Soms hebben cliënten een e-mailadres dat geblokkeerd is, waardoor Animana geen e-mails meer naar dat adres verstuurt. Dit beschermt de reputatie van het e-mailverkeer van je praktijk, zodat je herinneringen, facturen en mailings eerder bij de huisdiereigenaren aankomen. In dit artikel lees je hoe je deze cliënten vindt en hoe je ervoor zorgt dat ze je e-mails weer ontvangen.

Stappenplan

1. Ga naar Werklijst > E-Mailproblemen.
2. Bekijk de lijst met cliënten van wie het e-mailadres geblokkeerd is. De kolom “Client” toont de cliënt en de kolom “E-mail adres” toont het geblokkeerde adres. De kolom “Reden” toont waarom het adres geblokkeerd is: “Kon niet worden afgeleverd” of “Gemarkeerd als spam”. Meer hierover.
   
   Dit is de box titel

   Tip: Wil je maar één soort probleem zien? Selecteer dan een reden in het dropdownmenu (standaard: “Alle redenen”). Wil je ook cliënten zien die niet meer actief zijn? Vink dan “Inclusief inactieve klanten” aan.
3. Onderneem actie, afhankelijk van de reden:
   • Kon niet worden afgeleverd: het e-mailadres is onjuist of bestaat niet meer. Vraag de diereigenaar om het huidige e-mailadres en pas dit aan in het cliëntdossier.
   • Gemarkeerd als spam: de diereigenaar heeft een van je mailings als spam gemarkeerd. De diereigenaar kan de markering als spam in de eigen inbox ongedaan maken.
4. Open de Clientdata en pas het e-mailadres aan in de cliëntgegevens.

E-mails naar het nieuwe adres worden weer gewoon verstuurd. Als er geen cliënten met e-mailproblemen zijn, toont de pagina “Er zijn geen e-mailadressen met problemen”.

Meer hierover

Wat betekent “Kon niet worden afgeleverd”?

Deze reden betekent dat een e-mail niet kon worden afgeleverd (een “bounce”). Bij een “hard bounce” bestaat het e-mailadres niet of kan het adres permanent geen e-mail ontvangen. Als een adres bounct, blokkeert Animana alle e-mails naar dat adres.

Wat betekent “Gemarkeerd als spam”?

Deze reden betekent dat de diereigenaar een van je mailings als spam heeft gemarkeerd (een “klacht”).

Wat doet “Inclusief inactieve klanten”?

Standaard toont de pagina E-Mailproblemen alleen cliënten die actief zijn. Vink “Inclusief inactieve klanten” aan om ook cliënten te zien die als inactief zijn gemarkeerd. Dit is handig als je een cliënt niet in de lijst kunt vinden, of als je de e-mailadressen van voormalige cliënten wilt controleren of opschonen.

Waarom blokkeert Animana deze adressen?

E-mailproviders zoals Gmail en Outlook houden voor elke afzender een reputatiescore bij. Die is vooral gebaseerd op bounces (e-mails naar adressen die niet bestaan) en spamklachten. Elke praktijk heeft een eigen e-mailreputatie. Een slechte e-mailreputatie kan leiden tot:

• E-mails die in de spammap terechtkomen of worden geblokkeerd.
• Het stopzetten van het verzenden. Zolang het verzenden is stopgezet, verstuurt Animana geen e-mails, ook geen afspraakherinneringen en facturen.

Hoe houd ik mijn e-mailreputatie goed?

• Houd de e-mailadressen van je cliënten up-to-date. Pas adressen op de pagina E-Mailproblemen aan of verwijder ze.
• Verstuur mailings alleen naar cliënten die hiervoor toestemming hebben gegeven. Importeer nooit gekochte of oude e-maillijsten.
• Vul het veld “E-mail voor bezorgmeldingen” in bij Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande e-mail. Dit e-mailadres ontvangt een melding als e-mails bouncen of als spam worden gemarkeerd. Onderneem zo snel mogelijk actie op deze meldingen.
• Heb je een eigen domein ingesteld? Laat dan alle DNS-records staan nadat je domein is gevalideerd.

Kan ik zien welke e-mails zijn afgeleverd?

Animana heeft geen afleverlog voor individuele e-mails. Bounces en spamklachten worden verstuurd naar het emailadres dat is ingevuld bij “E-mail voor bezorgmeldingen” (Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande E-Mail). Geblokkeerde adressen staan op de pagina E-Mailproblemen (Werklijst > E-mailproblemen).

Een diereigenaar zegt dat hij onze e-mails nooit ontvangt. Wat moet ik controleren?

Controleer of het e-mailadres in het cliëntdossier juist is en zoek de cliënt op in de kolom “Client” op de pagina E-Mailproblemen. Diereigenaren met een adres dat gebounct is, worden automatisch geblokkeerd. Vink “Inclusief inactieve klanten” aan als de cliënt niet meer actief is.

Gerelateerde artikelen

• In focus: Succesvol e-mailen
• Hoe los ik de meest voorkomende e-mailproblemen op?
• Hoe stel ik in Animana uitgaande e-mail in zodat e-mails worden verstuurd vanaf mijn praktijkdomein?
• Hoe configureer ik mijn DNS-records?
• Hoe stel ik in Animana uitgaande e-mail in zonder een praktijkdomein?
• Hoe voorkom ik dat verstuurde e-mails uit Animana gemarkeerd worden als spam door gebrek aan een SPF record?