Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. In deze sectie informeren wij u, middels knowledge base artikelen, hoe Animana gebruikt kan worden om te voldoen aan zekere verplichtingen. Indien u vragen heeft over de rechten die een individu heeft conform deze nieuwe regelgeving, verwijzen wij u graag naar de site van de Algemene verordening gegevensbescherming.
Toestemming vragen voor het verwerken van gegevens
Er komen gevallen voor dat u wordt verplicht om toestemming te vragen voor het gebruiken/verwerken van gegevens voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Hier is het belangrijk dat u op de hoogte bent van de 6 grondslagen die uitgeschreven staan op de site van de AVG:
Indien een klant schriftelijk kenbaar heeft gemaakt dat u zijn/haar gegevens mag verwerken/gebruiken, dan kunt u deze schriftelijke overeenkomst opslaan in IDEXX Animana of maak een eigen protocol aan die bovenaan het clientdossier blijft plakken. Meer informatie hierover is terug te vinden op onze knowledge base:
Recht op informatie
“Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u een informatieplicht. Dat betekent dat u verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet. In de praktijk is een online privacyverklaring de meest handige manier om hier aan te voldoen.” Bron – Website AVG
Indien u proactief uw privacy beleid wilt delen met uw cliënten, dan kunt u gebruik maken van de “beheer content” functionaliteit om brieven of e-mails aan te maken en te versturen. Klik op de volgende link om te leren hoe u uw eigen brieven en e-mails kunt maken:
Recht op inzage
“De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Ze hebben het recht om u te vragen welke gegevens u van hen heeft. Ze mogen u ook vragen deze gegevens in te zien.” Bron – Website AVG
Groot gedeelte van de persoonlijke informatie van een client is opgeslagen in het client- en patientdossier pagina’s in Animan. Deze gegevens kunnen gevonden worden door naar de volgende pagina’s te gaan:
- Ga naar Clientdossier > Clientdata > Data
- Ga naar Clientdossier > Clientdata > Info
- Ga naar Clientdossier > Clientdata > Financieel
- Ga naar Clientdossier > Clientdata > Extra adressen
- Dieren > Patientdossier > Patientdata
Indien nodig kunnen er screenshots gemaakt maken in PDF formaat door de instructies te volgen die in het volgende artikel staan vermeld:
Recht op rectificatie en aanvulling
“De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen. Of om hun persoonsgegevens aan te vullen.” Bron – Website AVG
Indien gegevens van een cliënt of patiënt gerectificeerd moet worden dan kunt u dit doen door naar de Client– of Patientdata tabbladen te gaan. Vergeet niet om na het wijzigen de gegevens op te slaan.
Recht op vergetelheid
“Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.” Bron – Website AVG
Indien u een verzoek krijgt om gegevens te verwijderen, neem dan eerst contact op met een juridisch adviseur om te zien wanneer en welke data verwijderd moet worden. Het volgende artikel legt uit hoe u client gegevens kunt anonimiseren:
Recht van bezwaar
“De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens” en “Gebruikt u persoonsgegevens voor direct marketing? Dan hebben betrokkenen altijd het recht om hiertegen bezwaar te maken. Ook als het gaat om profilering voor deze marketingdoeleinden.” Bron – Website AVG
Zodra een cliënt geen marketing gerelateerde berichten meer van uw praktijk wenst te ontvangen, dan bent u in staat om deze alle marketing activiteiten (zoals sms-berichten en e-mails) voor deze cliënt uit te zetten in Animana. In het volgende artikel vind u meer uitleg terug hoe deze clienten uit te sluiten zijn: