Es kann vorkommen, dass Sie Ihren Kunden erlauben, ihre Rechnung per Banküberweisung zu bezahlen. Sobald die Transaktion stattgefunden hat und der Betrag auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, können Sie diese Zahlung in Animana verarbeiten.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie eingehende Banküberweisung manuell in Animana verarbeiten.
Bevor Sie beginnen
Um Banküberweisung verarbeiten zu können, benötigen Sie die entsprechenden Rechte. Diese können eingestellt werden über Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Funktionen Verwalten. Die Rechte unter „Finanzen – Kasse/Bank eintragen“ müssen aktiviert (grün) sein. Wenn Sie keinen Zugang zu den allgemeinen Einstellungen haben, bitten Sie Ihren Administrator, dies zu prüfen und falls nötig anzupassen.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Gehen Sie zu Gehen Sie zu Extras > Finanzübersicht > Saldo Kasse / Bank.
- Klicken Sie oben auf das Jahr (Buchungsjahr), zu dem Sie die Transaktion hinzufügen möchten.
- Suchen Sie im Bereich „Bankbücher“ das Bankkonto, dem Sie die Transaktion hinzufügen möchten, und klicken Sie rechts daneben auf Neue Transaktion hinzufügen.
- Auf der nächsten Seite suchen Sie die offene Rechnung. Sie können links suchen nach Kundeninformationen („Kunde suchen“), Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag (offen oder Gesamtbetrag).
Dies ist der Box-TitelIm Feld „Rechnungsbetrag“ können nur Ziffern eingegeben werden. Das Feld „Kunde suchen“ funktioniert wie die Suchleiste im oberen Menü; dort haben Sie mehrere Suchoptionen. Siehe die Verwandten Artikel. - Klicken Sie auf Rechnungen zeigen.
- In der Mitte des Bildschirms erscheint nun eine Übersicht der passenden Rechnungen. Klicken Sie auf den blauen Pfeil rechts neben der Rechnung, für die Sie die Zahlung verarbeiten möchten.
- Auf der rechten Seite können Sie nun die Zahlungsinformationen eingeben. Stellen Sie sicher, dass das Datum bei „bezahlt am“ mit dem Datum auf dem Kontoauszug übereinstimmt.
- Der offene Betrag der ausgewählten Rechnung (fett markiert und mit Häkchen versehen) wird automatisch im Feld „Betrag“ eingetragen. Prüfen Sie, ob der eingegangene Betrag tatsächlich dem (Rest-)Rechnungsbetrag entspricht.Dies ist der Box-TitelLesen Sie hier, was zu tun ist, wenn der Betrag nicht übereinstimmt.
- Geben Sie die Kontoauszugsnummer im Feld „Nr“ ein (Pflichtfeld).
- Optional: Geben Sie eine Zahlungsbeschreibung “ ein.
- Wählen Sie – falls zutreffend – ob Sie die Differenz buchen möchten. Mehr dazu.
- Prüfen Sie, ob Ihr Name bei „Akzeptiert von“ eingetragen ist. Wenn nicht: Klicken Sie auf das Kreuz und fügen Sie Ihren Namen hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Nächste, wenn Sie eine weitere Zahlung für das in Schritt 3 ausgewählte Kassen-/Bankbuch erfassen möchten.
Mehr dazu
Wie verarbeite ich Zahlungen, die nicht dem genauen Rechnungsbetrag entsprechen?
Wenn ein Kunde einen höheren Betrag als den Rechnungsbetrag überwiesen hat, geben Sie den erhaltenen Betrag in das Feld „Betrag” ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Differenz verbuchen”. Dadurch wird die Rechnung als vollständig bezahlt verarbeitet und es bleibt kein Guthaben beim Kunden offen.
Wenn Sie den zu viel gezahlten Betrag als Gutschrift beim Kunden belassen möchten, geben Sie den überwiesenen Betrag ein, aber aktivieren Sie nicht die Option „Differenz verbuchen”.
Wenn der Kunde eine Teilzahlung leistet (und somit weniger als den ausstehenden Rechnungsbetrag überweist), geben Sie den erhaltenen Betrag in das Feld „Betrag” ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Differenz verbuchen” nicht. Der verbleibende Rechnungsbetrag bleibt nun als ausstehender Betrag bei diesem Kunden stehen.
Wenn der Kunde eine Banküberweisung tätigt, die nur um wenige Cent vom Rechnungsbetrag abweicht, und Sie diesen Kunden nicht in die Debitorenliste aufnehmen möchten, können Sie „Differenz verbuchen” anklicken, bevor Sie auf Speichern klicken. Die Rechnung wird dann als vollständig bezahlt markiert und dieser Kunde erscheint nicht in der Debitorenliste.
Wenn das Kästchen „Differenz verbuchen” angekreuzt ist, wird die Differenz automatisch auf das Hauptbuchkonto 4700 (Abweichung Zahlungen) gebucht.
Zahlungsbeschreibungen
Es ist möglich, einer Banküberweisung eine Beschreibung hinzuzufügen. Diese wird angezeigt im Transaktionsüberblick des Kontoauszugs und im Bildschirm „Zahlung aktualisieren“ (Kundenakte > Rechnung öffnen > Reiter Zahlungen).