn verwerkt, worden niet voorzien van de code.

Waar is de gebruikerscode zichtbaar?

Tijdens het afrekenen

Zodra u een betaling aan het verwerken bent, ziet u een extra veld “Geaccepteerd door”.

Hier zal automatisch de naam staan van de gebruiker die momenteel is ingelogd. Het is ook mogelijk om hier de naam van een andere gebruiker in te vullen. Dit kunt u alleen doen als u in het bezit bent van de juiste gebruikersrechten. Om de naam aan te passen, verwijdert u eerst de huidige naam door op het kruis achter de naam te klikken en vervolgens voegt u de juiste naam toe door deze in te typen en te selecteren. Zodra u klaar bent, klikt u op Opslaan.

Let op: Indien u niet de juiste naam ziet staan en u heeft de rechten om de naam aan te passen, log dan in op het betreffende account waar deze betaling op geregistreerd moet worden voordat u de betaling afrond!

In het cliëntdossier

In het cliëntdossier ziet u standaard de facturen van een cliënt. De verwerkte betalingen zijn niet direct te zien. Hiervoor is het noodzakelijk om de optie Betalingen aan te vinken bovenaan het dossier. Hiermee komen alle betalingen tevoorschijn, die gekoppeld zijn aan dit dossier. Vervolgens krijgt u in het dossier de betalingen inclusief de initialen van de gebruiker te zien die de betaling heeft verwerkt.

In de betalinggegevens van een factuur

U kunt in het cliëntdossier op een factuur klikken om deze te openen. Vervolgens klikt u op het tabblad Betalingen. U krijgt dan een overzicht te zien van alle betalingen van deze factuur, waarbij tevens staat vermeld welke gebruiker elke betaling heeft verwerkt.

In het dagoverzicht

De initialen van de gebruiker die de betaling heeft verwerkt, zullen ook zichtbaar zijn in het dagoverzicht. Ga naar > Financieel > Dagoverzicht en u zult in het overzicht alle betalingen zien die vandaag hebben plaatsgevonden. Achter elke betaling staan de initialen van de gebruiker die de betaling heeft verwerkt.

Als u op Boek Bonnetje klikt, zal de naam van de huidige gebruiker getoond worden. Alleen gebruikers met de juiste gebruikersrechten kunnen hier de naam van de gebruiker aanpassen. Moet uw naam hier komen te staan, dan adviseren wij u om in te loggen op uw eigen account voordat u de transactie verwerkt.

Hetzelfde principe kan toegepast worden als u een kasopname wilt verwerken via Boek kasopname.

Via Saldi Kas/Bank

Bij het verwerken van een transactie via Saldi Kas/Bank worden de gebruikersgegevens ook opgeslagen. Ga naar > Financieel > Saldi Kas/Bank en klik op Nieuwe transactie toevoegen.

Aan de rechterzijde krijgt u dan de gelegenheid om de transactiegegevens in te vullen. In het veld “Geaccepteerd door” kunt u de naam van de gebruiker invullen die deze transactie verwerkt.

Zodra de betaling is opgeslagen, ziet u onderaan het scherm een overzicht van de transacties met daarbij de naam van de gebruiker vermeld die deze transactie heeft verwerkt.

U ziet dit ook als u een van de kas- of bankboeken opent.

Op de volgende pagina krijgt u een overzicht te zien van alle transacties. Achter elke transactie staan weer de initialen van de gebruiker, die de transactie heeft verwerkt.

    Heeft dit artikel geholpen?

    JaNee

    Wat kunnen wij aan dit artikel verbeteren?