In Animana kun je op meerdere manieren communiceren met je cliënten, daar hoort het versturen van SMS-berichten ook bij. Het is een makkelijke en snelle manier om je cliënten op de hoogte te houden van de status van een bestelling, een operatie van hun huisdier, of bijvoorbeeld om ze te herinneren aan een afspraak of het toedienen van een preventiemiddel. Dit artikel zal uitleggen hoe je vanuit Animana een SMS-bericht kunt sturen naar een cliënt.
Voordat je begint
- Zorg er voor dat in de algemene instellingen van je account het “SMS-verzender” veld is goed is ingevuld. De naam die is ingevuld in dit veld, zal gebruikt worden als afzender van de SMS. Je kunt de naam aanpassen in
> Algemene Instellingen > Algemene Instellingen > tabblad Mailing.
Dit veld ondersteunt alleen de 26 letters van het Nederlandse alfabet (a-z). Andere karakters (zoals ä, æ, é) worden niet ondersteund in dit veld en zullen resulteren in het niet kunnen verzenden van het bericht en een foutmelding op het scherm.
- Bij het versturen van een SMS, wordt de verzender als volgt getoond:
-
SMS-berichten kunnen alleen verzonden worden naar cliënten met een geldig mobiel nummer in hun “Cliëntdata”.
- Om een mobiel nummer toe te voegen, zoek je eerst naar de betreffende cliënt en klik je op het tabblad Cliëntdata. Vervolgens voeg je een telefoonnummer toe onder het kopje “Telefoon en Faxnummers”. Zorg ervoor dat je als type “telefoon mobiel” selecteert, anders wordt het mobiele nummer niet als zodanig herkend door Animana (en wordt de SMS niet verstuurd).
Instructievideo
Stappenplan
- Open een cliënt- of patiëntdossier.
- Als je een SMS wilt versturen via het patiëntdossier, klik dan in het patiëntdossier op het dropdownmenu en selecteer daar SMS.
Wil je een SMS versturen via het cliëntdossier, klik dan bovenaan in het cliëntdossier op de knop Sms. - Op de volgende pagina zie je in het eerste veld het mobiele nummer van de cliënt. Heeft een cliënt meerdere mobiele nummers, dan kun je in het dropdownmenu selecteren naar welk mobiele nummer je deze SMS wilt versturen.
- Met het tweede veld, “kies sms-tekst”, kun je via het dropdownmenu een template (sjabloontekst) selecteren.
- Heb je geen template geselecteerd, dan kun je in het derde veld (“sms tekst”) zelf een bericht schrijven.
Berichten kunnen uit maximaal 1377 karakters bestaan. Dit zal als een lange tekst verstuurd worden naar de ontvanger, echter op de achtergrond plakt Animana meerdere SMS-berichten aan elkaar vast en verstuurt deze als één geheel.
Het maximaal aantal karakters dat je kunt gebruiken wordt rechtsonder van het bericht getoond. Animana laat ook het aantal gebruikte SMS-berichten zien:Dit is de box titelLet op: Zodra je gebruikmaakt van letters met trema’s of speciale karakters zoals het ©- teken, zal het maximaal aantal karakters dat je in totaal kunt gebruiken veranderen naar 603.
- Zodra je klaar bent met het bericht, klik je op Verstuur.
Meer hierover
Hoe kan ik zien of een SMS-bericht is verstuurd?
Zodra een SMS-bericht is verstuurd, wordt deze toegevoegd aan het cliënt- of patiëntdossier:
Handig om te weten:
- Als het bericht niet is verstuurd, zie je hem ook niet in het dossier.
- Er worden geen kosten in rekening gebracht voor onverzonden SMS-berichten.
- Animana factureert per verstuurde SMS. Mocht je een bericht sturen dat uit twee SMS-berichten bestaat, dan zal Animana twee SMS-berichten factureren.
Je kunt via 
> Mailing > Overzicht Verzonden SMS zien hoeveel en welke SMS-berichten wel of niet verzonden zijn. Ook geeft deze pagina weer hoeveel SMS-berichten verstuurd zijn per bericht:
Een van de hoofdredenen waarom een bericht niet verzonden kan worden is een incorrect telefoonnummer. Zorg ervoor dat het mobiele telefoonnummer juist is ingevoerd op de “Cliëntdata” pagina. Als het een buitenlands nummer is, dan moet je de landcode voor het telefoonnummer vermelden, bijvoorbeeld +31612345678. Hier is +31 de landcode en de cijfers die daarna volgen vormen het mobiele nummer van de cliënt (de 0 voor 0612345678 laat je achterwege bij buitenlandse nummers).
De kans is klein dat een bericht niet verstuurd kan worden omdat er onbekende karakters zijn gebruikt in de tekst.
Waarom heeft mijn eerste SMS-bericht een karakterlimiet van 160 en hebben de daaropvolgende berichten een lager limiet?
Zodra je een bericht verstuurt naar een cliënt, dan zal het eerste SMS-bericht maximaal 160 karakters bevatten. Mocht je gebruikmaken van letters met trema’s of speciale speciale karakters zoals het ©-teken, dan wordt het limiet 70.
Wanneer je eerste SMS-bericht meer dan 160 karakters bevat, dan zal er een tweede SMS-bericht ingezet worden om een langer bericht te creëren. Echter, dat tweede SMS-bericht zal een lager karakterlimiet hebben. In de volgende afbeelding zie je dat er meer dan 160 karakters gebruikt zijn, met als gevolg dat er een tweede SMS-bericht wordt aangemaakt. Dat tweede bericht bevat slechts 145 karakters:
Dit kan gebeuren omdat een klein stukje data van het tweede bericht extra ruimte inneemt. Die data is nodig om de twee berichten samen te voegen. Dit zal dus gebeuren zodra je een bericht schrijft dat langer is dan 160 karakters. Je kunt een bericht sturen dat in totaal 1377 karakters lang is.