Hoe voeg ik een brief of e-mail template toe?

Animana biedt meerdere mogelijkheden om met uw cliënten te communiceren. Dit artikel legt uit hoe u een brief of een e-mail template (standaardbrief/~email) toe kunt voegen, die u in een later stadium kunt gebruiken.

Voordat u begint

  • Om gebruik te kunnen maken van de content designer heeft u de juiste toegangsrechten nodig. Toegangsrechten kunnen worden aangepast in > Algemene Instellingen > Beheer Toegangsrollen.
  • Het is mogelijk om de spellingscontrole van uw internetbrowser te gebruiken voor uw standaardteksten. Klik hier voor meer uitleg: Firefox / Chrome.

Stappenplan

  1. Ga naar   > Algemene Instellingen > Content Designer.

  2. Scroll naar beneden en klik op het plus icoon:

    Opmerking: het toevoegen van een standaardtekst (template) voor een e-mail gebeurt ook door op te klikken in het tabblad Brief.

  3. Geef de template een naam.

  4. Selecteer de juiste “categorie” en “context”.

    Let op dat de categorie en context op de juiste manier is ingesteld. Indien de combinatie niet correct is, dan bestaat de kans dat dit template niet getoond wordt op de gewenste plek. Klik hier om meer te lezen over de juiste categorie en context combinaties.
  5. Geef aan of het adres van de cliënt geprint moet worden, het adres zal dan bovenaan de brief getoond worden. Indien dit een e-mailtemplate is, adviseren wij om hier Nee te selecteren.
  6. Geef aan of het briefhoofd en de briefvoet geprint moeten worden. Indien dit een e-mailtemplate is, adviseren wij om hier Nee te selecteren.

  7. Vul een onderwerp in.

    Voor een brief is het niet nodig om hier een onderwerp in te vullen, voor een e-mail is een onderwerp daarentegen belangrijk. Vul daarom hier een onderwerp in als u een standaard e-mail aan het opstellen bent.

  8. Voeg de gewenste tekst in het tekstvak toe.


    Aan de rechterzijde van het scherm krijgt u de gelegenheid om gebruik te maken van zogenaamde merge codes. Dat zijn kleine stukken code die cliënt- of patiëntspecifieke informatie in de brief/e-mail plaatsen. Door eenmalig rechts op een merge code te klikken, zal deze links in het tekstvak worden geplaatst.

  9. Klik op Opslaan om dit template te bewaren.

Meer hierover

De juiste combinatie van de categorie en context

De “categorie” en “context” velden bepalen op welke pagina in Animana een template te gebruiken is: 
Het is een veelvoorkomend probleem dat een template niet op de juiste pagina gebruikt kan worden. Dit heeft regelmatig te maken met de verkeerde combinatie van categorie en context. In het overzicht hieronder vindt u alle mogelijke correcte combinaties terug, alsmede waar de brieven/e-mails uiteindelijk gebruikt kunnen worden.

CategorieContextWordt getoond wanneer
CliëntdossierCliëntdossierde betreffende brief/e-mail wordt gebruikt in een cliëntdossier.
PatiëntdossierPatiëntdossierde betreffende brief/e-mail wordt gebruikt in een patiëntendossier.
Debiteuren briefDebiteurende brief/e-mail optie is geselecteerd in de Debiteurenlijst.
AfspraakbriefAfspraakde brief/e-mail optie is geselecteerd in het lijst-overzicht van de agenda met alle afspraken. Of wanneer de brief/e-mail wordt verstuurd door op de optie te klikken in het patiëntdossier (achter de betreffende afspraak).
Losse briefLosse briefeen brief wordt geprint via Werklijst > Print Losse Brief.
PortaalPortaaleen brief/e-mail verzonden wordt via de Portaal functionaliteit.

Voorvertoning van de template

Met de content editor bent u in staat om een voorvertoning van uw template op te roepen door op het volgende icoon te klikken:

Let op dat de voorvertoning in een webformaat wordt getoond – dat houdt in dat de grenzen van een pagina bepaald worden aan de hand van de grootte van uw browser. Daarom is de voorvertoning een prima functionaliteit om e-mail templates te beoordelen, maar voor daadwerkelijke brieven adviseren wij om de brief toe te voegen aan een testcliënt/-patiënt en na het toevoegen te bekijken.

Heeft dit artikel geholpen?


Indien u feedback wilt geven omtrent dit artikel, stuur dan een e-mail naar; idexx-animana-support-nl@idexx.com