Er zijn veel verschillende redenen waarom een e-mail niet verzonden of afgeleverd kan worden. Als u een e-mail verstuurd en deze komt aan bij de provider van de ontvanger, kan het zijn dat u een ‘bounce’ e-mail krijgt met hierin de reden waarom de e-mail niet is aangekomen. Helaas zijn deze berichten vaak te technisch of cryptisch en is het hierdoor lastig opmaken wat het probleem precies is. Hieronder leggen we een aantal veel voorkomende redenen uit voor e-mail problemen.
Ongeldig e-mail adres
Vaak is de oorzaak van het probleem simpel – het e-mail adres is ongeldig. Dit kan liggen aan de volgende zaken:
- Bevatten van spaties, buitenlandse of special tekens/letters. Voorbeeld: “dokter jan@abc.de”
- Het tweede deel van het adres ontbreekt (domein). Voorbeeld: “dokter jan” in plaats van of “dokter.jan@abc.nl”
- Verkeerde domein naam. Voorbeeld: “dokters@xyz.de” in plaats van “dokter.jan@abc.nl”
Niet bestaande e-mail adressen
Het kan voorkomen dat er een e-mail gestuurd wordt naar een niet langer bestaand e-mail adres – bijvoorbeeld als een gebruiker zijn of haar zakelijke e-mailadres gebruikte en inmiddels het bedrijf heeft verlaten.
Beperkte e-mail account capaciteit
Een andere reden van problemen rondom e-mail kan liggen aan een beperkte hoeveelheid e-mail opslag van de mailbox van de ontvanger. Op het moment dat een e-mail gebruiker zijn of haar opslag limiet heeft bereikt, is het vaak zo dat inkomende (en uitgaande) e-mails niet geaccepteerd worden totdat er weer ruimte in de mailbox wordt gemaakt.
Geweigerde e-mail adressen
Sommige e-mails worden bewust geblokkeerd door de provider van de ontvanger omdat het e-mail adres van de verzender op een zogeheten ‘zwarte lijst’ staat. Dit is normaal gesproken het geval als het e-mail adres (en specifiek de server van de provider) gelinkt is aan het versturen van spam e-mail. Dit is niet altijd het geval: soms worden ‘onschuldige’ e-mail adressen onterecht geblokkeerd.
Meestal zijn deze blokkades tijdelijk. De beste oplossing in dit geval is om contact op te nemen met de provider. Ze zullen de blokkade in behandeling nemen en de nodige actie ondernemen om de blokkade te verwijderen.
SPF
Tot slot kunnen er ook problemen zijn vanwege een onjuist of ontbrekend SPF (Sender Policy Framework) record. Over het SPF hebben we een apart artikel geschreven, meer informatie kunt u hier vinden.