Wil je in de toekomst ook deelnemen aan pilots? Meld je dan hier aan voor onze onderzoeksgroep.
Communiceren met je cliënten is een belangrijke activiteit die je de hele dag door doet, elke dag weer opnieuw. E-mailen is daar een belangrijk onderdeel van. Om e-mails rechtstreeks vanuit Animana te kunnen versturen, moet je eerst de e-mailinstellingen voltooien. Dit artikel legt uit hoe je je uitgaande e-mailinstellingen voltooit in Animana als je praktijk geen eigen domeinnaam heeft.
Als je wel een praktijkdomein hebt om e-mails van te versturen, lees dan dit artikel.
Let op: als je deze stappen volgt, ontvangen geadresseerden e-mails van het standaardadres “info@veterinarymail.com”.
Voordat je begint
Om de uitgaande e-mailinstellingen te voltooien, heb je de juiste rechten nodig. Toegangsrechten kunnen door de beheerder worden aangepast in Instellingen > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
Stappenplan
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen > Uitgaande E-Mail.
- Voer in het veld “E-mail voor bezorgmeldingen” het e-mailadres in waarop je meldingen over bounces en spamklachten wilt ontvangen. Dit is waarom.
- Klik op Opslaan.
Je kunt nu e-mails versturen vanuit Animana en deze pagina verlaten.
Meer hierover
Waarom zou ik meldingen willen ontvangen over bounces en spamklachten?
Een “bounce” betekent dat een e-mail die je hebt verstuurd niet kon worden afgeleverd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren omdat het e-mailadres van de cliënt verkeerd is ingevoerd, diens mailbox vol is, of de mailserver van de cliënt de e-mail heeft geweigerd.
Een “spamklacht” betekent dat een cliënt een van je e-mails als spam heeft gemarkeerd.
Deze “bezorgmeldingen” zijn meestal de enige manier waarop je erachter komt dat een cliënt nooit een afspraakherinnering of bijvoorbeeld een factuur heeft ontvangen. Gebruik daarom een e-mailadres dat daadwerkelijk door iemand in de praktijk wordt gecontroleerd. Herhaalde bounces en spamklachten schaden ook de reputatie van je domein, waardoor toekomstige e-mails vaker in de spamfolder van cliënten terechtkomen.
De terminologie uitgelegd
Bij het instellen van uitgaande e-mail worden veel termen gebruikt. Hieronder vind je een lijst met gebruikte termen en een uitleg daarvan.
| Term | Wat het betekent |
|---|---|
| Domein | Je adres op internet, zoals voorbeeld.nl. Stel je internet voor als een grote stad met miljoenen huizen (websites). Elk huis heeft zijn eigen adres (domeinnaam). |
| Subdomein | Een apart onderdeel van je domein, geschreven vóór het domein. Bijvoorbeeld mail.voorbeeld.nl. Zie het als een aparte ingang van hetzelfde gebouw, met zijn eigen naambordje. |
| Domeinnaamprovider | Het bedrijf waar je je domeinnaam huurt en waar je de instellingen ervan beheert. Vergelijkbaar met de makelaar die je het adres (de domeinnaam) heeft verkocht. Zij bouwen het huis (de website) niet, maar bepalen wel aan wie het adres toebehoort. |
| Website provider | Het bedrijf dat je website host en beheert. De bouwer in plaats van de makelaar. Vaak, maar niet altijd, hetzelfde bedrijf als je domeinnaamprovider. |
| DNS-records | DNS-records, of Domain Name System-records, zijn instellingen bij je domeinnaamprovider die aangeven waar internetverkeer en e-mail voor je domein naartoe moeten. Vergelijkbaar met de straatnaamborden bij de ingang van je straat. |
| CNAME record | Een CNAME-record, of Canonical Name-record, is een DNS-record dat verwijst van de ene naam naar de andere. Een verkeersbord met de tekst "deze kant op naar…". |
| MX record | MX-records, of Mail Exchange-records, zijn DNS-records die aangeven welke mailserver e-mail voor je domein ontvangt. Een aantekening op het verkeersbord die aangeeft waar de post moet worden afgeleverd. |
| SPF record | Een SPF-record (Sender Policy Framework) is een DNS-record dat aangeeft welke mailservers e-mail mogen versturen namens je domein. Dit voorkomt dat iemand anders e-mail verstuurt die eruitziet alsof deze van jou komt, en laat de ontvangende partij weten dat Animana namens jou mag versturen. |
| DMARC record | DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) is een DNS-record dat e-mailproviders vertelt wat ze moeten doen met berichten die alleen doen alsof ze van jouw domein komen: weigeren, als spam vasthouden, of doorlaten en terugmelden. Het is te vergelijken met een briefje aan de postbode over hoe hij post moet behandelen die niet echt van jouw huis komt. Je kunt er maar één van achterlaten. Laat je twee briefjes achter, dan raakt de postbode in verwarring, negeert hij beide briefjes en laat hij alle post gewoon door. |
| Bounce | Een e-mail die niet kon worden afgeleverd en is teruggekomen. Meestal door een verkeerde of volle mailbox, of een ontvangende server die de e-mail heeft geweigerd. |
| Spamklacht | Een ontvanger heeft je e-mail in zijn mailprogramma als spam gemarkeerd. Zijn provider meldt dit terug, en te veel klachten maken het moeilijker voor al je e-mails om de inbox van cliënten te bereiken. |